Absence & Coverage Présentation
Avant de solliciter un collègue, on veut savoir s'il est au travail. Le bloc Absents aujourd'hui, en haut du Team Absence Calendar, répond d'un coup d'œil : il liste les personnes de votre calendrier qui sont absentes aujourd'hui, indique quand chacune revient et nomme les collègues qui la remplacent.
Le bloc ne dépend ni de la période que vous parcourez, ni de l'affichage, ni de la légende. Il décrit toujours le jour courant.
Comment voir qui est absent
- Ouvrez la page SharePoint ou l'onglet Microsoft Teams qui contient le composant Team Absence Calendar.
- Regardez le bloc en haut. Le titre est Absents aujourd'hui suivi du nombre d'entrées entre parenthèses, par exemple Absents aujourd'hui (3).
- Lisez chaque entrée : la photo et le nom de la personne, le point de couleur et le type d'absence, jusqu'au et le dernier jour de l'absence, et, s'il y a un remplaçant, Remplacé par avec les noms.
- Si personne n'est absent, le bloc indique Personne n'est absent aujourd'hui.
Les entrées sont informatives : vous ne pouvez ni les ouvrir ni les modifier depuis ce bloc. Pour voir les dates autour d'aujourd'hui, utilisez la chronologie ou l'affichage Mois situés en dessous (KB10339. Team Absence Calendar : affichages Chronologie et Mois).
Qui est listé
Une personne apparaît dans Absents aujourd'hui lorsque toutes ces conditions sont remplies :
- la demande d'absence a le statut Approuvée ; les demandes en attente ne sont pas affichées ici, même lorsque le calendrier les dessine sous forme de barres hachurées ;
- la date du jour se situe entre la date de début et la date de fin de l'absence, incluses ;
- la personne appartient au périmètre du calendrier, ou le périmètre est Toutes les personnes ayant des absences (KB10340. Comment choisir les absences affichées par le Team Absence Calendar).
Le nombre du titre compte les absences listées. Une absence d'une demi-journée compte comme une absence pour toute la journée.
Lire une entrée
| Élément de l'entrée | Signification |
|---|---|
| Photo et nom | La personne absente |
| Point de couleur et type | Le type d'absence dans sa couleur. Pour un type privé d'une autre personne, le mot gris Absent s'affiche à la place. |
| jusqu'au date | Le dernier jour de l'absence |
| Remplacé par : noms | Les collègues qui remplacent la personne aujourd'hui ; plusieurs noms sont séparés par des virgules |
Qui remplace la personne
La partie Remplacé par liste les remplaçants de la personne absente dont le remplacement est actif aujourd'hui. Un remplacement est actif lorsque :
- son statut n'est ni Refusé ni Annulé ;
- la date du jour est égale ou postérieure à sa date de début ;
- il n'a pas de date de fin, ou la date du jour est égale ou antérieure à sa date de fin.
Deux conséquences méritent d'être connues :
- Un remplaçant qui n'a pas encore confirmé est aussi listé. Un remplacement au statut En attente de confirmation compte comme actif ; le nom peut donc apparaître avant que le collègue ait accepté.
- Tous les remplacements de la personne comptent, pas seulement celui créé avec la demande d'absence. Un remplacement autonome ou une passation de fonctions de la même personne apparaît également dans Remplacé par.
❗ Important
Remplacé par n'est pas une confirmation. Si votre travail dépend du remplacement, vérifiez le statut dans le composant Substitutions : le statut d'un remplacement encore en attente s'affiche En attente de confirmation. Voir KB10346. Qu'est-ce qu'un remplacement : remplacement temporaire et passation de fonctions.
Types d'absence privés
Si le type d'une absence est marqué comme privé, par exemple les types par défaut Congé maladie et Congé parental, vous voyez un point gris et le mot Absent à la place du nom du type, sauf si vous êtes la personne absente ou l'approbateur de cette demande. La date de fin et les remplaçants sont toujours affichés. Les détails figurent dans KB10345. Types d'absence privés : ce que les collègues voient dans le calendrier.
Si quelqu'un manque
| Ce que vous remarquez | Raison possible |
|---|---|
| Une personne attendue n'est pas listée | La demande est encore en attente, a été refusée ou annulée, la personne ne fait pas partie du périmètre choisi, ou la limite Nombre maximal de personnes affichées est atteinte. |
| Une entrée n'a pas de partie Remplacé par | Aucun remplacement actif n'existe, le remplaçant a refusé ou le remplacement a été annulé. Les responsables peuvent repérer ces lacunes dans l'onglet Sans remplaçant (KB10338. Comment trouver les absences sans remplaçant). |
| Le bloc indique Personne n'est absent aujourd'hui. | Personne dans votre périmètre n'a d'absence approuvée aujourd'hui. |
📝 Remarque
Le bloc est chargé à l'ouverture de la page. Après le retour d'un collègue ou l'approbation d'une nouvelle absence, actualisez la page pour mettre le bloc à jour.
💡 Astuce
Pour désigner quelqu'un qui remplacera une absence sans remplaçant, voir KB10337. Comment affecter un remplaçant à votre collaborateur direct.
