Lundi, vous envoyez aux salariés un lien vers la procédure à suivre en cas de perte d’un ordinateur portable, publiée dans SharePoint. Mardi, l’équipe de sécurité change le numéro d’urgence et publie la version 2.0 à la même adresse. Mercredi, un salarié répond : « Je l’ai lue. » Parle-t-il des consignes de lundi ou de celles de mardi ?
La date de sa réponse laisse les deux possibilités ouvertes. Au moment où le salarié confirme sa lecture, enregistrez la version qu’il avait sous les yeux. Comparez ensuite cette version à celle qui lui avait été attribuée.
Déterminer qui doit confirmer la lecture de la mise à jour
Demandez-vous d’abord ce que les salariés devront faire différemment. Pour une coquille, une entrée dans l’historique des versions peut suffire. Un changement de numéro d’urgence modifie la marche à suivre en cas de perte. Dans notre exemple, l’équipe de sécurité attribue la version 2.0 à tous les salariés concernés et leur demande d’en confirmer la lecture au plus tard le 20 novembre, y compris à ceux qui ont déjà confirmé la version 1.0.
Dans la notification, précisez ce qui a changé et ajoutez un lien vers la version attribuée. Conservez la version précédente dans l’historique du document SharePoint. Le responsable de la procédure pourra ainsi retrouver les consignes en vigueur à la date d’une confirmation.
Enregistrer la version au moment de la confirmation
Affichez le titre et la version de la procédure à côté du bouton de confirmation. Un salarié qui consulte les nouvelles consignes et en confirme la lecture pourrait par exemple sélectionner « Je confirme avoir pris connaissance de la version 2.0 de la procédure en cas de perte d’un ordinateur portable. » Enregistrez ensemble l’identifiant du salarié, celui de la procédure, la version affichée et l’horodatage de la confirmation. Si une nouvelle version paraît alors que la page est ouverte, la confirmation reste rattachée à la version consultée.
Conservez une entrée distincte pour chaque confirmation. Une fois la version 2.0 confirmée, l’entrée correspondant à la version 1.0 reste consultable si une question se pose sur les consignes du mois dernier.
Lire le rapport pour savoir qui relancer
Partez de la liste des salariés auxquels la version a été attribuée. Pour chacun, recherchez une confirmation correspondant à la fois à la personne, à la procédure et à cette version précise. Ainsi, même un salarié qui n’a jamais répondu figure dans le rapport.
Le guide du Compliance Dashboard explique comment examiner les affectations par service et exporter les données vers Excel.
Voici un exemple de rapport pour la procédure en cas de perte d’un ordinateur portable, arrêté au 19 novembre 2026. Les deux salariés ont jusqu’au 20 novembre pour confirmer la lecture de la mise à jour.
| Salarié | Version attribuée | Dernière confirmation enregistrée | Statut pour la version 2.0 |
|---|---|---|---|
| Maya Patel | 2.0 | Version 2.0 · 18 novembre 2026 | Lecture confirmée |
| Daniel Ortiz | 2.0 | Version 1.0 · 10 novembre 2026 | En attente |
Maya a terminé. Daniel se souvient peut-être d’avoir déjà confirmé la lecture de la procédure, mais sa confirmation pour la version 2.0 est toujours attendue. Filtrez le rapport sur En attente et précisez le changement dans votre rappel à Daniel : « Le numéro d’urgence à appeler en cas de perte d’un ordinateur portable a changé. Veuillez lire la version 2.0 et en confirmer la lecture au plus tard le 20 novembre. »
Lorsque Daniel confirme, son statut passe à Lecture confirmée et la date de confirmation de la version 2.0 apparaît sur sa ligne. Si l’échéance passe entre-temps, le responsable peut utiliser le même rapport pour relancer Daniel.
C’est ce processus que nous concevons pour Vitextra Policy Acknowledgement for Microsoft 365. Il répond à une question concrète pour le responsable de la procédure : de qui attend-on encore la confirmation pour cette version ?