Aktionen für Mitarbeiter im Employee Directory: Chat, Anruf, E-Mail, E-Mail-Adresse kopieren, Besprechung planen und vCard

Zu jeder Person im Vitextra Employee Directory Webpart gibt es eine Reihe von Aktionen, mit denen Sie sofort Kontakt aufnehmen können: einen Chat oder Anruf in Teams starten, eine E-Mail schreiben, die E-Mail-Adresse kopieren, eine Besprechung planen oder die Kontaktdaten der Person als vCard speichern. Dieser Artikel erklärt, was jede Aktion bewirkt, wo Sie sie finden, wann sie nicht angeboten wird und wie Administratoren festlegen, welche Aktionen verfügbar sind.

Wo die Aktionen erscheinen

Dieselben Aktionen werden an drei Stellen angeboten. Welche Aktionen an welcher Stelle sichtbar sind, legt der Seitenautor jeweils separat fest.

• Schnelle Aktionen auf einer Karte. Zeigen Sie in der Kartenansicht (Anzeigen = Kontakt) mit der Maus auf eine Karte, um oben rechts eine Reihe kleiner Aktionssymbole einzublenden. Wählen Sie ein Symbol aus, um die Aktion auszuführen, ohne die Details der Person zu öffnen.
• Kontextmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeile in der Ansicht Details oder auf eine Karte in der Kartenansicht, um ein Menü mit den Aktionen als Befehle zu öffnen.
• Detailbereich. Wenn Sie die Details einer Person öffnen, erscheint unter Foto, Name und Position eine Aktionsleiste mit Symbolschaltflächen. Sie bietet alle Aktionen an, die als schnelle Aktion oder im Kontextmenü aktiviert sind.

Die Aktionen stehen in den Webparts Employee Directory und Employee Directory (Entra ID) sowie im Webpart New Employees zur Verfügung (schnelle Aktionen und Kontextmenü auf den Karten; dort gibt es keinen Detailbereich und keine Favoriten).

Verfügbare Aktionen

Die Aktionen erscheinen immer in derselben Reihenfolge: Chat, Anruf, E-Mail, E-Mail-Adresse kopieren, Besprechung, Favoriten, vCard.

„In Teams chatten“ und „In Teams anrufen“

In Teams chatten und In Teams anrufen verwenden Microsoft Teams-Deeplinks (https://teams.microsoft.com/l/chat/0/0?users=… und https://teams.microsoft.com/l/call/0/0?users=…). Der Chat öffnet sich mit einem leeren Nachrichtenfeld, sodass Sie direkt schreiben können.

Als Adresse der Person in Teams verwendet das Webpart den ersten verfügbaren Wert aus dem Profil: die SIP-Adresse, dann den Benutzerprinzipalnamen (UPN), sofern er die Form einer E-Mail-Adresse hat, und schließlich die geschäftliche E-Mail-Adresse.

„E-Mail senden“ und „E-Mail-Adresse kopieren“

E-Mail senden öffnet einen mailto:-Link zur geschäftlichen E-Mail-Adresse der Person. Die neue Nachricht wird daher in der E-Mail-App geöffnet, die auf Ihrem Gerät als Standard festgelegt ist – zum Beispiel Outlook.

E-Mail-Adresse kopieren legt die geschäftliche E-Mail-Adresse in der Zwischenablage ab, sodass Sie sie überall einfügen können – in ein Formular, ein Dokument oder eine andere App. In den schnellen Aktionen und im Detailbereich wird das Symbol kurz zu einem Häkchen mit der QuickInfo Kopiert, um den Kopiervorgang zu bestätigen.

„Besprechung planen“

Besprechung planen öffnet das Microsoft Teams-Formular für eine neue Besprechung (https://teams.microsoft.com/l/meeting/new?attendees=…), in dem die Person bereits als erforderlicher Teilnehmer eingetragen ist. Der Betreff bleibt leer; Uhrzeit und weitere Teilnehmer legen Sie wie gewohnt in Teams fest. Der Teilnehmer wird über seine geschäftliche E-Mail-Adresse hinzugefügt oder, falls keine vorhanden ist, über seine Teams-Adresse.

