Absence & Coverage
Abwesenheitsanträge, Salden, Genehmigungen, Team-Abwesenheitskalender und Vertretungen für SharePoint Online und Microsoft Teams – alle Daten bleiben in Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant.
- Okt 2026
- v26.10.8
- Unterstützte Sprachen
- 49
Absence & Coverage deckt den gesamten Abwesenheitszyklus in Ihrem Microsoft-365-Tenant ab – Urlaubsanträge, Salden, Genehmigungen, einen Team-Abwesenheitskalender und Vertretungen. Mitarbeitende stellen Anträge und sehen ihre Resttage, Führungskräfte genehmigen mit Blick auf Überschneidungen im Team, alle sehen, wer abwesend ist, und Vertretungen werden zugewiesen, bestätigt und nachverfolgt. Entwickelt für SharePoint Online und Microsoft Teams; alle Daten liegen in SharePoint-Listen auf Ihrer eigenen Website.
- Abwesenheitsanträge mit Arbeitstage-Berechnung in Echtzeit, halben Tagen und Feiertagen
- Salden pro Abwesenheitsart mit Übertrag; Prüfung auf Überschneidungen und unzureichenden Saldo vor dem Absenden
- Genehmigung durch Führungskräfte mit Überblick über Teamkonflikte und Ersatzgenehmiger
- Team-Abwesenheitskalender mit Zeitachse und Monatsansicht, Übersicht „Heute abwesend“ und CSV-Export
- Vertrauliche Abwesenheitsarten erscheinen für Kollegen einfach als „Abwesend“
- Vertretungen mit Bestätigung durch den Vertreter: befristet oder Aufgabenübergabe, mit Kontrolle „Keine Vertretung“ für Führungskräfte
- Persönliche App und Registerkarte für Microsoft Teams; alle Daten in SharePoint-Listen Ihrer eigenen Website; 50 Sprachen
Übersicht
Absence & Coverage bringt den gesamten Abwesenheitsprozess in Ihr SharePoint Online-Intranet und in Microsoft Teams. Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge und sehen, wie viele Tage ihnen noch bleiben, Führungskräfte genehmigen, ohne eine Lücke im Team zu reißen, Kollegen sehen, wer abwesend ist, und wer vertritt, weiß genau, was er übernimmt.
Die Lösung besteht aus drei Webparts auf Basis des SharePoint Framework: My Absences, Team Absence Calendar und Substitutions. Sie arbeiten gemeinsam auf einer Website, die die Listen enthält; Profil-, Vorgesetzten- und Unterstellten-Informationen stammen über die Microsoft Graph API aus Microsoft Entra ID. Es ist kein externer Dienst zu abonnieren, und keine personenbezogenen Daten verlassen Ihren Tenant.
Ihre Salden auf einen Blick
Das Webpart My Absences beginnt mit einer Karte für jede Abwesenheitsart mit Kontingent: die Tage, die Ihnen zustehen (einschließlich Übertrag und Korrekturen), die bereits genommenen Tage, die Tage, die auf Genehmigung warten, und die verbleibenden Tage – mit Fortschrittsanzeige. Niemand muss mehr in der Buchhaltung nachfragen, wie viele Urlaubstage noch übrig sind.
Darunter sind die Anträge des Jahres mit Art, Zeitraum, Arbeitstagen, Status, Genehmiger und Vertretung aufgelistet. Ausstehende und genehmigte Anträge lassen sich stornieren, und ein stornierter Antrag mindert den Saldo nie.
Urlaub in wenigen Klicks beantragen
Klicken Sie auf Neuer Antrag und wählen Sie die Abwesenheitsart, den Zeitraum und auf Wunsch eine Vertretung und einen Kommentar. Die Zahl der Arbeitstage wird live berechnet: Wochenenden gemäß der Arbeitswoche Ihrer Organisation und Feiertage werden herausgerechnet, und der erste oder letzte Tag kann als halber Tag zählen.
Probleme werden erkannt, bevor der Antrag abgeschickt wird, nicht erst nach einer Ablehnung. Das Panel warnt, wenn sich der Zeitraum mit einem anderen Antrag von Ihnen überschneidet, wenn der Antrag Ihren Restsaldo übersteigt oder wenn kein Genehmiger gefunden werden kann. Abwesenheitsarten ohne Genehmigungspflicht werden sofort genehmigt. Jeder Antrag lässt sich als .ics-Datei zu Ihrem persönlichen Kalender hinzufügen.
