Policy Acknowledgement Une fiche de politique décrit une politique et pointe vers son contenu. Créer ou modifier la fiche est une opération distincte de la publication d'une version et de son attribution aux employés. Ouvrez Policy Manager en tant qu'administrateur, responsable de conformité ou auteur de politique.
Créer la fiche de politique
- Sélectionnez Nouvelle politique.
- Renseignez Titre et Brève description. Le titre est obligatoire.
- Sélectionnez ou saisissez Catégorie et choisissez Importance : Obligatoire, Recommandé ou Informatif.
- Sélectionnez une personne dans Responsable de la politique. Pour une nouvelle politique, l'utilisateur actuel est normalement présélectionné.
- Sélectionnez Source du contenu et renseignez URL du contenu. Utilisez l'option document, page SharePoint ou URL externe correspondant au contenu.
- Définissez Date d'entrée en vigueur, Prochaine date de révision et, le cas échéant, Étiquettes réglementaires. Séparez les balises par des virgules.
L'estimation du temps de lecture affichée décrit la politique. Elle est distincte du contrôle imposant une durée minimale de lecture.
Définir les options de lecture et de confirmation
Dans Exigences de lecture de documents, choisissez si l'ouverture et le défilement sont requis, définissez la durée minimale et indiquez si l'employé doit saisir son nom. Une durée minimale de 0 désactive cette condition de temps.
Si nécessaire, saisissez une valeur propre à la politique dans Texte de confirmation de lecture. Si elle est vide, le lecteur utilise le texte de la catégorie, puis la valeur globale par défaut, puis le texte localisé intégré. {Policy} et {Version} insèrent le titre de la politique et la version attribuée.
❗ Important
Les contrôles de lecture ne prouvent pas la compréhension. Pour les documents intégrés dans un cadre et les contenus externes, le lecteur peut satisfaire la condition de défilement après l'ouverture et une attente d'au moins 30 secondes ou de la durée minimale configurée, selon la plus longue des deux. Le nom saisi est un contrôle de confirmation, pas une signature électronique.
Remplir la fiche pour le lecteur, pas seulement le formulaire
Utilisez un titre permettant à l’employé de distinguer cette politique des documents associés. La description doit expliquer le sujet et les personnes censées l’utiliser ; elle s’affiche avant la lecture de la source. Un titre techniquement valide suffit au contrôle explicite des champs obligatoires, mais pas à préparer une politique publiée utile.
| Information | Décision à prendre avant publication |
|---|---|
| Propriétaire | Qui maintiendra la politique et résoudra les questions des employés ? |
| Catégorie | Où les lecteurs et utilisateurs des rapports doivent-ils la trouver ? |
| Importance | Comment la fiche doit-elle décrire son importance ? |
| Source | Quel fichier ou page maintenu constitue le document de référence à lire ? |
| Date d’effet | À partir de quand l’organisation prévoit-elle l’application de la politique ? |
| Date de réexamen | Quand le propriétaire doit-il vérifier que le contenu reste valide ? |
| Déclaration de confirmation | De quoi exactement l’employé attestera-t-il après lecture ? |
L’importance ne remplace pas la sélection du public et ne crée pas d’attributions. Les dates de réexamen relèvent de la maintenance par le propriétaire et ne prolongent pas les échéances des employés. Ces champs décrivent des parties différentes du processus ; n’utilisez pas une date ou un libellé unique pour remplacer la configuration de la campagne suivante.
Préparer une fiche d’exemple
Supposons que vous prépariez une politique de sécurité de l’information pour un service pilote. Donnez-lui un titre reconnaissable, choisissez le propriétaire responsable et une catégorie déjà utilisée pour des politiques similaires. Pointez la source vers le document maintenu, puis ouvrez cette URL avec un compte employé pilote. S’il ne peut pas le lire directement, résolvez ce problème avant publication.
Déterminez si la déclaration de confirmation de la catégorie exprime déjà la confirmation requise. Si oui, laisser vide le champ propre à la politique évite de maintenir le même texte à plusieurs endroits. Si cette politique nécessite un autre texte, saisissez sa déclaration et vérifiez les espaces réservés dans un lecteur pilote. Les descriptions et déclarations saisies par l’administrateur ne sont pas automatiquement traduites avec l’interface.
Définissez une estimation de lecture réaliste à titre indicatif, puis choisissez séparément les conditions de lecture effectives. Vérifiez le type de source avant d’exiger le défilement : une page intégrée et un document encadré sont mesurés différemment. Enregistrez le brouillon et rouvrez-le pour vérifier propriétaire, dates et source au lieu de passer directement à une large campagne.
Distinguer une modification de fiche d’une révision contrôlée
Corriger la description ou transférer la responsabilité à un autre propriétaire relève de la maintenance de fiche. Réviser le contenu source et demander une nouvelle confirmation nécessite une décision de publication et de diffusion. Modifier l’URL ou le texte de confirmation d’une fiche utilisée peut changer ce que voit l’employé après rechargement d’une attribution existante ; l’enregistrement ne fige pas une copie historique distincte de chaque paramètre.
Avant de modifier une politique en usage, examinez sa version actuelle et les attributions en attente. Décidez si le changement relève d’une nouvelle version publiée et, dans ce cas, consignez un résumé utile des modifications. Consultez KB10514. Publier une nouvelle version d’une politique et demander une nouvelle confirmation pour les révisions majeures et éditoriales et KB10510. Configurer les catégories de politiques et les textes de confirmation pour la priorité des déclarations.
Enregistrer, retrouver et modifier la politique
Sélectionnez Enregistrer. Une nouvelle politique est enregistrée comme Brouillon. Si elle n'est pas visible, changez le filtre d'état de Policy Manager en Brouillon ou Tous les statuts. Les auteurs voient les politiques dont le responsable correspond à leur compte ; changer de responsable peut retirer la fiche de la vue de l'auteur d'origine.
Pour modifier une politique visible, sélectionnez-la, utilisez Modifier, mettez les champs à jour et enregistrez. L'enregistrement de la fiche ne publie pas de nouvelle version du contenu et ne crée pas d'attributions aux employés. Pour la première publication, poursuivez avec KB10502. Publier la première version d'une politique, puis créez une campagne à l'aide de KB10503. Créer et lancer une campagne Policy Acknowledgement.
