--- title: "Comment transmettre ses fonctions lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise (sans date de fin)" description: "Guide pas à pas pour créer une passation de fonctions sans date de fin dans Vitextra Absence & Coverage : affectez le remplaçant, décrivez les responsabilités, faites confirmer la passation et mettez-y fin lorsqu'elle n'est plus nécessaire." url: https://vitextra.com/fr/support/kb/10349 language: fr published: 2026-10-28 modified: 2026-10-28 products: - "Absence & Coverage" author: "Lidija Reising" tags: ["passation de fonctions", "collaborateur quitte l'entreprise", "remplaçant sans date de fin", "remplacement permanent", "transmettre les tâches départ", "Vitextra Absence & Coverage", "People Connector remplacement", "remplaçant SharePoint"] --- # Comment transmettre ses fonctions lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise (sans date de fin) Guide pas à pas pour créer une passation de fonctions sans date de fin dans Vitextra Absence & Coverage : affectez le remplaçant, décrivez les responsabilités, faites confirmer la passation et mettez-y fin lorsqu'elle n'est plus nécessaire. ## Présentation Toutes les absences ne se terminent pas. Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, change de poste ou part en congé prolongé sans date de retour certaine, quelqu'un doit reprendre ses tâches, ses approbations et ses boîtes aux lettres partagées **jusqu'à nouvel ordre**. Dans Vitextra Absence & Coverage, il s'agit d'un remplacement de type **Passation de fonctions**. Contrairement à un remplacement **Temporaire**, il n'a pas besoin de date de fin et reste actif jusqu'à son annulation. Cet article montre comment créer une telle passation dans le composant WebPart **Substitutions**, ce que le remplaçant doit faire, à quoi ressemble la passation ensuite et comment y mettre fin. --- ## Remplacement temporaire ou passation de fonctions | | Temporaire | Passation de fonctions | |:---|:---|:---| | Cas typique | Congés, maladie, déplacement professionnel | Départ d'un collaborateur, changement de poste, congé prolongé sans date de retour | | **Date de fin** | Obligatoire | Facultative | | Affichage de la période | Une plage de dates | « à partir du » suivi de la date de début, s'il n'y a pas de date de fin | | Quand elle se termine | Après la date de fin | Après la date de fin, si vous en définissez une ; sinon seulement lorsqu'elle est annulée | Si vous connaissez déjà le dernier jour du remplacement, vous pouvez aussi définir une date de fin pour une passation de fonctions. Elle se comporte alors comme un remplacement temporaire désigné comme passation. --- ## Avant de commencer - Vous avez besoin d'un accès **Membre (modification)** au site qui contient les listes d'absences, ainsi que de la page contenant le composant WebPart **Substitutions**. - Le remplaçant a besoin du même accès, car il doit ouvrir le composant WebPart **Substitutions** pour confirmer la passation. - Décidez de ce qui est exactement transmis. Un texte clair dans le champ **Responsabilités** évite de nombreuses questions par la suite. --- ## Créer la passation de fonctions 1. Ouvrez la page contenant le composant WebPart **Substitutions**. 2. Sélectionnez **Affecter un remplaçant**. Le volet **Affecter un remplaçant** s'ouvre. 3. Dans **Personne absente**, sélectionnez le collaborateur qui part. Le champ contient d'abord votre propre nom ; remplacez-le. Vous pouvez choisir n'importe quelle personne. 4. Dans **Remplaçant**, sélectionnez le collègue qui reprend les fonctions. 5. Dans **Type de remplacement**, sélectionnez **Passation de fonctions**. Le message « Une passation de fonctions n'a pas de date de fin, sauf si vous en définissez une. » s'affiche. 6. Dans **Date de début**, sélectionnez le premier jour de la passation, en général le lendemain du dernier jour de travail du collaborateur. 7. Laissez **Date de fin (facultatif)** vide pour créer une passation sans date de fin. 8. Dans **Responsabilités**, décrivez ce que le remplaçant reprend, par exemple « Approbations des fournisseurs, boîte de réception clients, boîte aux lettres partagée ». 