„vCard herunterladen“

vCard herunterladen speichert die Kontaktdaten der Person als vCard-Datei (.vcf) mit dem Namen der Person. Sie können die Datei in Outlook, in die Kontakte Ihres Telefons oder in ein beliebiges anderes Adressbuch importieren. Die Datei enthält die im Verzeichnis verfügbaren Angaben:

• Vor- und Nachname;
• geschäftliche E-Mail-Adresse;
• Position und Firma;
• geschäftliche Anschrift (Straße, Ort, Bundesland, Postleitzahl, Land);
• Mobiltelefon- und geschäftliche Telefonnummern;
• den Text Über mich als Notiz;
• das Profilfoto, sofern vorhanden.

Die Aktion wird für alle Personen im Verzeichnis angeboten. Felder, die im Profil leer sind, werden in der Datei einfach weggelassen.

Der Favoritenstern

Wenn im Webpart der Schnellfilter Favoriten aktiviert ist, kommt ein Stern zu den Aktionen hinzu: Zu Favoriten hinzufügen für Personen, die Sie noch nicht markiert haben, und Aus Favoriten entfernen für bereits markierte. Auf Karten bleibt der Stern einer Favoritenperson sichtbar und hervorgehoben, auch wenn Sie nicht mit der Maus auf die Karte zeigen.

Mehr zum Favoritenfilter finden Sie im Artikel KB10214. Schnellfilter im Employee Directory: Meine Abteilung, Mein Team, Personen, mit denen ich zusammenarbeite, Favoriten.

Wann eine Aktion nicht angezeigt wird

Auch eine vom Administrator aktivierte Aktion wird für eine bestimmte Person ausgeblendet, wenn sie für diese Person nicht funktionieren kann:

• Keine Teams-Adresse. Enthält das Profil weder eine SIP-Adresse noch einen UPN in E-Mail-Form noch eine geschäftliche E-Mail-Adresse, werden In Teams chatten, In Teams anrufen und Besprechung planen nicht angezeigt.
• Keine geschäftliche E-Mail-Adresse. E-Mail senden und E-Mail-Adresse kopieren werden nicht angezeigt.
• Ihr eigener Eintrag. In Teams chatten, In Teams anrufen und Besprechung planen werden für Sie selbst nicht angeboten. E-Mail, Kopieren und vCard bleiben verfügbar.
• Schnellfilter „Favoriten“ deaktiviert. Der Favoritenstern wird nicht angezeigt. Im Webpart New Employees erscheint er nie.

Aktionen in Microsoft Teams und im Browser

Das Webpart erkennt, ob es in Microsoft Teams (als Teams-Registerkarte oder persönliche App) oder auf einer SharePoint-Seite im Browser ausgeführt wird, und öffnet die Aktionen entsprechend:

Aktionen konfigurieren (für Administratoren)

Seitenautoren legen fest, welche Aktionen verfügbar sind – getrennt für die schnellen Aktionen auf Karten und für das Kontextmenü. Bearbeiten Sie die Seite, öffnen Sie den Eigenschaftenbereich des Webparts und verwenden Sie die Umschalter in zwei Gruppen:

• Schnelle Aktionen – die Symbole, die beim Zeigen auf eine Karte erscheinen.
• Kontextmenü – die Befehle im Rechtsklickmenü von Zeilen und Karten.

Jede Gruppe enthält dieselben sechs Umschalter: In Teams chatten, In Teams anrufen, E-Mail senden, E-Mail-Adresse kopieren, Besprechung planen und vCard herunterladen. Beide Gruppen gibt es in den Webparts Employee Directory, Employee Directory (Entra ID) und New Employees.

Wenn ein Webpart zu einer Seite hinzugefügt wird, sind die Aktionen wie folgt eingestellt:

Einige wichtige Regeln:

• Der Detailbereich zeigt die Vereinigung beider Gruppen. Eine Aktion erscheint in der Aktionsleiste des Detailbereichs, wenn sie unter Schnelle Aktionen, unter Kontextmenü oder in beiden Gruppen aktiviert ist. Um eine Aktion überall zu entfernen, deaktivieren Sie sie in beiden Gruppen.
• Der Favoritenstern hat keinen eigenen Umschalter. Er folgt dem Umschalter Favoriten in der Gruppe Schnellfilter: Ist der Schnellfilter „Favoriten“ aktiviert, wird der Stern in den schnellen Aktionen, im Kontextmenü und im Detailbereich angeboten.
• Schnelle Aktionen erscheinen nur in der Kartenansicht. In der Ansicht „Details“ haben die Zeilen keine Symbole; dort stehen die Aktionen über das Kontextmenü und den Detailbereich zur Verfügung.