Discussions Überblick
Discussions teilt Benachrichtigungen in zwei Teile. Das Webpart hält fest, wer worüber informiert werden möchte: Es führt eine Liste der Abonnements, lässt Benutzer einem Board oder einem Thema mit einer gewählten Häufigkeit folgen und markiert die in einem Beitrag erwähnten Personen. Die Zustellung der E-Mails bleibt einem Power-Automate-Flow überlassen, den der Websitebesitzer in seinem eigenen Mandanten betreibt. Das Webpart selbst sendet nie E-Mails und fordert nie die Berechtigung Mail.Send oder eine andere Microsoft-Graph-Berechtigung an; die Daten, die der Flow benötigt, liegen in gewöhnlichen SharePoint-Listen auf der Website.
Dieser Artikel beschreibt diesen Vertrag: was das Webpart in den Listen garantiert und was ein Flow damit tun muss.
❗ Wichtig
In Version 26.10.2 wird die Power-Automate-Flow-Vorlage nicht mitgeliefert. Das Webpart speichert Abonnements und Erwähnungen wie unten beschrieben, aber es wird keine E-Mail gesendet, bis in Ihrem Mandanten ein Flow existiert. Der Vertrag in diesem Artikel ist die Grundlage, auf der ein solcher Flow aufbaut; eine importfertige Vorlage und ihr Einrichtungsartikel sind für eine spätere Version geplant.
Was das Webpart tut
Einem Board oder Thema folgen
Benutzer, die Beiträge schreiben können (die Berechtigung Add Items (Elemente hinzufügen) auf der Website, enthalten in Contribute und Edit), sehen eine Schaltfläche Follow in der Befehlsleiste des Boards und in der Kopfzeile jedes Themas. Ein Klick folgt mit der Häufigkeit Immediately; der Dropdown-Teil der Schaltfläche bietet Immediately, Daily digest und Weekly digest sowie Unfollow. Wenn ein Benutzer folgt, zeigt die Schaltfläche Following mit der gewählten Häufigkeit. Der Autor eines neuen Themas wird automatisch mit Immediately darauf abonniert. Besucher mit reinem Lesezugriff haben keine Schaltfläche, weil sie nicht in die Abonnementliste schreiben können.
Jedes Folgen ist ein Element in der Liste Discussions Subscriptions, eines pro Benutzer und Ziel: Demselben Thema erneut mit einer anderen Häufigkeit zu folgen aktualisiert das Element, statt ein zweites hinzuzufügen, und Unfollow löscht es. Benachrichtigungen abzuschalten bedeutet daher, die eigenen Abonnements zu löschen; ein separates „Stummschalten"-Kennzeichen gibt es nicht. Die Benutzeranleitung finden Sie in KB10404. Boards und Themen folgen: Abonnements und Häufigkeit der Zusammenfassungen.
Erwähnungen
Wenn ein Benutzer im Editor @ eingibt und eine Person auswählt, fügt das Webpart in den Text des Beitrags einen Link der Form <a href="mailto:…" data-mention-id="{siteUserId}">@Name</a> ein und nimmt die Person gleichzeitig in die Personenspalte Mentions des Themas oder der Antwort auf. Die Spalte ist das Signal für einen Flow: Er muss kein HTML analysieren, um herauszufinden, wer erwähnt wurde. Erwähnungen können zusammen mit dem Beitrag bearbeitet werden; die Spalte wird bei jedem Speichern neu geschrieben. Siehe KB10403. @Erwähnungen in Discussions verwenden.
Die Liste Discussions Subscriptions
| Spalte | Interner Name | Wert |
|---|---|---|
| User | VtxUser | Der Abonnent (Personenspalte) |
| Target type | VtxTargetType | Board oder Topic |
| Target id | VtxTargetId | Die ID des Board-Elements in Discussions Boards oder des Themenelements in Discussions Topics |
| Frequency | VtxFrequency | Immediate, Daily oder Weekly |
| Board | VtxBoard | Nachschlagen auf das Board, auch bei Themenabonnements, damit alle Abonnements eines Boards mit einem Filter gelesen werden können |
| Title | Title | Board:{id} oder Topic:{id}, zur Lesbarkeit in Listenansichten |
Die Werte der Auswahlspalten werden unabhängig von der Oberflächensprache auf Englisch gespeichert; die Anzeigenamen der Spalten folgen der Sprache der Person, die die Listen erstellt hat. Die Liste liegt auf derselben Website wie das Board und erbt die Websiteberechtigungen, weshalb zum Folgen Schreibrechte erforderlich sind.
