--- title: "Listen von Absence & Coverage: Was wo gespeichert ist" description: "Referenz zu den sechs SharePoint-Listen, die Vitextra Absence & Coverage auf seiner Produktwebsite anlegt: AbsenceTypes, Absences, Substitutions, Balances, Holidays und Settings. Zweck, Spalten, wer was bearbeitet, Berechtigungen, Lesegrenzen und die Regeln, die die Daten intakt halten." url: https://vitextra.com/de/support/kb/10351 language: de published: 2026-10-28 modified: 2026-10-28 products: - "Absence & Coverage" author: "Lidija Reising" tags: ["Absence & Coverage Listen", "Liste AbsenceTypes", "Spalten der Liste Absences", "Abwesenheitsverwaltung SharePoint Daten", "Listen Balances Holidays Settings", "wo Abwesenheitsdaten gespeichert werden", "Abwesenheitsdaten im eigenen Tenant", "Vitextra Absence & Coverage Administration"] --- # Listen von Absence & Coverage: Was wo gespeichert ist Referenz zu den sechs SharePoint-Listen, die Vitextra Absence & Coverage auf seiner Produktwebsite anlegt: AbsenceTypes, Absences, Substitutions, Balances, Holidays und Settings. Zweck, Spalten, wer was bearbeitet, Berechtigungen, Lesegrenzen und die Regeln, die die Daten intakt halten. ## Übersicht Die drei Webparts von Vitextra **Absence & Coverage** — My Absences, Team Absence Calendar und Substitutions — speichern alle ihre Daten in sechs Standard-SharePoint-Listen auf einer einzigen Website, der *Produktwebsite*. Diese Website gehört zu Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant, sodass Abwesenheitsanträge, Salden und Vertretungen ihn nicht verlassen; kein externer Dienst speichert sie. Der einzige Aufruf eines externen Dienstes ist die Lizenzprüfung. Dieser Artikel ist eine Referenz für Administratoren, Personalverantwortliche und Websitebesitzer: welche Listen es gibt, was jede von ihnen enthält, was die wichtigen Spalten bedeuten, wer welche Liste bearbeiten soll und welche Regeln die Daten intakt halten. --- ## Die sechs Listen im Überblick Die Listen werden automatisch angelegt, wenn eine Website zum ersten Mal ausgewählt wird (siehe [KB10324. So fügen Sie die Absence & Coverage-Webparts einer Seite hinzu und wählen die Website aus](https://vitextra.com/de/support/kb/10324)). Es sind gewöhnliche benutzerdefinierte Listen, die nicht in der Websitenavigation erscheinen; öffnen Sie sie daher über **Websiteinhalte**. | Liste | Was sie speichert | Von den Webparts benötigt | Bearbeitet von | |:---|:---|:---|:---| | `AbsenceTypes` | Der Katalog der Abwesenheitsarten: Name, Farbe, Genehmigung, Privatsphäre, halbe Tage, Jahresanspruch | Ja | Personalabteilung oder Websitebesitzer, direkt in der Liste | | `Absences` | Eine Zeile pro Abwesenheitsantrag, mit Status, Genehmigendem und Anzahl der Arbeitstage | Ja | Mitarbeitende und Genehmigende, über die Webparts | | `Substitutions` | Eine Zeile pro Vertretung, befristet oder Übergabe von Aufgaben | Ja | Mitarbeitende und Vorgesetzte, über die Webparts | | `Balances` | Jahresanspruch und Übertragstage pro Person und Abwesenheitsart | Optional | Personalabteilung, direkt in der Liste | | `Holidays` | Gesetzliche und betriebliche Feiertage, die nicht als Arbeitstage zählen | Optional | Personalabteilung, direkt in der Liste | | `Settings` | Produkteinstellungen als Schlüssel-Wert-Paare | Optional | Der Websitebesitzer, direkt in der Liste | Fehlt `Balances`, `Holidays` oder `Settings` oder ist die Liste leer, verwenden die Webparts Standardwerte und arbeiten weiter. Fehlt eine der drei erforderlichen Listen, können die Webparts ihre Daten nicht laden. 