Genehmigen mit dem vollständigen Bild
Führungskräfte erhalten die Registerkarte Genehmigungen mit einem Zähler der Anträge, die auf ihre Entscheidung warten. Jeder Antrag zeigt die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter, den Zeitraum, die Vertretung und – vor allem – wer im selben Zeitraum noch abwesend ist, sodass eine Entscheidung das Team nie ohne Besetzung lässt. Genehmigen oder lehnen Sie mit einem Kommentar ab; die Entscheidung erscheint in der Liste des Mitarbeiters.
Genehmiger ist die Führungskraft des Mitarbeiters aus Microsoft Entra ID. Hat jemand keine Führungskraft, wird ein für die Website konfigurierter Ersatzgenehmiger verwendet, und ein vom Genehmiger selbst gestellter Antrag wird automatisch genehmigt.
Der Team-Abwesenheitskalender
Der Team Absence Calendar beantwortet die Frage „Wer ist abwesend?“ für alle. Die Ansicht Zeitachse (Personen in Zeilen, Tage in Spalten) bietet einen schnellen Überblick über eine Woche, zwei Wochen oder einen Monat, die Ansicht Monat das klassische Kalenderraster. Wählen Sie, wessen Abwesenheiten angezeigt werden: mein Team, meine direkt Unterstellten, meine Abteilung oder alle mit Abwesenheiten.
Jede Abwesenheitsart hat ihre eigene Farbe, Wochenenden und Feiertage sind schattiert, der heutige Tag ist markiert, halbe Tage sind gekennzeichnet und ausstehende Anträge sind schraffiert, damit sie sich leicht von genehmigten unterscheiden. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Balken, um Person, Art, Zeitraum, Arbeitstage und Vertretung zu sehen.
Heute abwesend, Filter und Export
Die Übersicht Heute abwesend zeigt, wer gerade fehlt und wer ihn vertritt. Die Legende mit den Abwesenheitsarten ist anklickbar – wählen Sie eine Art, um den Kalender darauf zu fokussieren –, und ein Schalter blendet noch ausstehende Anträge ein oder aus. Wenn Sie die Daten anderswo brauchen, speichert Als CSV exportieren den sichtbaren Zeitraum.
Datenschutz ist eingebaut. Bei Abwesenheitsarten, die als vertraulich gekennzeichnet sind, etwa Krankheit oder persönliche Umstände, sehen Kollegen nur Abwesend – ohne Art und ohne Kommentar.
Vertretungen, die jeder sehen kann und denen man vertraut
Die Vertretung ist ein eigenständiges Objekt und keine Notiz in einem Kommentarfeld. Das Webpart Substitutions hat für jeden Blickwinkel eine eigene Registerkarte: Ich vertrete listet auf, wen Sie vertreten, für welchen Zeitraum und mit welchen Aufgaben; Meine Vertretung zeigt, wer Ihre Arbeit übernimmt; Wer vertritt wen ist eine durchsuchbare Liste für die gesamte Organisation mit dem Status jeder Vertretung – laufend, geplant oder beendet.
Eine Vertretung wird bei der Antragstellung gewählt oder später zugewiesen. Der Vertreter nimmt sie an oder lehnt sie ab, sodass alle wissen, ob die Vertretung tatsächlich steht. Das Feld für Aufgaben beschreibt, was der Vertreter übernimmt: Aufgaben, Genehmigungen, Kunden, freigegebene Postfächer.
Keine Lücken – und Aufgabenübergabe
Führungskräfte erhalten die Registerkarte Keine Vertretung: die genehmigten Abwesenheiten ihrer direkt Unterstellten in den kommenden Tagen, für die niemand eine Vertretung bestätigt hat oder bei denen der Vertreter abgelehnt hat. Ein Klick auf Zuweisen öffnet das Panel, in dem Sie eine Vertretung wählen und die Aufgaben beschreiben.
Es werden zwei Arten von Vertretung unterstützt: Befristet für Urlaub und andere Abwesenheiten und Aufgabenübergabe für Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen. Eine Übergabe hat kein Enddatum, solange Sie keines festlegen, sodass der Wissenstransfer auch nach dem letzten Arbeitstag sichtbar bleibt.
