Employee Directory Wenn Ihre Kollegen in verschiedenen Städten und Zeitzonen arbeiten, stellt sich vor einem Anruf oder einer Einladung eine einfache Frage: Passt es gerade? Der Detailbereich des Vitextra Employee Directory-Webparts beantwortet sie auf einen Blick. Er zeigt die Ortszeit der Person und wie viele Stunden sie Ihnen voraus oder hinter Ihnen ist, ihre Arbeitszeiten mit einem Hinweis „außerhalb der Arbeitszeiten“ sowie eine Frei/Gebucht-Zeitleiste für heute, die Sie mit Ihrer eigenen vergleichen können. Dieser Artikel erklärt, was die einzelnen Elemente bedeuten, woher die Daten stammen und was Administratoren konfigurieren müssen.
Wo Sie die Informationen finden
Wählen Sie eine Person im Verzeichnis aus, um den Detailbereich zu öffnen. Unterhalb der Kontaktdaten zeigt der Bereich Folgendes an:
- Ortszeit - die aktuelle Uhrzeit der Person und den Unterschied zu Ihrer Zeitzone;
- Arbeitszeiten - die Arbeitszeiten der Person und gegebenenfalls den Hinweis Außerhalb der Arbeitszeiten;
- Verfügbarkeit - zwei Frei/Gebucht-Zeitleisten für heute: die der Person und Ihre eigene (Sie).
Die Informationen werden in einer einzigen Anfrage geladen – für die Person, deren Details Sie geöffnet haben und für Sie als angemeldeten Benutzer. Während des Ladens zeigt der Abschnitt die Anzeige Ladevorgang wird ausgeführt....
Ortszeit und Zeitunterschied
Die Zeile Ortszeit zeigt die aktuelle Uhrzeit in der Zeitzone der Person, formatiert gemäß den Spracheinstellungen Ihres Browsers (zum Beispiel 17:42 oder 5:42 PM). Daneben sehen Sie, wie sich die Zeit der Person zu Ihrer verhält:
- Dieselbe Zeitzone - Sie und die Person befinden sich in derselben Zeitzone;
- 3 Std. voraus - die Uhr der Person geht Ihrer voraus;
- 2 Std. zurück - die Uhr der Person liegt hinter Ihrer zurück.
Der Unterschied wird anhand der Zeitzone Ihres eigenen Geräts (Browsers) berechnet und bleibt daher auch auf Reisen korrekt. Die Sommerzeit wird für beide Seiten berücksichtigt, und Zeitzonen mit halbstündigem Versatz (zum Beispiel Indien) werden als 5.5 Std. angezeigt. Solange der Bereich geöffnet ist, wird die Uhrzeit alle 30 Sekunden automatisch aktualisiert.
Arbeitszeiten und der Hinweis „Außerhalb der Arbeitszeiten“
Die Zeile Arbeitszeiten zeigt Beginn und Ende des Arbeitstags der Person in ihrer eigenen Zeitzone, zum Beispiel 09:00 – 18:00.
Befindet sich die Person gerade außerhalb ihrer Arbeitszeiten, erscheint neben den Zeiten der Hinweis Außerhalb der Arbeitszeiten mit einem Uhrsymbol. Bei der Prüfung werden sowohl die Uhrzeit als auch die Arbeitstage der Person berücksichtigt: An einem Tag, der nicht zu ihren Arbeitstagen gehört (in der Regel am Wochenende), wird der Hinweis den ganzen Tag angezeigt. Nachtschichten, die nach Mitternacht enden, werden ebenfalls unterstützt. Befindet sich die Person innerhalb ihrer Arbeitszeiten, wird kein Hinweis angezeigt.
💡 Tipp
Der Hinweis ist eine höfliche Erinnerung, keine Sperre: Sie können der Person weiterhin eine Chatnachricht oder E-Mail senden oder sie anrufen. Ist sie außerhalb ihrer Arbeitszeiten, senden Sie statt eines Anrufs lieber eine Nachricht, die sie am Morgen lesen kann.
