--- title: "So nennen Sie eine Vertretung, wenn Sie Urlaub beantragen" description: "So wählen Sie in einem Abwesenheitsantrag im Vitextra-Webpart My Absences eine Vertretung aus: wann die Vertretung erstellt wird, warum die Kollegin oder der Kollege sie bestätigen muss, was bei Ablehnung oder Stornierung des Antrags passiert und wie sich das vom Zuweisen einer Vertretung im Webpart Substitutions unterscheidet." url: https://vitextra.com/de/support/kb/10332 language: de published: 2026-10-28 modified: 2026-10-28 products: - "Absence & Coverage" author: "Lidija Reising" tags: ["Vertretung im Abwesenheitsantrag angeben", "Vertretung beim Urlaubsantrag wählen", "Vertretung bestätigt Vertretung", "wer vertritt mich im Urlaub", "My Absences Vertretung", "Abwesenheitsvertretung SharePoint Online", "Urlaubsvertretung Kollege", "Vitextra Absence & Coverage"] --- # So nennen Sie eine Vertretung, wenn Sie Urlaub beantragen So wählen Sie in einem Abwesenheitsantrag im Vitextra-Webpart My Absences eine Vertretung aus: wann die Vertretung erstellt wird, warum die Kollegin oder der Kollege sie bestätigen muss, was bei Ablehnung oder Stornierung des Antrags passiert und wie sich das vom Zuweisen einer Vertretung im Webpart Substitutions unterscheidet. ## Übersicht Wenn Sie in den Urlaub gehen, muss meist jemand Ihre Arbeit übernehmen. Im Bereich **Neuer Abwesenheitsantrag** des Webparts **My Absences** können Sie diese Person gleich beim Beantragen der Abwesenheit nennen. Sie wählen im Feld **Vertretung** eine Kollegin oder einen Kollegen aus; das Webpart erstellt dann eine Vertretung für dieselben Daten, und die Person bestätigt sie im Webpart **Substitutions**. Die Angabe einer Vertretung ist optional. Sie können das Feld leer lassen und später Ihren Vorgesetzten eine Vertretung zuweisen lassen oder selbst eine im Webpart Substitutions zuweisen. --- ## Eine Vertretung im Antrag auswählen 1. Klicken Sie in **My Absences** auf **Neuer Antrag**. 2. Wählen Sie wie gewohnt die **Abwesenheitsart** und die Daten aus ([KB10325. So beantragen Sie Abwesenheit in My Absences](https://vitextra.com/de/support/kb/10325)). 3. Beginnen Sie im Feld **Vertretung**, einen Namen einzugeben, und wählen Sie die Kollegin oder den Kollegen aus den Vorschlägen aus. Das Feld akzeptiert nur eine Person. 4. Fügen Sie einen **Kommentar** hinzu, wenn der Genehmigende oder die Vertretung Kontext benötigt, und klicken Sie auf **Antrag einreichen**. ![Das Feld „Vertretung“ im Bereich „Neuer Abwesenheitsantrag“](https://static.vitextra.com/articles/10332/new-request-substitute-de.png) *Das Feld „Vertretung“ im Bereich „Neuer Abwesenheitsantrag“* Sie selbst können nicht als Vertretung genannt werden: Der Bereich zeigt *Sie können nicht Ihre eigene Vertretung sein.* und speichert den Antrag nicht ([KB10331. Warum Sie einen Abwesenheitsantrag nicht einreichen können: Meldungen und Lösungen](https://vitextra.com/de/support/kb/10331)). --- ## Wann die Vertretung erstellt wird Die Vertretung wird in Ihrem Antrag gespeichert. Die Vertretung als solche, und zwar der Art **Befristet** für die Daten des Antrags, wird in dem Moment erstellt, in dem Ihr Antrag genehmigt wird: | Ihr Antrag | Wann die Vertretung erscheint | Status der Vertretung | |:---|:---|:---| | Die Abwesenheitsart erfordert eine Genehmigung | Wenn der Genehmigende auf **Genehmigen** klickt | **Wartet auf Bestätigung** | | Die Art erfordert keine Genehmigung, oder Sie sind Ihr eigener Genehmigender | Sofort beim Einreichen | **Wartet auf Bestätigung** | Bis dahin hat der Antrag den Status **Genehmigung ausstehend**, und die Vertretung existiert noch nicht. Der Genehmigende sieht Ihre Auswahl auf der Registerkarte **Genehmigungen** in der Zeile *Vertretung: …* und kann sie bei seiner Entscheidung berücksichtigen ([KB10334. So genehmigen oder lehnen Sie einen Abwesenheitsantrag ab](https://vitextra.com/de/support/kb/10334)). --- ## Die Vertretung muss bestätigen Eine Vertretung ist erst aktiv, wenn die Kollegin