Ihre Regeln, Ihre Daten
Abwesenheitsarten, Salden, Feiertage und Einstellungen liegen in gewöhnlichen SharePoint-Listen auf der von Ihnen gewählten Website. Das erste Webpart, das Sie auf einer Seite einfügen, fragt nach dieser Website und legt die Listen mit einem fertigen Satz von Arten an – Urlaub, Krankheit, persönlicher Tag, unbezahlter Urlaub, Elternzeit, Dienstreise und Remote-Arbeit. Für jede Art legen Sie Farbe, Genehmigungspflicht, Vertraulichkeit, die Zulässigkeit halber Tage und das Jahreskontingent fest.
Legen Sie die Arbeitswoche, den Ersatzgenehmiger und die Zulässigkeit eines negativen Saldos fest, ergänzen Sie Feiertage sowie individuelle Ansprüche und Übertrag – die Berechnung der Arbeitstage richtet sich danach. Da alles auf Ihrer eigenen SharePoint-Website gespeichert wird, bleiben Berechtigungen, Aufbewahrung und Sicherung unter Ihrer Kontrolle.
Wissensdatenbank
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Letzte Änderungen
- v26.10.8 #
🚀 Erste Version
Version 26.10.8 ist die erste öffentliche Version von Vitextra Absences & Substitutions (Employee Lifecycle Suite): drei Webparts für SharePoint-Online-Seiten und eine Microsoft-Teams-App. Mitarbeiter beantragen Abwesenheiten und sehen ihre Salden, Vorgesetzte genehmigen mit Blick auf Teamkonflikte, alle sehen, wer abwesend ist, und Vertretungen werden zugewiesen, bestätigt und nachverfolgt. Alle Daten bleiben in SharePoint-Listen Ihrer eigenen Website. Lizenziert pro Mandant, nicht pro Benutzer.
My Absences
- Salden pro Abwesenheitsart: Anspruch (einschließlich Übertrag), genommene, ausstehende und verbleibende Tage.
- Bereich Neuer Antrag: Art, Daten, halbe Tage (Beginn oder Ende mittags), optionale Vertretung und Kommentar; die Arbeitstage werden während der Eingabe berechnet (Wochenenden, gesetzliche Feiertage, halbe Tage). Warnungen bei Überschneidungen, unzureichendem Saldo und fehlendem Genehmigenden. Arten ohne Genehmigung werden sofort genehmigt.
- Meine Anträge für das ausgewählte Jahr mit Status, Stornierung und Zu meinem Kalender hinzufügen (
.ics). - Registerkarte Genehmigungen für Genehmigende: Kollegen, die im selben Zeitraum ebenfalls abwesend sind, Genehmigen oder Ablehnen mit Kommentar (bei Ablehnung ist der Grund erforderlich). Genehmigender: der Vorgesetzte aus Microsoft Entra ID, sonst der Ersatzgenehmigende; Selbstgenehmigung erfolgt automatisch.
- Optionaler Block Anstehende gesetzliche Feiertage.
Team Absence Calendar
- Ansichten Zeitachse (Personen × Tage) und Monat; Zeiträume Woche, 2 Wochen, Monat.
- Personenkreis: Mein Team, Meine direkten Mitarbeiter, Meine Abteilung, Alle mit Abwesenheiten.
- Heute abwesend mit Vertretungen, anklickbare Legende Abwesenheitsarten, ausstehende Anträge schraffiert, Feiertage und Wochenenden hinterlegt, Markierung für heute, gekennzeichnete halbe Tage, Tooltips, Als CSV exportieren.
- Private Abwesenheitsarten (zum Beispiel Krankheit) werden Kollegen als „Abwesend“ angezeigt.
Substitutions
- Registerkarten Ich vertrete, Meine Vertretung, Wer vertritt wen (Suche, Filter Laufend und geplant, Status In Bearbeitung / Geplant / Beendet) und für Vorgesetzte Keine Vertretung (genehmigte Abwesenheiten direkter Mitarbeiter in den nächsten 120 Tagen ohne bestätigte Vertretung, Schaltfläche Zuweisen).
- Bereich Vertretung zuweisen: abwesende Person, Vertretung, Zeitraum, Art, Zuständigkeiten. Arten Befristet und Aufgabenübergabe (Offboarding, kein Enddatum erforderlich).
- Eine im Antrag angegebene Vertretung wird mit der Genehmigung zur Vertretung und zusammen mit dem Antrag storniert. Status: Wartet auf Bestätigung, Angenommen, Abgelehnt, Storniert.
- Die Liste
Substitutionsist die Datenquelle für „Wer vertritt X“ in People Connector.
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