Employee Directory in großen Organisationen: Seitenweises Laden, Cache, Gesamtzahlen und Exportgrenzen

Einführung

Die Ladezeit hängt von der Verzeichnisgröße, dem Netzwerk, dem Browser und der Konfiguration ab. In einem Mandanten mit Tausenden oder Zehntausenden von Konten spielt es dagegen eine Rolle, wie ein Webpart die Personen abruft: wie lange es dauert, bis die erste Seite erscheint, wie schnell Suche und Einschränkungen reagieren, wie genau die Gesamtzahlen sind und wie lange ein Excel-Export läuft.

Die Lösung enthält zwei Verzeichnis-Webparts, die zwei unterschiedlichen Lademodellen folgen. Employee Directory (Entra ID) lädt das gesamte Verzeichnis einmal in den Browser und arbeitet anschließend im Arbeitsspeicher. Employee Directory sendet bei jeder Suche eine Abfrage an den Server und lädt die Ergebnisse seitenweise. Dieser Artikel erklärt beide Modelle, die Einstellungen, die sie beeinflussen, und wie Sie das Verzeichnis für eine große Organisation konfigurieren.

Die beiden Lademodelle im Überblick

Employee Directory (Entra ID): das gesamte Verzeichnis im Browser

Erstes Laden

Wenn das Webpart ohne zwischengespeicherte Daten geöffnet wird, liest es alle Benutzer aus Microsoft Graph in Seiten zu 900 Konten und folgt den Seitenlinks, bis die letzte Seite eingetroffen ist. Erst dann erscheint die Liste; bis zu diesem Zeitpunkt zeigt das Webpart eine Ladeanzeige. Die Dauer dieses ersten Ladens wächst daher mit der Anzahl der Konten im Mandanten.

Zwei Einstellungen verändern, was Microsoft Graph zurückgibt:

• Gesperrte Benutzer ausschließen (in Mitarbeiter ausschließen, standardmäßig aktiviert) wird auf der Seite von Microsoft Graph angewendet: Deaktivierte Konten werden gar nicht erst heruntergeladen, was das Laden verkürzt.
• Die Spalte Manager: Wird sie in der Liste oder auf der Karte angezeigt (In der Liste anzeigen oder Auf Karte anzeigen), wird jeder Benutzer zusammen mit seinem Manager angefordert. Dadurch werden die Microsoft Graph-Anfragen aufwendiger und die zwischengespeicherten Daten größer. Ist die Spalte an beiden Stellen ausgeblendet, werden keine Manager angefordert.

Alle anderen Ausschlüsse werden im Browser angewendet, nachdem die Daten eingetroffen sind: Gastkonten werden immer ausgelassen, und Mitarbeiter ohne Lizenz ausschließen, Mitarbeiter mit leerer Abteilung ausschließen, Mitarbeiter mit leerer Berufsbezeichnung ausschließen sowie der vordefinierte Filter schränken die Liste weiter ein. Sie verkürzen die Liste, verringern aber nicht die heruntergeladene Datenmenge.

Browser-Cache und Aktualisierung

Nach einem erfolgreichen Laden speichert das Webpart die Liste im lokalen Speicher des Browsers als komprimiertes JSON unter dem Schlüssel Vitextra.EmployeeDirectory.Data, zusammen mit dem Zeitpunkt des Ladens. Beim nächsten Besuch:

1. Das Verzeichnis verwendet die zwischengespeicherte Benutzerliste vor einer Hintergrundaktualisierung. Fotos, Anwesenheit und andere Funktionen können weitere Daten anfordern.
2. Ist die zwischengespeicherte Kopie älter als 24 Stunden, lädt das Webpart die Daten im Hintergrund erneut aus Microsoft Graph. Die zwischengespeicherte Liste bleibt währenddessen sichtbar und wird ersetzt, sobald die neuen Daten eintreffen.

Über den Ergebnissen zeigt Letzte Aktualisierung: das Alter der Daten an (zum Beispiel „Letzte Aktualisierung: vor 3 Stunden“), und der Link Aktualisieren daneben lädt das gesamte Verzeichnis bei Bedarf neu aus Microsoft Graph. Bei einer manuellen Aktualisierung erscheint die Ladeanzeige wie beim ersten Laden.

Schlägt eine Hintergrund- oder manuelle Aktualisierung fehl und ist bereits eine nicht leere Liste geladen, behält das Webpart diese Liste und ihren bisherigen Aktualisierungszeitpunkt bei. Es zeigt die Warnung Die Liste konnte nicht aktualisiert werden. Die gespeicherte Kopie wird angezeigt., gegebenenfalls gefolgt von technischen Fehlerdetails. Nach einer fehlgeschlagenen manuellen Aktualisierung erscheint anstelle der Ladeanzeige wieder die vorherige Liste. Ist keine zuvor geladene, nicht leere Liste verfügbar, wird stattdessen ein Fehler angezeigt. Wählen Sie später erneut Aktualisieren und prüfen Sie bei anhaltender Warnung die Verbindung und die genehmigten Microsoft Graph-Berechtigungen.

