Policy Acknowledgement Archivez une politique lorsqu’elle ne doit plus apparaître dans le catalogue habituel des politiques publiées. Cela modifie l’état de cycle de vie de sa fiche. Ce n’est pas une opération de suppression de données, de conservation, de révocation d’attributions ou de retrait d’autorisations. Décidez du traitement des tâches existantes avant de modifier l’état.
Examiner d’abord l’impact
Ouvrez la fiche en tant qu’administrateur, responsable de la conformité ou propriétaire disposant d’un accès de gestion. Vérifiez sa version actuelle, ses campagnes actives, ses attributions en attente et les reçus pertinents. Si vous la remplacez par une autre politique, consignez la fiche et la version utilisées pour la campagne de remplacement.
Ne supposez pas que l’archivage masquera le document source. La source reste à son URL configurée avec ses propres autorisations. Les preuves et fichiers de version existants restent également à leurs emplacements de stockage.
Archiver la politique
- Dans Policy Manager, sélectionnez la politique voulue et vérifiez son titre et sa version actuelle.
- Sélectionnez Archiver. L’action applique directement le changement d’état ; l’interface actuelle ne propose pas de processus de confirmation séparé.
- Passez le filtre d’état de la politique à Archivé ou Tous les statuts si la fiche disparaît de la vue par défaut.
- Vérifiez l’état archivé et examinez la politique dans la bibliothèque et les pages de gestion.
La bibliothèque charge les politiques publiées et en réexamen ; les fiches archivées ne font donc plus partie de ce catalogue. Les actions de publication et de nouvelle campagne sont désactivées sur la fiche archivée. Ces effets dans l’interface n’effacent pas son historique des versions.
Vérifier séparément les campagnes et les attributions
L’archivage modifie l’état de la politique ; il n’arrête pas automatiquement les campagnes, ne marque pas les attributions comme annulées et ne supprime pas les confirmations. L’arrêt d’une campagne est lui-même une action distincte avec ses propres limites, décrites dans KB10523. Suivre et arrêter les campagnes de politiques.
My Policies repose sur les attributions, et un lien direct vers le lecteur peut toujours charger une politique à partir de son identifiant. Une ancienne attribution peut donc rester visible ou accessible après l’archivage. Les vues de rapport peuvent aussi continuer à inclure des lignes d’attribution même si la politique n’apparaît plus dans une matrice des politiques publiées. Vérifiez le comportement réel pour les employés et les rapports plutôt que d’utiliser l’archivage comme frontière de contrôle d’accès.
❗ Important
Ne supprimez pas les listes sous-jacentes, les enregistrements de preuve ou les fichiers source pour résoudre plus rapidement les attributions en attente. L’archivage est un état du cycle de vie, pas un processus complet de retrait. Si votre organisation exige des garanties de retrait ou de conservation dépassant les contrôles actuels, convenez d’une procédure prise en charge avant de rendre le contenu indisponible.
Restaurer la fiche en tant que brouillon
Sélectionnez la politique archivée et choisissez Restaurer la politique en tant que brouillon. Vérifiez que son état devient brouillon, puis adaptez le filtre pour la retrouver. La restauration n’efface pas la version actuelle, ne retire pas les campagnes précédentes et ne réinitialise pas les preuves historiques. Examinez donc la fiche comme une politique existante, et non comme un nouvel élément entièrement vide.
Examinez le propriétaire, la source, les conditions de lecture, les dates et l’historique. Publiez une nouvelle version appropriée avant une rediffusion normale, puis configurez la campagne voulue. Une ancienne valeur de version actuelle pouvant subsister, ne déduisez pas que la fiche restaurée est prête uniquement parce qu’une action de campagne semble disponible.
Vérifier la modification terminée
Vérifiez l’état de la politique, sa visibilité dans la bibliothèque et une attribution représentative d’un employé. Confirmez que l’historique conservé reste disponible aux utilisateurs autorisés et que la politique de remplacement ou restaurée suit le parcours de publication et de diffusion prévu. Utilisez KB10515. Examiner l’historique des versions et les instantanés des documents d’une politique pour examiner l’historique et KB10514. Publier une nouvelle version d’une politique et demander une nouvelle confirmation pour republier.