📝 **Hinweis** Existiert auf der Website bereits eine Liste mit demselben Namen, verwendet das Produkt sie und überschreibt oder repariert sie nicht. Spalten werden nur beim Anlegen der Liste hinzugefügt; eine von Hand angelegte Liste mit fehlenden Spalten bleibt daher unvollständig. ![Die sechs Listen der Produktwebsite auf der Seite „Websiteinhalte“](https://static.vitextra.com/articles/10351/site-contents-lists-de.png) *Die sechs Listen der Produktwebsite auf der Seite „Websiteinhalte“* --- ## Die Liste Absences Jeder in My Absences erstellte Antrag wird zu einer Zeile. Mitarbeitende ändern sie nur über die Webparts. | Spalte | Enthält | |:---|:---| | `Title` | Eine lesbare Bezeichnung aus dem Namen der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters und der Abwesenheitsart | | `Employee` | Die Person (Feld „Person“). My Absences verwendet diese Spalte nicht, um „meine Anträge“ zu finden | | `EmployeeEmail` | Die E-Mail-Adresse der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters als Text. Die Webparts suchen anhand dieser Spalte, daher muss sie ausgefüllt bleiben | | `TypeId` | Die Element-ID der Abwesenheitsart in der Liste `AbsenceTypes` | | `TypeName` | Eine Kopie des Artnamens, die beim Einreichen des Antrags erstellt wurde | | `StartDate`, `EndDate` | Der erste und der letzte Tag (nur Datum) | | `StartHalf`, `EndHalf` | Ja/Nein: Der erste oder der letzte Tag zählt als halber Tag | | `WorkingDays` | Die Anzahl der Arbeitstage, die beim Einreichen des Antrags berechnet wurde | | `AbsenceStatus` | `Pending`, `Approved`, `Rejected` oder `Cancelled` | | `Approver` | Die Person, die über den Antrag entscheidet | | `Substitute` | Die im Antrag genannte Vertretung, falls vorhanden | | `RequestComment` | Der Kommentar der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters | | `DecisionComment`, `DecisionDate` | Die Antwort der genehmigenden Person und das Datum der Entscheidung | ## Die Liste Substitutions | Spalte | Enthält | |:---|:---| | `Title` | Eine lesbare Bezeichnung „abwesende Person → Vertretung“ | | `AbsentUser`, `Substitute` | Die abwesende Person und die Person, die vertritt | | `StartDate`, `EndDate` | Der Zeitraum; das Enddatum kann bei einer Übergabe von Aufgaben leer bleiben | | `Kind` | `Temporary` oder `Handover` | | `SubstitutionStatus` | `Pending`, `Accepted`, `Declined` oder `Cancelled` | | `Scope` | Der Text der Zuständigkeiten (im Webpart als „Zuständigkeiten“ angezeigt) | | `AbsenceId` | Die ID des zugehörigen Antrags; `0` bei einer Vertretung, die nicht an einen Antrag gebunden ist | Die Spalten der drei Nachschlagelisten sind in den Artikeln beschrieben, die zeigen, wie man sie pflegt: `AbsenceTypes` in [KB10352. So fügen Sie Abwesenheitsarten hinzu und konfigurieren sie](https://vitextra.com/de/support/kb/10352), `Balances` in [KB10353. So legen Sie Jahresansprüche und Übertragstage fest](https://vitextra.com/de/support/kb/10353), `Holidays` in [KB10354. So fügen Sie gesetzliche Feiertage hinzu](https://vitextra.com/de/support/kb/10354) und die Schlüssel von `Settings` in [KB10355. So legen Sie die Arbeitswoche fest](https://vitextra.com/de/support/kb/10355), [KB10356. So legen Sie den Ersatzgenehmigenden fest](https://vitextra.com/de/support/kb/10356) und [KB10357. So erlauben Sie negative