Employee Details: Ortszeit, Arbeitszeiten und Verfügbarkeit

Überblick

Wenn Sie mit Kolleginnen und Kollegen in anderen Büros oder Zeitzonen zusammenarbeiten, stellt sich immer dieselbe Frage: Ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um zu schreiben oder anzurufen? Die Karte Verfügbarkeit auf der Seite Employee Details beantwortet sie. Sie zeigt die Ortszeit der Kollegin oder des Kollegen, die Arbeitszeiten und einen Kalenderstreifen mit den Zeiträumen, in denen die Person heute frei oder beschäftigt ist – neben Ihrem eigenen Kalender, sodass Sie sofort sehen, wann Sie beide frei sind.

Was die Karte zeigt

Ortszeit

Die Karte zeigt die aktuelle Uhrzeit in der Zeitzone der Kollegin oder des Kollegen. Die Uhrzeit läuft weiter, solange die Seite geöffnet ist. Daneben gibt die Karte an, wie sich diese Zeit von Ihrer unterscheidet: 3 Std. vor Ihnen, 2 Std. hinter Ihnen oder dieselbe Zeitzone. Auf Ihrer eigenen Seite wird der Unterschied nicht angezeigt.

Arbeitszeiten

Unter der Ortszeit zeigt die Karte die Arbeitszeiten der Person, zum Beispiel 9:00 – 17:00. Liegt die aktuelle Zeit außerhalb dieser Zeiten, wird der Hinweis außerhalb der Arbeitszeiten ergänzt. Das ist ein Hinweis darauf, dass die Person wahrscheinlich nicht bei der Arbeit ist, kein Verbot – dringende Anliegen können trotzdem gesendet werden.

Frei/Beschäftigt-Streifen

Darunter befinden sich farbige Streifen, die für heute in Halbstunden-Zeitfenster von 9:00 bis 19:00 Uhr unterteilt sind. Der erste Streifen gehört der Kollegin oder dem Kollegen, der zweite, mit Ich beschriftete, gehört Ihnen. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Zeitfenster, um dessen Status zu sehen:

Sie sehen nur den Status, niemals den Betreff oder die Details eines Termins. Die Streifen werden in Ihrer Zeitzone dargestellt, daher entsprechen sich ein Zeitfenster der Kollegin oder des Kollegen und Ihr Zeitfenster an derselben Position – es ist derselbe Zeitpunkt.

Besprechung planen

Klicken Sie unter den Streifen auf Besprechung planen. In einem neuen Browser-Tab öffnet sich in Microsoft Teams eine neue Besprechung, zu der die Kollegin oder der Kollege bereits als Teilnehmer hinzugefügt ist. Wählen Sie ein freies Zeitfenster, fügen Sie einen Betreff hinzu und senden Sie die Einladung. Auf Ihrer eigenen Seite wird die Schaltfläche nicht angezeigt.

Woher die Daten stammen

Die Daten stammen aus Exchange Online über Microsoft Graph:

• die Zeitzone und die Arbeitszeiten werden den Outlook-Einstellungen der Kollegin oder des Kollegen entnommen;
• der Frei/Beschäftigt-Status stammt aus dem Kalenderplan der Person und aus Ihrem eigenen;
• Ihr eigener Kalender wird gelesen, um den Streifen Ich darzustellen.

Deshalb haben Personen ohne Exchange-Postfach weder Ortszeit noch Streifen.

Wann die Karte nicht angezeigt wird

Die Karte (oder ein Teil davon) wird nicht angezeigt, wenn:

• die Kollegin oder der Kollege kein Postfach hat oder die Kalenderinformationen für Sie nicht verfügbar sind – in diesem Fall wird die Karte einfach ausgelassen, ohne Fehlermeldung;
• die Arbeitszeiten der Person nicht gelesen werden können – dann werden Ortszeit und Arbeitszeiten nicht angezeigt, und es bleiben nur die Streifen;
• Ihr eigener Kalender nicht verfügbar ist – dann fehlt der Streifen Ich;
• der Administrator Ortszeit und Arbeitszeiten oder Frei/Beschäftigt für heute und „Besprechung planen“ in den Einstellungen des Webparts ausgeschaltet hat. Die beiden Optionen funktionieren unabhängig voneinander; die Schaltfläche Besprechung planen gehört zur zweiten.