Verfügbarkeit: Frei/Gebucht für heute
Der Abschnitt Verfügbarkeit zeigt zwei Zeitleisten untereinander: Verfügbarkeit (
- Zeitraum. Jede Zeitleiste umfasst den heutigen Tag von 9:00 bis 19:00 Uhr in Ihrer Ortszeit. Sie ist in zehn Stundenspalten mit den Beschriftungen 9 AM bis 6 PM unterteilt, und jede Stunde besteht aus zwei 30-Minuten-Abschnitten.
- Status eines Abschnitts. Ein Abschnitt erhält den Status des Kalenderereignisses, das den Beginn dieser halben Stunde abdeckt. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Abschnitt, um seinen Status als QuickInfo zu sehen.
| Darstellung | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
| Leer (weiß) | Frei | Für diese halbe Stunde gibt es keine Ereignisse im Kalender. |
| Durchgehend blau | Gebucht | Die Person hat eine Besprechung oder einen Termin, der als gebucht markiert ist. |
| Blau-weiß gestreift | Mit Vorbehalt | Die Person hat ein mit Vorbehalt angenommenes oder vorläufiges Ereignis. |
| Violett mit Muster | Abwesend | Die Person ist als abwesend markiert. |
Ereignisse mit anderen Status, etwa An anderem Ort tätig, werden als leere Abschnitte angezeigt.
📝 Hinweis
Angezeigt wird nur der Frei/Gebucht-Status jedes Abschnitts. Besprechungsbetreffs, Orte, Teilnehmer und andere Ereignisdetails werden im Verzeichnis nie angezeigt – der Abschnitt gibt also nicht mehr preis als die Frei/Gebucht-Ansicht im Terminplanungs-Assistenten von Outlook.
Anwesenheitsstatus
Die Anwesenheit ist ein separates Echtzeitsignal, das den Kalender ergänzt. Die Zeitleiste zeigt, was im Kalender geplant ist, die Anwesenheit dagegen, was die Person gerade in Microsoft Teams tut:
- in der Ansicht Kontakt (Karten) erscheint auf dem Foto der Person ein farbiger Anwesenheitsindikator;
- in der Ansicht Details (Tabelle) zeigt die Spalte Status die Anwesenheit als Text: Verfügbar, Abwesend, Beschäftigt, Nicht stören oder Offline.
Hat die Person eine automatische Abwesenheitsnotiz aktiviert, wird der Status Abwesend angezeigt, und der Text der Notiz erscheint als QuickInfo, wenn Sie mit der Maus auf den Status zeigen.
📝 Hinweis
Die Anwesenheit wird auf den Verzeichniskarten und in der Spalte Status angezeigt, nicht im Detailbereich selbst. Die vollständige Liste der Abschnitte des Bereichs finden Sie im Artikel KB10199. Employee Directory: Detailbereich anpassen.
Woher die Daten stammen
Alle Informationen stammen über Microsoft Graph aus Microsoft 365; Employee Directory speichert davon nichts:
- Zeitzone und Arbeitszeiten stammen aus den Outlook-Einstellungen der Person (Einstellungen › Kalender › Arbeitszeiten und Ort in Outlook im Web bzw. Datei › Optionen › Kalender im klassischen Outlook). Exchange liefert sie zusammen mit dem Frei/Gebucht-Zeitplan.
- Frei/Gebucht stammt aus den Exchange Online-Kalendern der Person und Ihrem eigenen, über die Microsoft Graph-Anfrage
getSchedule– dieselbe Quelle, die Outlook beim Planen einer Besprechung verwendet. - Anwesenheit stammt aus Microsoft Teams, über die Anwesenheits-API von Microsoft Graph.