Salden](https://vitextra.com/de/support/kb/10357). ![Die Liste Absences mit mehreren Anträgen](https://static.vitextra.com/articles/10351/absences-list-de.png) *Die Liste Absences mit mehreren Anträgen* --- ## Wer was bearbeitet - Die Listen `Absences` und `Substitutions` werden von den Webparts mit den Rechten des angemeldeten Benutzers geschrieben. Erstellen, Genehmigen, Ablehnen, Stornieren, Annehmen und Ablehnen einer Vertretung — all das geschieht in My Absences und Substitutions. Bearbeiten Sie diese Zeilen nicht in der Listenansicht; siehe [KB10358. Warum Sie Abwesenheiten in den Webparts und nicht in der Listenansicht bearbeiten sollten](https://vitextra.com/de/support/kb/10358). - `AbsenceTypes`, `Balances`, `Holidays` und `Settings` sind Stammdaten. Diese Version hat kein Administrations-Webpart, daher bearbeiten die Personalabteilung oder der Websitebesitzer sie direkt in den Listen. --- ## Berechtigungen und Speicherort der Daten Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, die bzw. der die Webparts nutzt, benötigt Member-(edit)-Zugriff auf die Produktwebsite, weil die Webparts die Listen mit den eigenen Rechten des angemeldeten Benutzers lesen und schreiben. Die Microsoft-Graph-Berechtigung `User.Read.All`, die ein Tenant-Administrator einmalig genehmigt, wird nur für Personendaten wie Profil, Vorgesetzte, direkte Mitarbeitende und Fotos verwendet — nicht für die Listen. ❗ **Wichtig** Jeder mit Bearbeitungszugriff auf die Website kann die Listen öffnen und die Zeilen lesen, auch die von Abwesenheitsarten, die als privat markiert sind. Die Datenschutzregel des Kalenders blendet Details nur in den Webparts aus; Berechtigungen auf Elementebene sind in dieser Version nicht vorgesehen. Wenn strenge Vertraulichkeit wichtig ist, beschränken Sie den Zugriff auf die Produktwebsite. Siehe [KB10345. Private Abwesenheitsarten: Was Kollegen im Kalender sehen](https://vitextra.com/de/support/kb/10345). --- ## Interne Namen beibehalten Die Webparts lesen und schreiben die Spalten über ihre internen Namen, also die in den obigen Tabellen verwendeten Namen. Deshalb gilt: - Benennen Sie diese Spalten nicht um, löschen Sie sie nicht und ändern Sie ihren Typ nicht; benennen Sie auch die Listen nicht um; - Sie dürfen eigene Spalten hinzufügen — die Webparts ignorieren sie —, aber machen Sie sie nicht zu Pflichtfeldern, denn die Webparts erstellen Zeilen ohne sie, und SharePoint würde solche Zeilen ablehnen; - Sie dürfen die Auswahlwerte eigener Spalten erweitern, nicht aber die von `Category`, `AbsenceStatus`, `Kind` und `SubstitutionStatus`, die das Produkt auswertet. 💡 **Tipp** Exportieren Sie eine Liste oder erstellen Sie eine Kopie der Website, bevor Sie etwas in der Liste ändern. Wie die Listen zusammenwirken, lesen Sie in [KB10350. Wie Abwesenheitsanträge und Vertretungen zusammenwirken](https://vitextra.com/de/support/kb/10350). --- ## Lesegrenzen Die Webparts laden pro Abfrage nur eine begrenzte Anzahl von Zeilen. Im normalen Betrieb liegen die Grenzen weit über dem Bedarf eines Unternehmens, bei großen Installationen ist es aber nützlich, sie zu kennen. | Daten | Grenze | |:---|:---| | Abwesenheitsarten | 200 | | Saldenzeilen einer Person für ein Jahr | 200 | | Feiertage im abgefragten Zeitraum | 500 | | Einstellungszeilen | 100 | | Eigene Anträge in My Absences | 500 | | Anträge im Kalenderfenster | 2000 | | Anträge, die auf Genehmigung warten | 200 |