Préparer les données Microsoft Entra ID pour un organigramme précis

Introduction

Le composant WebPart Vitextra Organizational Chart n'a pas de données propres : il dessine la hiérarchie à partir des profils utilisateur de Microsoft Entra ID, et il est exactement aussi précis que ces profils. C'est sa grande force - les changements de l’annuaire apparaissent après l’actualisation des données, sans redessiner l’organigramme -, mais cela signifie qu'un organigramme propre commence dans l'annuaire, et non dans les paramètres du composant WebPart.

Cet article explique quels attributs l'organigramme utilise, où les gérer, et quelles conventions permettent d'obtenir un organigramme à racine unique, aux branches complètes et aux cartes pertinentes. Il s'adresse aux personnes qui s'occupent de l'annuaire : administrateurs Microsoft 365, administrateurs d'identité et équipes RH qui travaillent avec eux.

Les attributs utilisés par l'organigramme

Tous ces attributs sont des attributs standard d'un utilisateur Microsoft Entra ID. Aucune extension de schéma, aucun attribut personnalisé ni aucun système supplémentaire n'est requis.

Où gérer les données

L'endroit où vous modifiez les attributs dépend de l'endroit où vos identités sont gérées à la source.

Comptes cloud uniquement

Pour les comptes créés directement dans Microsoft 365, modifiez le profil dans le centre d'administration Microsoft Entra : accédez à Utilisateurs → Tous les utilisateurs, ouvrez l'utilisateur, cliquez sur Modifier les propriétés et renseignez la section Informations professionnelles - Fonction, Service, Responsable, Identifiant de l’employé, Bureau - ainsi que la section Informations de contact pour les numéros de téléphone et l'adresse. Les mêmes champs sont disponibles dans le centre d'administration Microsoft 365 sous Utilisateurs → Utilisateurs actifs → l'utilisateur → Gérer les informations de contact et Gérer le responsable.

Comptes synchronisés depuis Active Directory

Si les utilisateurs sont synchronisés depuis un Active Directory local avec Microsoft Entra Connect ou Cloud Sync, l'annuaire local fait foi et les attributs du cloud sont en lecture seule. Modifiez l'utilisateur dans Utilisateurs et ordinateurs Active Directory : l'onglet Organisation contient Fonction, Service, Société et Responsable, les onglets Général et Adresse contiennent les coordonnées, et Identifiant de l’employé correspond à l'attribut employeeID. Les modifications parviennent à Microsoft Entra ID lors du prochain cycle de synchronisation - toutes les 30 minutes par défaut pour Entra Connect Sync ; Cloud Sync utilise sa propre planification.

Provisionnement piloté par les RH

Les organisations qui provisionnent leurs utilisateurs depuis un système RH tel que Workday ou SAP SuccessFactors disposent déjà de la structure hiérarchique dans ce système. Associez le champ responsable du système RH à l'attribut Responsable d'Entra ID dans la configuration du provisionnement, ainsi que l'intitulé de poste, le service et le site : l'organigramme suivra automatiquement chaque changement organisationnel effectué dans le système RH.

Garder la hiérarchie propre

Une seule racine

En mode Entreprise entière (Toute l'entreprise), l'organigramme part des comptes qui n'ont pas de responsable. Idéalement, il s'agit d'une seule personne - le directeur général -, de sorte que l'organigramme ait une racine unique. Tous les autres employés, y compris l'équipe de direction, doivent avoir un responsable défini.

Passez en revue les employés qui apparaissent actuellement au niveau supérieur de l'organigramme : chacun d'eux est soit un véritable sommet de la hiérarchie, soit un employé dont la valeur Responsable est manquante. Le mode Entreprise entière de l'organigramme est l'outil d'audit le plus rapide pour cela - les racines superflues sont visibles d'un coup d'œil.