Erforderliche Microsoft Graph-Berechtigungen
Diese Berechtigungen werden vom Lösungspaket von Employee Directory angefordert und müssen von einem Administrator auf der Seite API-Zugriff im SharePoint Admin Center genehmigt werden:
| Funktion | Berechtigung |
|---|---|
| Ortszeit, Arbeitszeiten, Verfügbarkeit | Calendars.Read |
| Anwesenheitsstatus | Presence.Read.All |
Eine separate Berechtigung für Postfacheinstellungen (etwa MailboxSettings.Read) ist nicht erforderlich: Zeitzone und Arbeitszeiten werden zusammen mit dem Frei/Gebucht-Zeitplan geliefert.
💡 Tipp
Wie Sie API-Zugriffsanforderungen nach der Installation genehmigen, erfahren Sie im Artikel KB10035. So installieren Sie ein Vitextra-Produkt in SharePoint Online.
Wenn Daten fehlen
Der Abschnitt ist so ausgelegt, dass er auch bei unvollständigen Daten funktioniert: Sind bestimmte Informationen nicht verfügbar, wird der entsprechende Teil einfach ausgeblendet, und der übrige Detailbereich funktioniert weiter.
| Situation | Was Sie sehen |
|---|---|
| Die Person hat keine geschäftliche E-Mail-Adresse (kein Postfach) | Der gesamte Abschnitt (Ortszeit, Arbeitszeiten und Verfügbarkeit) wird ausgeblendet. |
| Arbeitszeiten oder Zeitzone sind nicht festgelegt oder werden nicht erkannt | Die Zeilen Ortszeit und Arbeitszeiten werden ausgeblendet; die Verfügbarkeitszeitleisten können weiterhin angezeigt werden. |
| Für die Arbeitszeiten fehlt Beginn oder Ende | Ortszeit wird angezeigt, die Zeile Arbeitszeiten wird ausgeblendet. |
| Frei/Gebucht der Person oder Ihr eigener Kalender kann nicht gelesen werden | Die Zeitleisten Verfügbarkeit werden ausgeblendet; Ortszeit und Arbeitszeiten können weiterhin angezeigt werden. |
| Die Berechtigung Calendars.Read ist nicht genehmigt, oder die Anfrage schlägt fehl | Aus diesem Abschnitt wird nichts angezeigt. |
| Die Berechtigung Presence.Read.All ist nicht genehmigt, oder die Anwesenheit kann nicht gelesen werden | Die Spalte Status zeigt Offline, und auf den Karten erscheint kein Anwesenheitsindikator. |
❗ Wichtig
Frei/Gebucht-Informationen sind nur für Personen mit einem Exchange Online-Postfach in Ihrer Organisation verfügbar. Bei Gästen, freigegebenen Konten ohne Kalender und Benutzern mit eingeschränkter Kalenderfreigabe wird möglicherweise keine Verfügbarkeit angezeigt.
Einstellungen für Administratoren
Administratoren steuern diesen Abschnitt in den Webpart-Eigenschaften in der Gruppe Bedienfeld mit zwei Schaltern:
- Verfügbarkeit - schaltet den gesamten Abschnitt ein oder aus: die Frei/Gebucht-Zeitleisten und mit ihnen Ortszeit und Arbeitszeiten. Standardmäßig eingeschaltet.
- Ortszeit und Arbeitszeiten - blendet die Zeilen Ortszeit und Arbeitszeiten ein oder aus. Standardmäßig eingeschaltet. Wirkt nur, solange Verfügbarkeit eingeschaltet ist.
Beide Schalter stehen in den Webparts Employee Directory und Employee Directory (Entra ID) zur Verfügung.
📝 Hinweis
Wenn Sie Verfügbarkeit ausschalten, werden auch Ortszeit und Arbeitszeiten ausgeblendet, selbst wenn Ortszeit und Arbeitszeiten eingeschaltet bleibt. Eine separate Option, nur die Ortszeit ohne Frei/Gebucht-Zeitleisten anzuzeigen, gibt es derzeit nicht.
Für den Einstieg in das Verzeichnis als Endbenutzer lesen Sie den Artikel KB10213. Employee Directory: Schnellstart-Anleitung für Endbenutzer.