9. Sélectionnez **Enregistrer**. ![Le volet Affecter un remplaçant configuré comme passation de fonctions](https://static.vitextra.com/articles/10349/assign-handover-panel-fr.png) *Le volet Affecter un remplaçant configuré comme passation de fonctions* Le volet se ferme et le message « Le remplacement a été créé. Le remplaçant doit le confirmer. » s'affiche. Si une valeur obligatoire manque, le volet affiche à la place l'un de ces messages : « Sélectionnez la personne absente. », « Sélectionnez le remplaçant. », « Le remplaçant ne peut pas être la personne absente. », « Sélectionnez les dates de début et de fin. » (lorsque la date de début manque) ou « La date de fin ne peut pas être antérieure à la date de début. » --- ## Le remplaçant confirme La passation commence avec le statut **En attente de confirmation**, comme tout remplacement. Le remplaçant ouvre l'onglet **Je remplace**, vérifie les **Responsabilités** et sélectionne **Accepter** ou **Refuser**. Les détails figurent dans [KB10347. Comment accepter ou refuser un remplacement](https://vitextra.com/fr/support/kb/10347). Le produit n'envoie ni e-mail ni message Teams ; informez donc personnellement le remplaçant qu'une passation l'attend. 📝 **Remarque** Un remplacement créé dans la barre d'outils n'est lié à aucune demande d'absence. Il reste indépendant des demandes et ne retire aucune absence de l'onglet **Sans remplaçant**. Voir [KB10350. Comment les demandes d'absence et les remplacements fonctionnent ensemble](https://vitextra.com/fr/support/kb/10350). --- ## À quoi ressemble la passation Après la confirmation, la passation est visible à trois endroits : - Dans l'onglet **Je remplace** du remplaçant, avec la légende « Vous remplacez cette personne » et le texte **Responsabilités**. - Dans l'onglet **Me remplacent** du collaborateur, tant qu'il peut utiliser le composant WebPart. - Dans l'onglet **Qui remplace qui** pour toutes les personnes qui travaillent avec le site, afin que les collègues trouvent le bon interlocuteur. Voir [KB10348. Comment savoir qui remplace qui](https://vitextra.com/fr/support/kb/10348). La période est écrite « à partir du » suivi de la date de début, le type est **Passation de fonctions**, et l'étiquette affiche **Planifiée** avant la date de début et **En cours** ensuite. Sans date de fin, l'étiquette ne passe jamais à **Terminée**. ![Une passation de fonctions sans date de fin dans la liste Qui remplace qui](https://static.vitextra.com/articles/10349/handover-row-fr.png) *Une passation de fonctions sans date de fin dans la liste Qui remplace qui* --- ## Mettre fin à la passation de fonctions Une passation sans date de fin ne se termine pas automatiquement. Elle reste **En cours** jusqu'à son annulation. **Si le collaborateur peut encore se connecter** (changement de poste, congé prolongé) : le collaborateur ouvre le composant WebPart **Substitutions** et sélectionne **Annuler le remplacement** sur la ligne. Le composant WebPart affiche « Le remplacement a été annulé. » et la ligne disparaît de toutes les listes. **Si le collaborateur est parti :** le composant WebPart n'autorise que la personne absente à annuler un remplacement, et un responsable ne peut pas l'annuler à la place du collaborateur. Dans ce cas, un administrateur du site ouvre la liste **Substitutions** du site, trouve l'élément et modifie uniquement la colonne `SubstitutionStatus` en `Cancelled`. Ne modifiez pas les autres colonnes. ❗ **Important** Une passation annulée ne peut pas être rétablie dans le composant WebPart. Si les fonctions passent plus tard à une autre personne, créez une nouvelle passation. Annulez d'abord l'ancienne ; sinon **Qui remplace qui** affiche deux remplaçants actifs pour la même personne. --- ## Utiliser les données dans d'autres solutions 📝 **Remarque** La liste **Substitutions** est une source de données pour Vitextra People Connector (« qui remplace X ») et pour les étapes de passation d'un processus de départ. Une passation sans date de fin reste active dans ces données ; c'est donc un moyen pratique de conserver une réponse correcte à « qui remplace X ? » après le départ d'un collaborateur. Les champs utilisés sont AbsentUser, Substitute, StartDate, EndDate, Kind et SubstitutionStatus.