Aucune rupture dans la chaîne

Une ligne hiérarchique n'est tracée que si ses deux extrémités figurent dans l'organigramme. Si un responsable est exclu - parce que son compte n'a pas de licence ou d'intitulé de poste, qu'il est désactivé ou qu'il s'agit d'un invité -, toutes les personnes placées sous ce responsable disparaissent de l'organigramme avec lui. Les responsables méritent donc une attention particulière : leurs profils doivent être complets et disposer d'une licence. Il en va de même pour la personne sélectionnée comme racine dans le mode Employés relevant d'un utilisateur spécifique (Employés rattachés à un utilisateur précis).

Aucune boucle

Un compte dont le responsable est lui-même est traité comme une racine. Deux comptes qui sont le responsable l'un de l'autre, ou une boucle plus longue, ne peuvent pas être rendus sous forme d'arbre : l'organigramme s'arrête à la limite de profondeur, et les personnes prises dans la boucle se retrouvent à une position déroutante. Les boucles sont rares et résultent presque toujours d'une erreur de saisie manuelle ; la solution consiste à définir le bon responsable pour l'un des comptes.

Comptes de service et boîtes aux lettres partagées

Les comptes qui ne correspondent pas à des personnes - boîtes aux lettres partagées, salles de réunion, comptes de service, utilisateurs de test - doivent rester en dehors de l'organigramme. La convention la plus simple consiste à laisser leur Fonction vide et à ne leur attribuer aucune licence : les exclusions par défaut du composant WebPart les masquent alors sans aucune configuration. Si ces comptes doivent obligatoirement disposer d'une licence, donnez-leur un service reconnaissable (Comptes de service, par exemple) ou un motif de nommage dans le nom d'utilisateur principal, afin qu'une condition de filtrage puisse les exclure.

Rendre les cartes pertinentes

Les champs des cartes ne sont utiles que dans la mesure où les données qui les alimentent le sont :

• Noms de service cohérents. Les filtres comparent les valeurs des attributs sous forme de texte : Sales, Sales Department et Sales EMEA sont donc trois services différents. Convenez d'une convention de nommage et appliquez-la partout ; le filtre par service sur le site d'un service en dépend.
• Des intitulés de poste parlants. L'intitulé de poste est la deuxième ligne de la carte par défaut. Ingénieur senior en dit plus à un collègue que Employé.
• Bureau et ville. Pour les organisations qui comptent plusieurs sites, ces deux attributs rendent l'organigramme beaucoup plus utile : ils figurent sur la carte et permettent des filtres tels que « le bureau de Riga ».
• Photos. Les utilisateurs peuvent charger leur propre photo dans leur profil Microsoft 365 ou dans Teams ; les administrateurs peuvent charger des photos dans le centre d'administration Microsoft 365, et les organisations hybrides peuvent synchroniser l'attribut thumbnailPhoto depuis Active Directory.

Une routine de maintenance

Les données d'annuaire dérivent : des personnes changent d'équipe, des responsables changent, de nouvelles recrues arrivent avec des profils à moitié remplis. Une routine légère permet de conserver la fiabilité de l'organigramme :

1. Intégration (onboarding). Rendez obligatoires les champs Responsable, Fonction et Service dans le processus de création de compte - qu'il s'agisse d'un formulaire, d'une règle de provisionnement ou d'une liste de contrôle.
2. Changements d'organisation. Lorsqu'un responsable change ou qu'une équipe est restructurée, mettez à jour l’attribut Responsable au moment de l'annonce ; l'organigramme se met à jour tout seul.
3. Vérification mensuelle. Ouvrez l'organigramme en mode Entreprise entière et examinez le niveau supérieur à la recherche de racines inattendues, puis recherchez les employés dont le service ou l'intitulé de poste est vide et complétez-les.
4. Départ (offboarding). Désactivez le compte d'une personne qui quitte l'entreprise ; la requête Microsoft Graph l’exclut de l’organigramme - et ses collaborateurs directs disparaissent avec elle jusqu'à l'attribution d'un nouveau responsable, ce qui rappelle utilement qu'il faut le faire rapidement.

En savoir plus sur le produit : https://vitextra.com/fr/products/org-chart