--- title: "Comment les demandes d'absence et les remplacements fonctionnent ensemble" description: "Référence sur le lien entre les demandes d'absence et les remplacements dans Vitextra Absence & Coverage : quand un remplacement est créé, ce qui se passe à l'approbation, au refus et à l'annulation, comment apparaissent les absences non couvertes et pourquoi les remplacements autonomes se comportent différemment." url: https://vitextra.com/fr/support/kb/10350 language: fr published: 2026-10-28 modified: 2026-10-28 products: - "Absence & Coverage" author: "Lidija Reising" tags: ["demande d'absence remplaçant", "cycle de vie d'un remplacement", "approuver une absence remplaçant", "annuler une absence remplacement", "absence non couverte", "remplacement autonome", "Vitextra Absence & Coverage", "gestion des absences SharePoint"] --- # Comment les demandes d'absence et les remplacements fonctionnent ensemble Référence sur le lien entre les demandes d'absence et les remplacements dans Vitextra Absence & Coverage : quand un remplacement est créé, ce qui se passe à l'approbation, au refus et à l'annulation, comment apparaissent les absences non couvertes et pourquoi les remplacements autonomes se comportent différemment. ## Présentation Une demande d'absence indique **quand** une personne est absente. Un remplacement indique **qui** la remplace. Dans Vitextra Absence & Coverage, ce sont deux enregistrements distincts qui peuvent être liés : un remplacement créé pour une demande suit le sort de cette demande, tandis qu'un remplacement créé seul ne le suit pas. Cet article décrit pas à pas le cycle de vie des deux enregistrements, afin que les collaborateurs, les approbateurs et les responsables sachent à quoi s'attendre après chaque action. Il ne répète pas les instructions propres à chaque écran ; les liens vers celles-ci figurent dans la dernière section. --- ## Ce qui est lié et ce qui ne l'est pas | | Demande d'absence | Remplacement lié à la demande | |:---|:---|:---| | Où il est créé | **Nouvelle demande** dans le composant WebPart **My Absences** | Automatiquement, à partir du champ **Remplaçant** de la demande, ou avec **Affecter** dans l'onglet **Sans remplaçant** | | Qui doit donner son accord | L'approbateur (inutile pour les types sans approbation) | Le remplaçant, qui accepte ou refuse | | Dates | Début et fin de l'absence | Copiées depuis la demande lors de la création du remplacement ; les demi-journées ne sont pas reprises | | Type | – | Toujours **Temporaire** lorsqu'il est créé à partir de la demande | | **Responsabilités** | – | Vide lorsqu'il est créé à partir de la demande ; le texte se saisit uniquement dans le volet **Affecter un remplaçant** | | Lien | – | Le remplacement mémorise le numéro de la demande | Un remplacement créé avec **Affecter un remplaçant** dans la barre d'outils du composant WebPart **Substitutions** n'est lié à aucune demande. Dans cet article, il est qualifié d'autonome. Le lien est à sens unique. Une demande modifie ses remplacements ; un remplacement ne modifie jamais la demande. L'acceptation, le refus ou l'annulation d'un remplacement ne change pas le statut de la demande. --- ## Le cycle de vie pas à pas | Événement | Demande | Remplacement | Ce que voient les personnes | |:---|:---|:---|:---| | Le collaborateur envoie une demande d'un type **avec approbation** et désigne un remplaçant | **En attente d'approbation** | Pas encore créé. Le nom est seulement mémorisé dans la demande | **Remplaçant :** avec le nom dans la ligne de la demande ; l'approbateur voit la même ligne dans l'onglet **Approbations** | | L'approbateur sélectionne **Approuver** | **Approuvée** | Un remplacement est créé avec le statut **En attente de confirmation** et les dates de la demande | Le remplaçant voit un badge sur l'onglet **Je remplace** | | Le collaborateur envoie une demande d'un type **sans approbation**, ou il est son propre approbateur, et désigne un remplaçant | **Approuvée** immédiatement | Le remplacement est créé immédiatement avec le statut **En attente de confirmation** | Idem, sans délai d'attente | | Le remplaçant sélectionne **Accepter** | Aucun changement | **Accepté** | L'absence quitte l'onglet **Sans remplaçant** ; l'étiquette affiche **Planifiée** ou **En cours** | | Le remplaçant sélectionne **Refuser** | Aucun changement | **Refusé** | L'absence reste dans l'onglet **Sans remplaçant** avec « a refusé » après le nom ; le responsable peut sélectionner **Affecter** | | L'approbateur sélectionne **Refuser** | **Refusée** | Aucun remplacement n'existe encore ; s'il en existait un, il passerait à **Annulé**. Le remplaçant cité dans la demande n'est jamais sollicité | Le remplaçant ne voit rien | | Le collaborateur sélectionne **Annuler la demande** | **Annulée** | Chaque remplacement de cette demande passe à **Annulé**, y compris ceux acceptés et refusés | Les remplacements disparaissent des listes du remplaçant et de la personne absente | | La personne absente sélectionne **Annuler le remplacement** | Aucun changement. La demande reste **Approuvée** | **Annulé** | L'absence revient dans l'onglet **Sans remplaçant** | | Le collaborateur ne désigne aucun remplaçant | Aucun changement | Aucun | Une absence approuvée apparaît dans l'onglet **Sans remplaçant** du responsable, sauf si son type a la catégorie Remote | ![Une demande approuvée et le remplacement créé à partir de celle-ci](https://static.vitextra.com/articles/10350/request-and-substitution-fr.png) *Une demande approuvée et le remplacement créé à partir de celle-ci* 📝 **Remarque** Le produit n'envoie ni e-mail ni message Teams. Chacun voit les changements en ouvrant le composant WebPart : l'approbateur grâce au badge de l'onglet **Approbations**, le remplaçant grâce au badge de l'onglet **Je remplace**. --- ## Un déroulement typique 1. Anna Berzina demande des congés du 2 au 13 novembre 2026 et désigne Jonas Kalns comme remplaçant. 2. La demande est **En attente d'approbation**. Peter Hansen, son responsable, la voit dans l'onglet **Approbations** avec la ligne « Remplaçant : Jonas Kalns ». 3. Peter sélectionne **Approuver**. La demande devient **Approuvée**, et un remplacement du 2 au 13 novembre avec le statut **En attente de confirmation** est créé. 4. Jonas ouvre le composant WebPart **Substitutions**, voit le badge sur **Je remplace** et sélectionne **Accepter**. Le remplacement affiche désormais **Planifiée**. 5. Le 2 novembre, l'étiquette passe à **En cours**, et le Team Absence Calendar affiche pour Anna, dans le bloc **Absents aujourd'hui**, « Remplacé par » Jonas Kalns. 6. Si Anna annule ses congés avant leur fin, la demande devient **Annulée** et le remplacement disparaît. --- ## Absences non couvertes L'onglet **Sans remplaçant** répertorie les absences approuvées des collaborateurs directs d'un responsable pour les 120 prochains jours (y compris celles déjà en cours), à l'exception des absences dont le type a la catégorie Remote. Une absence reste dans l'onglet tant qu'il n'existe pas de remplacement **accepté** **lié à cette absence**. ❗ **Important** Seul un remplacement lié à l'absence comble le manque. Un remplacement autonome pour la même personne et les mêmes dates, créé avec **Affecter un remplaçant** dans la barre d'outils, figure dans les listes mais ne retire pas l'absence de l'onglet **Sans remplaçant**. Pour combler un manque, utilisez le bouton **Affecter** de la ligne concernée : il ouvre le volet avec la personne et les dates de l'absence et lie le nouveau remplacement à celle-ci. --- ## Remplacements autonomes Utilisez un remplacement autonome lorsqu'aucune demande n'existe : pour la passation de fonctions d'un collaborateur qui part, pour remplacer un poste, ou pour un remplaçant convenu après l'approbation d'une demande qui n'en comportait pas. Un tel remplacement : - est valable pour les dates que vous saisissez et n'est pas affecté lorsqu'une demande est refusée ou annulée ; - doit tout de même être accepté par le remplaçant ; - ne peut être annulé que par la personne absente, avec **Annuler le remplacement** ; - n'apparaît pas dans la liste des absences non couvertes et n'en comble aucune. Pour un remplacement sans date de fin, voir [KB10349. Comment transmettre ses fonctions lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise (sans date de fin)](https://vitextra.com/fr/support/kb/10349). 💡 **Astuce** Si le collaborateur a oublié de désigner un remplaçant, le responsable n'a pas besoin de refuser la demande. Il ouvre l'onglet **Sans remplaçant**, sélectionne **Affecter** sur la ligne de l'absence et choisit le remplaçant. Le nouveau remplacement est lié à la demande et la suit désormais.