Policy Acknowledgement Archivieren Sie eine Richtlinie, wenn sie nicht mehr im normalen Katalog veröffentlichter Richtlinien erscheinen soll. Dadurch ändert sich der Lebenszyklusstatus der Karte. Es werden weder Daten gelöscht noch Aufbewahrungsregeln angewendet, Zuweisungen widerrufen oder Berechtigungen entzogen. Entscheiden Sie vor der Statusänderung, was mit bestehenden Aufgaben geschehen soll.
Zunächst die Auswirkungen prüfen
Öffnen Sie die Karte als Administrator, Compliance-Manager oder Verantwortlicher mit Verwaltungszugriff. Prüfen Sie aktuelle Version, aktive Kampagnen, offene Zuweisungen und relevante Belege. Ersetzen Sie die Richtlinie durch eine andere, dokumentieren Sie die Karte und Version für die Ersatzkampagne.
Gehen Sie nicht davon aus, dass Archivieren das Quelldokument verbirgt. Die Quelle bleibt unter ihrer konfigurierten URL mit eigenen Berechtigungen verfügbar. Vorhandene Nachweise und Versionsdateien verbleiben ebenfalls an ihren Speicherorten.
Die Richtlinie archivieren
- Wählen Sie in Policy Manager die gewünschte Richtlinie und prüfen Sie Titel und aktuelle Version.
- Wählen Sie Archivieren. Die Aktion wendet die Statusänderung direkt an; die aktuelle Oberfläche bietet keinen separaten Bestätigungsablauf.
- Stellen Sie den Richtlinienstatusfilter auf Archiviert oder Alle Status, wenn die Karte aus der Standardansicht verschwindet.
- Prüfen Sie den archivierten Status und die Richtlinie in der Bibliothek und auf den Verwaltungsseiten.
Die Bibliothek lädt veröffentlichte Richtlinien und Richtlinien in Prüfung; archivierte Karten gehören daher nicht mehr zu diesem Katalog. Die Aktionen zur Veröffentlichung und zum Anlegen einer neuen Kampagne sind auf der archivierten Karte deaktiviert. Diese Oberflächeneffekte löschen den Versionsverlauf nicht.
Kampagnen und Zuweisungen separat prüfen
Archivieren ändert den Richtlinienstatus; es beendet nicht automatisch Kampagnen, markiert keine Zuweisungen als storniert und löscht keine Bestätigungen. Auch das Beenden einer Kampagne ist eine separate Aktion mit eigenen Einschränkungen, die KB10523. Richtlinienkampagnen überwachen und beenden beschreibt.
My Policies basiert auf Zuweisungen, und ein direkter Reader-Link kann eine Richtlinie weiterhin anhand ihrer Kennung laden. Eine alte Zuweisung kann daher nach der Archivierung sichtbar oder erreichbar bleiben. Berichtsansichten können ebenfalls weiterhin Zuweisungszeilen enthalten, obwohl die Richtlinie nicht mehr in einer Matrix veröffentlichter Richtlinien erscheint. Prüfen Sie das tatsächliche Mitarbeiter- und Berichtsverhalten, statt Archivieren als Grenze der Zugriffskontrolle zu verwenden.
❗ Wichtig
Entfernen Sie zugrunde liegende Listen, Nachweisdatensätze oder Quelldateien nicht als Abkürzung zur Erledigung offener Zuweisungen. Archiviert ist eine Lebenszykluskennzeichnung, kein vollständiger Rücknahmeprozess. Verlangt Ihr Unternehmen weitergehende Rücknahme- oder Aufbewahrungsgarantien als die aktuellen Funktionen bieten, vereinbaren Sie ein unterstütztes Verfahren, bevor Sie Inhalte unzugänglich machen.
Die Karte als Entwurf wiederherstellen
Wählen Sie die archivierte Richtlinie und anschließend Als Entwurf wiederherstellen. Vergewissern Sie sich, dass ihr Status auf „Entwurf“ wechselt, und passen Sie den Filter an, um sie zu finden. Die Wiederherstellung löscht weder die aktuelle Version noch frühere Kampagnen und setzt historische Nachweise nicht zurück. Prüfen Sie die Karte daher als bestehende Richtlinie und behandeln Sie sie nicht wie einen völlig neuen leeren Eintrag.
Prüfen Sie Verantwortlichen, Quelle, Lesebedingungen, Termine und Verlauf. Veröffentlichen Sie vor der normalen erneuten Verteilung eine geeignete neue Version und konfigurieren Sie anschließend die gewünschte Kampagne. Da eine alte aktuelle Versionsnummer erhalten bleiben kann, leiten Sie die Einsatzbereitschaft nicht allein daraus ab, ob eine Kampagnenaktion auf der wiederhergestellten Karte verfügbar erscheint.
Die abgeschlossene Änderung überprüfen
Prüfen Sie Richtlinienstatus, Sichtbarkeit in der Bibliothek und eine repräsentative Mitarbeiterzuweisung. Vergewissern Sie sich, dass der aufbewahrte Verlauf für berechtigte Benutzer weiterhin verfügbar ist und für die Ersatzrichtlinie beziehungsweise die wiederhergestellte Richtlinie der gewünschte Veröffentlichungs- und Verteilungsweg besteht. Nutzen Sie KB10515. Versionsverlauf und Dokumentmomentaufnahmen einer Richtlinie prüfen zur historischen Prüfung und KB10514. Eine neue Richtlinienversion veröffentlichen und erneut bestätigen lassen zur erneuten Veröffentlichung.