oder der Kollege sie annimmt. Im Webpart **Substitutions** sieht die Person die neue Zeile auf der Registerkarte **Ich vertrete**, mit einer Zahl im Registerkarten-Badge, und die Schaltflächen **Annehmen** und **Ablehnen**. Es wird keine E-Mail und keine Teams-Nachricht gesendet; sagen Sie der Person deshalb Bescheid, dass der Antrag auf sie wartet ([KB10347. So nehmen Sie eine Vertretung an oder lehnen sie ab](https://vitextra.com/de/support/kb/10347)). | Was die Kollegin oder der Kollege tut | Was passiert | |:---|:---| | Klickt auf **Annehmen** | Der Status wird **Angenommen**. Vor dem ersten Tag wird die Vertretung als **Geplant** angezeigt, während der Abwesenheit als **In Bearbeitung**. | | Klickt auf **Ablehnen** | Der Status wird **Abgelehnt**. Ihre Abwesenheit bleibt genehmigt, hat aber keine bestätigte Vertretung. | | Tut nichts | Die Vertretung bleibt **Wartet auf Bestätigung**. | ❗ **Wichtig** Eine unbestätigte Vertretung wird im Team Absence Calendar in der Zeile **Vertreten durch** des Blocks *Heute abwesend* trotzdem als Ihre Vertretung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass die Kollegin oder der Kollege wirklich annimmt. --- ## Wenn der Antrag abgelehnt oder storniert wird Die Vertretung ist mit Ihrem Antrag verknüpft. Klickt der Genehmigende auf **Ablehnen**, endet der Antrag, und es wird keine Vertretung erstellt, weil sie erst bei der Genehmigung entstanden wäre. Wenn Sie **Antrag stornieren** verwenden, erhält jede mit dem Antrag verknüpfte Vertretung den Status **Storniert**, auch eine bereits angenommene. Die Person sieht sie dann nicht mehr auf der Registerkarte **Ich vertrete**. Siehe [KB10330. So stornieren Sie einen Abwesenheitsantrag](https://vitextra.com/de/support/kb/10330). --- ## Wer die Vertretung sieht | Wer | Wo | |:---|:---| | Sie | In der Zeile Ihres Antrags: *Vertretung: …*; auf der Registerkarte **Meine Vertretung** des Webparts Substitutions, sobald die Vertretung existiert | | Der Genehmigende | Auf der Registerkarte **Genehmigungen**: *Vertretung: …* | | Die Vertretung | Auf der Registerkarte **Ich vertrete** des Webparts Substitutions | | Ihr Vorgesetzter | Auf der Registerkarte **Keine Vertretung** erscheint die Abwesenheit eines direkten Mitarbeiters mit dem Hinweis **Wartet auf {name}** oder **{name} hat abgelehnt**, bis eine Vertretung annimmt | | Kollegen | Im Team Absence Calendar: *Vertretung: …* in der QuickInfo und **Vertreten durch** im Block *Heute abwesend* | --- ## Eine Vertretung im Antrag nennen oder separat zuweisen Sie können eine Vertretung auch ohne Antrag erstellen, mit der Schaltfläche **Vertretung zuweisen** im Webpart Substitutions ([KB10337. So weisen Sie Ihrem direkten Mitarbeiter eine Vertretung zu](https://vitextra.com/de/support/kb/10337)). Die beiden Wege unterscheiden sich: | | Im Abwesenheitsantrag | **Vertretung zuweisen** | |:---|:---|:---| | Daten | Aus dem Antrag übernommen | Von Ihnen eingegeben | | Art | **Befristet** | **Befristet** oder **Aufgabenübergabe** | | Text **Zuständigkeiten** | Im Antragsbereich nicht verfügbar | Verfügbar | | Verknüpfung mit dem Antrag | Mit dem Antrag verknüpft: wird zusammen mit ihm abgelehnt oder storniert | Unabhängig, außer wenn sie auf der Registerkarte **Keine Vertretung** mit **Zuweisen** gestartet wurde | | Wer sie erstellen kann | Der Mitarbeiter, der die Abwesenheit beantragt | Jeder, für jede abwesende Person | 📝 **Hinweis** Lehnt die Kollegin oder der Kollege ab oder haben Sie vergessen, eine Vertretung zu nennen, sieht Ihr Vorgesetzter die Abwesenheit auf der Registerkarte **Keine Vertretung** und kann dort **Zuweisen** verwenden ([KB10338. So finden Sie Abwesenheiten ohne Vertretung](https://vitextra.com/de/support/kb/10338)). ![Eine Vertretung, die auf Bestätigung wartet, auf der Registerkarte „Ich vertrete“](https://static.vitextra.com/articles/10332/substitution-waiting-for-confirmation-de.png) *Eine Vertretung, die auf Bestätigung wartet, auf der Registerkarte „Ich vertrete“*