Absence & Coverage Présentation
Lorsqu'un collègue part en congé, il peut vous désigner comme la personne qui assure son travail. Rien n'est contraignant tant que vous ne l'avez pas confirmé : chaque nouveau remplacement commence avec le statut En attente de confirmation, et seul vous, en tant que remplaçant, pouvez le passer à « accepté » ou « refusé ».
Cet article montre où apparaît, dans le composant WebPart Substitutions, un remplacement qui attend votre réponse, comment l'accepter ou le refuser, et ce que voient ensuite les autres personnes concernées. Il s'adresse au remplaçant. Si c'est vous qui vous absentez, consultez KB10332. Comment désigner un remplaçant lorsque vous demandez un congé.
Avant de commencer
- Comme tout utilisateur du produit, vous avez besoin d'un accès Membre (modification) au site SharePoint qui contient les listes d'absences. L'administrateur le configure une seule fois pour toute l'entreprise.
- Une page contenant le composant WebPart Substitutions doit être à votre disposition : une page SharePoint ou l'application Microsoft Teams, selon la manière dont votre entreprise l'a publiée.
- Le produit n'envoie aucun e-mail ni message Teams lorsqu'on vous désigne comme remplaçant. Vous l'apprenez en ouvrant le composant WebPart ; demandez donc à votre collègue ou à votre responsable où il est publié et consultez-le de temps en temps.
📝 Remarque
Les remplacements viennent de deux sources : un collègue peut vous désigner dans une demande d'absence (voir KB10350. Comment les demandes d'absence et les remplacements fonctionnent ensemble), ou un responsable ou la personne absente peut vous affecter directement (voir KB10337. Comment affecter un remplaçant à votre collaborateur direct). Vous répondez de la même manière dans les deux cas.
Trouver les remplacements qui attendent votre réponse
- Ouvrez la page contenant le composant WebPart Substitutions.
- Sélectionnez l'onglet Je remplace. Il répertorie toutes les personnes que vous remplacez maintenant ou que vous remplacerez plus tard. Si Je remplace est l'onglet par défaut du composant WebPart, il s'ouvre de lui-même.
- Repérez les lignes dont le statut est En attente de confirmation.
Le nombre affiché sur l'onglet Je remplace est un badge : il compte les remplacements qui attendent votre confirmation, de sorte que vous voyez d'un coup d'œil qu'une action est requise.
Chaque ligne indique qui vous est demandé de remplacer (avec la légende « Vous remplacez cette personne »), les tâches que la personne absente a confiées sous Responsabilités (si elle en a saisi), la période, le type de remplacement (Temporaire ou Passation de fonctions) et le statut. Une passation de fonctions sans date de fin affiche « à partir du » suivi de la date de début à la place d'une période.
Accepter un remplacement
- Dans l'onglet Je remplace, repérez la ligne dont le statut est En attente de confirmation.
- Vérifiez la personne, la période et les Responsabilités. Si les responsabilités sont vides, convenez des détails avec votre collègue en dehors du produit.
- Sélectionnez Accepter.
Le message « Vous avez accepté le remplacement. » s'affiche au-dessus des onglets, et le statut de la ligne passe de En attente de confirmation à une phase qui dépend des dates : Planifiée si la période n'a pas encore commencé, ou En cours si elle a commencé. Le badge de l'onglet Je remplace diminue d'une unité. Aucun commentaire n'est demandé.
Refuser un remplacement
- Dans l'onglet Je remplace, repérez la ligne dont le statut est En attente de confirmation.
- Sélectionnez Refuser.
Le message « Vous avez refusé le remplacement. » s'affiche et le statut de la ligne passe à Refusé. Le produit ne demande pas de motif ; indiquez donc vous-même à votre collègue ou à votre responsable pourquoi vous ne pouvez pas aider, sinon ils ne le sauront qu'en ouvrant le composant WebPart.
❗ Important
Votre réponse ne peut plus être modifiée de votre côté. Après un refus, les boutons Accepter et Refuser disparaissent de la ligne, et seule la personne absente peut annuler un remplacement accepté. Si vous avez refusé par erreur, demandez à votre collègue ou à votre responsable d'affecter de nouveau le remplacement.
Vous pouvez aussi accepter ou refuser depuis l'onglet Qui remplace qui : les mêmes boutons apparaissent sur les lignes où vous êtes le remplaçant. Voir KB10348. Comment savoir qui remplace qui.
Ce que voient les autres ensuite
| Votre action | Statut du remplacement | Ce que vous voyez | Ce que voit la personne absente | Ce que voit le responsable |
|---|---|---|---|---|
| Aucune pour l'instant | En attente de confirmation | Une ligne avec Accepter et Refuser, et un badge sur l'onglet Je remplace | Une ligne dans l'onglet Me remplacent avec le statut En attente de confirmation | Si le remplacement est lié à l'absence, l'absence reste dans l'onglet Sans remplaçant avec le statut « En attente de » suivi de votre nom |
| Accepter | Accepté, affiché comme Planifiée ou En cours | La ligne reste dans l'onglet Je remplace jusqu'à la fin de la période, sans boutons | La même ligne avec le statut Planifiée ou En cours | Une absence liée à ce remplacement quitte l'onglet Sans remplaçant : elle est désormais couverte |
| Refuser | Refusé | La ligne reste avec le statut Refusé jusqu'à la fin de la période, sans boutons | La ligne reste dans l'onglet Me remplacent avec le statut Refusé | Une absence liée à ce remplacement apparaît dans l'onglet Sans remplaçant avec votre nom suivi de « a refusé », et un bouton Affecter pour choisir quelqu'un d'autre |
L'onglet Sans remplaçant est disponible pour les responsables qui ont des collaborateurs directs dans Microsoft Entra ID ; il est décrit dans KB10338. Comment trouver les absences sans remplaçant.
Quand la période se termine
Après sa date de fin, un remplacement quitte les onglets Je remplace et Me remplacent. Vous pouvez encore le retrouver pendant 30 jours dans l'onglet Qui remplace qui avec le filtre Terminée. Un remplacement sans date de fin (une passation de fonctions) reste actif tant que la personne absente ne l'annule pas.
Si vous ne répondez pas, le remplacement reste simplement En attente de confirmation. Le responsable continue de voir l'absence comme non couverte ; répondez donc dès que vous savez si vous pouvez aider.
📝 Remarque
L'acceptation d'un remplacement ne modifie pas l'absence elle-même. La demande d'absence conserve son propre statut et, dans le Team Absence Calendar, le texte « Remplacé par » suivi de votre nom s'affiche à côté de la personne absente tant que le remplacement est en cours. Voir KB10342. Comment voir qui est absent aujourd'hui et qui le remplace.