Beachten Sie, wie sich der Cache verhält:

• Browserspeicher. Der Cache wird innerhalb desselben Browserprofils und SharePoint-Ursprungs geteilt, nicht nach angemeldetem Microsoft 365-Konto getrennt. Andere Profile und Geräte haben eigenen Speicher. Das Löschen der Browserdaten entfernt den Cache.
• Eine Kopie für alle Webparts. Alle Employee Directory (Entra ID)-Webparts, die im selben Browser auf derselben SharePoint-Domäne geöffnet werden, teilen sich eine einzige zwischengespeicherte Kopie, unabhängig davon, auf welcher Seite sie sich befinden.
• Änderungen in Entra ID erscheinen nach einer Aktualisierung. Von Microsoft Graph zurückgegebene Änderungen werden nach einer erfolgreichen Hintergrund- oder manuellen Aktualisierung unter Berücksichtigung der Filter und Ausschlüsse übernommen.
• Manche Einstellungen laden die Daten neu, andere nicht. Eine Änderung von Mitarbeiter ohne Lizenz ausschließen, Mitarbeiter mit leerer Abteilung ausschließen, Mitarbeiter mit leerer Berufsbezeichnung ausschließen, Gesperrte Benutzer ausschließen oder der Benutzerdefinierte Spalten lädt das Verzeichnis neu aus Microsoft Graph. Das Einblenden der Spalte Manager tut dies nicht: Die zwischengespeicherte Kopie wurde ohne Manager geladen.

Wenn der Browserspeicher voll ist

Der lokale Speicher ist begrenzt und wird mit anderen Daten desselben Ursprungs geteilt. Schlägt das Speichern des komprimierten Verzeichnisses fehl, bleibt die geladene Liste im Arbeitsspeicher nutzbar. Eine ältere Cachekopie kann erhalten bleiben; ohne nutzbare Kopie ist beim nächsten Besuch ein vollständiges Laden nötig.

Typische Anzeichen: Das Verzeichnis braucht zum Öffnen immer so lange wie beim allerersten Besuch, und Letzte Aktualisierung: zeigt immer einen gerade vergangenen Zeitpunkt. Um die Datenmenge zu verringern, lassen Sie Gesperrte Benutzer ausschließen aktiviert, blenden Sie die Spalte Manager aus, wenn Sie sie nicht benötigen, und konfigurieren Sie nur die Benutzerdefinierte Spalten, die die Seite tatsächlich verwendet.

Was im Arbeitsspeicher läuft

Textsuche, Einschränkungen, A–Z-Navigation, Meine Abteilung, Sortierung, Gruppierung, Gesamtzahlen und Export verarbeiten die geladene Liste im Browser. Die Geschwindigkeit hängt von Listengröße und Gerät ab. Die Suche nach Fähigkeiten, persönliche Schnellfilter, Rollenmitgliedschaften, Fotos, Anwesenheit und Detailabschnitte können weiterhin Netzwerkanfragen auslösen.

Elemente auf Seiten wie folgt anzeigen: ändert nicht, was heruntergeladen wird. Die Einstellung begrenzt nur, wie viele Personen gleichzeitig dargestellt werden; Weitere Ergebnisse anzeigen... unter der Liste zeigt den nächsten Teil der bereits geladenen Daten.

Employee Directory: Seite für Seite vom Server

Das Webpart Employee Directory hält das Verzeichnis nicht im Browser vor. Jedes Mal, wenn die Seite geöffnet, eine Suche abgeschickt, eine Einschränkung ausgewählt oder der Schnellfilter Meine Abteilung eingeschaltet wird, sendet es eine neue Abfrage an die in Datenquelle ausgewählte Quelle und erhält nur die erste Ergebnisseite:

• Benutzerprofile - das Webpart führt eine SharePoint-Personensuche aus. Die Seitengröße wird als Anzahl der zurückzugebenden Zeilen übergeben, und jede weitere Seite beginnt nach den bereits geladenen Zeilen. Die Werte des Einschränkungsbereichs liefert die SharePoint-Suche mit jeder Abfrage.
• Entra ID (Azure AD) - das Webpart sendet eine Microsoft Graph-Abfrage nach Benutzern mit der Seitengröße als Ergebnisanzahl; Microsoft Graph gibt einen Link zur nächsten Seite zurück, den das Webpart für den nächsten Teil verwendet.

Gibt es weitere Ergebnisse, erscheint unter der Liste Weitere Ergebnisse anzeigen.... Die Schaltfläche fordert die nächste Seite vom Server an und hängt sie an die Liste an; während die Anfrage läuft, wird anstelle der Schaltfläche Suche... angezeigt.