Ereignisse, auf die ein Flow reagiert
Alle Ereignisse sind gewöhnliche Elementereignisse der beiden Inhaltslisten; ein Flow verwendet die Standard-SharePoint-Trigger When an item is created und When an item is created or modified.
| Ereignis | Liste | Bedingung |
|---|---|---|
| Neues Thema | Discussions Topics | Element erstellt mit Approval status = Approved |
| Thema von einem Moderator genehmigt | Discussions Topics | Element geändert und Approval status auf Approved gewechselt |
| Neue Antwort | Discussions Posts | Element erstellt mit Approval status = Approved |
| Antwort genehmigt | Discussions Posts | Element geändert und Approval status auf Approved gewechselt |
| Beste Antwort akzeptiert | Discussions Topics | Accepted post von 0 auf die ID einer Antwort gewechselt |
| Erwähnung | Beide Listen | Mentions enthält Benutzer |
| Element wartet auf Moderation | Beide Listen | Element erstellt mit Approval status = Pending |
Auf einem Board ohne Genehmigung wird jedes neue Element als Approved erstellt; auf einem Board mit Require approval of new posts werden Elemente von Mitgliedern als Pending erstellt und werden zu Approved, wenn ein Moderator sie genehmigt – das ist der Moment, in dem die Abonnenten informiert werden sollten. Abgelehnte Elemente erzeugen nie eine Benachrichtigung.
📝 Hinweis
Die Listen können vom Websitebesitzer umbenannt werden, weil das Webpart sie anhand von Spalten-IDs erkennt. Ein Flow sollte die Listen daher über ihre ID (GUID) referenzieren, nicht über den Titel, und die Spaltenwerte über den internen Namen lesen (VtxApprovalStatus, VtxMentions, …).
Wer was erhält
Die Empfängerregeln des Vertrags:
- Neues Thema – die Abonnenten des Boards: Elemente mit Target type =
Boardund Target id = das Board des Themas. - Neue Antwort – die Abonnenten des Themas (Target type =
Topic, Target id = das Topic der Antwort) plus die Abonnenten des Boards dieses Themas. Der Autor der Antwort wird ausgeschlossen. - Beste Antwort – der Autor der akzeptierten Antwort und die Abonnenten des Themas.
- Erwähnung – die Benutzer in der Spalte Mentions des Elements. Sie werden unabhängig von einem Abonnement und dessen Häufigkeit benachrichtigt; eine Erwähnung kann von der erwähnten Person nicht abgeschaltet werden.
- Wartet auf Moderation – die Mitglieder der Gruppe der Websitebesitzer, die die Moderatoren des Boards sind.
Häufigkeiten
- Immediate – ein Flow mit dem Trigger When an item is created or modified sendet eine E-Mail pro Ereignis an die Abonnenten mit dieser Häufigkeit.
- Daily und Weekly – ein geplanter Flow sammelt die Themen, deren Last activity in den Zeitraum fällt, und sendet eine Zusammenfassung pro Abonnent. Eine Antwort aktualisiert die Last activity ihres Themas, sodass eine auf Themen aufgebaute Zusammenfassung auch neue Antworten abdeckt.
Links in der E-Mail
Ein Thema wird über die Seite geöffnet, die das Discussions-Webpart hostet, mit dem Abfrageparameter ?topic={Id}, wobei {Id} die ID des Elements in Discussions Topics ist. Das Webpart speichert die Adresse seiner Seite nirgends in den Listen, daher ist die Seitenadresse ein Parameter des Flows. Derselbe Deep-Link wird vom Webpart Discussions Activity verwendet und ist in KB10407. Einen Link zu einem Thema in Discussions teilen (Deeplinks) beschrieben.
Was ein Flow tun muss
Zusammengefasst muss ein auf diesem Vertrag aufgebauter Zustellungs-Flow:
- im Kontext eines Websitebesitzers oder eines freigegebenen Postfachs Ihres Mandanten laufen – die sendende Identität ist Ihre, nicht die von Vitextra;
- auf die oben aufgeführten Elementereignisse von Discussions Topics und Discussions Posts reagieren, über die Listen-ID;
- Discussions Subscriptions gefiltert nach Board (und Target type / Target id) lesen, um die Empfänger zu ermitteln, sowie die Spalte Mentions des Elements für erwähnte Benutzer;
- den Autor des Elements ausschließen und eine Person, die sowohl abonniert als auch erwähnt ist, deduplizieren;
- den Link aus seinem eigenen Seitenadressparameter und der Themen-ID bilden;
- für Zusammenfassungen nach Zeitplan laufen und die Themen nach Abonnent gruppieren.
💡 Tipp
Da Abonnements und Erwähnungen einfache Listendaten sind, funktioniert derselbe Vertrag auch für andere Kanäle als E-Mail – eine vom Flow gesendete Teams-Chatnachricht oder eine adaptive Karte verwendet dieselben Empfänger und denselben Link. Nur die letzte Aktion des Flows ändert sich.