Die Anforderung nur einer Seite reduziert die anfängliche Datenübertragung. Jede Serversuche oder Auswahl einer Einschränkung erfordert weiterhin eine Anfrage; deren Dauer hängt vom Dienst und der Abfrage ab. Die Ergebnisse entsprechen der aktuellen Microsoft Graph-Antwort oder dem SharePoint-Suchindex.

Die Schnellfilter Mein Team, Personen, mit denen ich zusammenarbeite und Favoriten sind in beiden Webparts eine Ausnahme: Sie zeigen eigene kurze Personenlisten, werden im Browser gefiltert und nicht seitenweise aufgeteilt.

Einstellungen der Seitengröße

Die Seitengröße wird mit dem Schieberegler Elemente auf Seiten wie folgt anzeigen: in der Gruppe Datenquelle festgelegt. Bereich und Standardwert unterscheiden sich zwischen den Webparts:

Eine separate Option zum Anzeigen aller Elemente gibt es nicht: Setzen Sie in Employee Directory (Entra ID) den Schieberegler auf 0. In Employee Directory werden die Ergebnisse immer seitenweise geladen, den Rest lädt Weitere Ergebnisse anzeigen....

Gesamtzahlen

Ist Gesamtsummen anzeigen aktiviert (in Darstellung, standardmäßig aktiviert), zeigt die Symbolleiste über den Ergebnissen Gesamtzahl der Ergebnisse:. Die Zahl bedeutet in den beiden Modellen Unterschiedliches:

• Employee Directory (Entra ID) zählt die Personen der gefilterten Liste im Arbeitsspeicher - nach den Ausschlüssen, dem vordefinierten Filter, dem Schnellfilter, den Einschränkungen, den A–Z-Buchstaben und dem Suchtext. Die Zahl ist exakt und umfasst das gesamte Ergebnis, nicht nur die Personen auf der aktuellen Seite.
• Employee Directory zeigt die Gesamtzahl, die der Server für die aktuelle Abfrage meldet: die Anzahl der Ergebnisse der SharePoint-Suche oder die von Microsoft Graph zurückgegebene Anzahl. Bei der Quelle Entra ID (Azure AD) und aktiviertem Nach Qualifikationen suchen werden die über ihre Qualifikationen gefundenen Personen zu dieser Zahl addiert. Die Gesamtzahl umfasst alle passenden Personen, nicht nur die bisher geladenen Seiten.
• Für die Schnellfilter Mein Team, Personen, mit denen ich zusammenarbeite und Favoriten zählen beide Webparts die Personen dieser Liste.

Leistungsrelevante Einstellungen

Excel-Export bei großen Ergebnismengen

Ist in der Gruppe Exportieren der Schalter Microsoft Excel-Kalkulationstabelle aktiviert, erscheint über den Ergebnissen der Link Nach Excel exportieren. In beiden Webparts erstellt er die Datei employee-directory.xlsx mit einer einzigen Tabelle namens Employees im Stil Table Style Medium 2. Die Tabelle enthält die in der Ansicht Details angezeigten Spalten (In der Liste anzeigen) in der konfigurierten Reihenfolge, einschließlich der benutzerdefinierten Spalten, mit Ausnahme von Bild und Status.

Was in der Datei landet, hängt vom Lademodell ab:

• Employee Directory (Entra ID) exportiert die vollständige gefilterte Liste in der aktuellen Sortierreihenfolge - jede Person, die die Ausschlüsse, den vordefinierten Filter, den Schnellfilter, die Einschränkungen, die A–Z-Buchstaben und den Suchtext erfüllt, nicht nur die Personen auf der aktuellen Seite. Die Daten befinden sich bereits im Arbeitsspeicher, daher wird die Datei ohne weitere Anfragen erstellt.
• Employee Directory fragt beim Server erneut alle Ergebnisse der aktuellen Abfrage ab - Suchtext, Gespeicherte Abfrage, ausgewählte Einschränkungen und den Schnellfilter Meine Abteilung - in Seiten zu 100 und erstellt dann die Datei. Bei einer großen Ergebnismenge dauert das eine Weile, weil jede Seite mit 100 Einträgen eine separate Anfrage ist.
• Mit dem Schnellfilter Mein Team, Personen, mit denen ich zusammenarbeite oder Favoriten exportieren beide Webparts die Personen dieser Liste.

Während die Seiten abgerufen werden, ist der Exportlink ausgeblendet. Sowohl Details als auch Kontakt zeigen Exportieren in Excel und einen Datensatzzähler, etwa „Datensätze 1... 300 von 1250“. Lassen Sie die Seite bis zum Downloadbeginn geöffnet.

Empfehlungen nach Organisationsgröße

Dies sind allgemeine Empfehlungen. Die tatsächliche Ladezeit hängt vom Dienst, Netzwerk, Browser und den konfigurierten Spalten ab. Testen Sie mit einem neuen Browserprofil oder nach dem Löschen der Websitedaten, um einen Ladevorgang ohne Cache zu messen.

Symptome und Lösungen

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