Absence & Coverage は、休暇申請、残日数、承認、チームの不在カレンダー、代理設定まで、不在に関するプロセス全体を Microsoft 365 テナント内で管理します。従業員は申請して残日数を確認でき、マネージャーはチーム内の重複を見ながら承認でき、誰が不在かは全員に見え、代理者の割り当て、確認、追跡も行えます。SharePoint Online と Microsoft Teams 向けに構築されており、すべてのデータは自社サイトの SharePoint リストに保存されます。
- 稼働日数をリアルタイムで計算する不在申請。半日と祝日に対応
- 繰り越しを含む不在の種類ごとの残日数。送信前に重複と残日数不足をチェック
- チーム内の競合を確認しながらのマネージャー承認。予備の承認者にも対応
- タイムラインと月表示のチーム不在カレンダー、「本日不在」サマリー、CSV エクスポート
- 非公開の不在の種類は同僚には「不在」とだけ表示
- 代理者が確認する代理設定: 一時的な代理と業務の引き継ぎに対応し、マネージャー向けに「代理者なし」をチェック
- Microsoft Teams の個人用アプリとタブ。すべてのデータは自社サイトの SharePoint リストに保存。50 言語に対応
概要
Absence & Coverage は、不在に関するプロセス全体を SharePoint Online イントラネットと Microsoft Teams に取り込みます。従業員は休暇を申請して残日数を確認でき、マネージャーはチームに穴を空けずに承認でき、同僚は誰が不在かを確認でき、代理者は自分が何を代理するのかを正確に把握できます。
このソリューションは、SharePoint Framework で構築された 3 つの Web パーツ My Absences、Team Absence Calendar、Substitutions で構成されます。これらはリストを保持する 1 つのサイトで連携して動作し、プロフィール、上司、直属の部下の情報は Microsoft Graph API を通じて Microsoft Entra ID から取得されます。契約が必要な外部サービスはなく、個人データがテナントの外に出ることもありません。
残日数をひと目で確認
My Absences Web パーツは、上限が設定されている不在の種類ごとのカードから始まります。付与日数 (繰り越しと調整を含む)、使用済みの日数、承認待ちの日数、残りの日数が進捗インジケーターとともに表示されます。休暇があと何日残っているかを経理部門に尋ねる必要はもうありません。
残日数の下には、その年の申請が種類、期間、稼働日数、ステータス、承認者、代理者とともに一覧表示されます。承認待ちおよび承認済みの申請は取り消すことができ、取り消した申請が残日数を減らすことはありません。
数回のクリックで休暇を申請
新しい申請をクリックし、不在の種類と期間を選び、必要に応じて代理者とコメントを入力します。稼働日数はリアルタイムで計算され、組織の勤務週に基づく週末と祝日は除外されます。初日または最終日を半日として数えることもできます。
問題は、却下されてからではなく、申請を送信する前に見つかります。期間が自分の別の申請と重なっている場合、申請が残日数を超えている場合、承認者が見つからない場合は、パネルが警告します。承認が不要な不在の種類は、すぐに承認されます。どの申請も .ics ファイルとして個人用カレンダーに追加できます。
全体像を見ながら承認
マネージャーには、判断待ちの申請数を示すカウンター付きの承認タブが表示されます。各申請には、従業員、期間、代理者、そして何より同じ期間に他に誰が不在かが表示されるため、承認によってチームが手薄になることはありません。コメントを添えて承認または却下すると、従業員は自分の一覧で結果を確認できます。
承認者は、Microsoft Entra ID に登録されている従業員の上司です。上司がいない場合は、サイトに設定した予備の承認者が使われ、承認者自身が行った申請は自動的に承認されます。
チームの不在カレンダー
Team Absence Calendar は、「誰が不在か」という疑問に全員が答えを得られるようにします。タイムライン表示 (行に人、列に日) では 1 週間、2 週間、1 か月の状況をすばやく把握でき、月表示では従来のカレンダー形式で確認できます。表示する対象は、自分のチーム、直属の部下、自分の部署、不在のあるすべての人から選べます。
不在の種類ごとに色が分かれ、週末と祝日には網掛けが付き、今日の位置が示され、半日は表示で区別され、承認待ちの申請は斜線で表示されるため、承認済みの申請と簡単に見分けられます。バーにポインターを合わせると、人、種類、期間、稼働日数、代理者が表示されます。
本日不在、フィルター、エクスポート
本日不在サマリーには、いま不在の人とその代理者が表示されます。不在の種類を示す凡例はクリックでき、種類を選ぶとカレンダーをその種類に絞り込めます。スイッチで承認待ちの申請の表示と非表示を切り替えられます。データを別の場所で使いたい場合は、CSV にエクスポートで表示中の期間を保存できます。
プライバシーも組み込まれています。病気や個人的な事情など、非公開に設定された不在の種類では、同僚には種類もコメントも表示されず、不在とだけ表示されます。
誰もが確認できる、信頼できる代理設定
代理はコメント欄のメモではなく、独立したオブジェクトとして扱われます。Substitutions Web パーツには、立場ごとにタブがあります。自分が代理には、誰を、どの期間、どの業務で代理するかが表示されます。自分の代理には、誰があなたの業務を引き継ぐかが表示されます。代理の対応表は組織全体を検索できる一覧で、各代理のステータス (進行中、予定、終了) を確認できます。
代理者は申請時に選ぶことも、後から割り当てることもできます。代理者はその代理を承諾または辞退するため、カバーが確実かどうかを全員が把握できます。業務欄には、代理者が引き継ぐ内容 (タスク、承認、顧客、共有メールボックスなど) を記載します。
空白を作らない — 業務の引き継ぎにも対応
マネージャーには代理者なしタブが表示されます。ここには、直属の部下の承認済みの不在のうち、今後数日以内で誰も代理を確認していないもの、または代理者が辞退したものが表示されます。割り当てをクリックするとパネルが開き、代理者の選択と業務内容の記入ができます。
代理には 2 種類あります。休暇などの不在向けの一時的と、退職する従業員向けの業務の引き継ぎです。業務の引き継ぎは、設定しない限り終了日がないため、最終出社日の後も知識の引き継ぎが見える状態で残ります。
自社のルール、自社のデータ
不在の種類、残日数、祝日、設定は、選択したサイトの通常の SharePoint リストに保存されます。ページに最初に追加した Web パーツがそのサイトの選択を求め、休暇、病気休暇、個人休暇、無給休暇、育児休暇、出張、リモートワークといった既定の種類を含むリストを作成します。種類ごとに、色、承認の要否、非公開かどうか、半日の可否、年間の上限を設定できます。
勤務週、予備の承認者、マイナスの残日数を許可するかどうかを設定し、祝日、個人ごとの付与日数、繰り越しを追加すると、稼働日数の計算に反映されます。すべてが自社の SharePoint サイトに保存されるため、アクセス許可、保持、バックアップは引き続き自社の管理下にあります。
サポート情報
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レビュー
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サポートされている言語
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プラットフォーム
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最近の変更内容
- v26.10.8 #
🚀 初回リリース
バージョン 26.10.8 は Vitextra Absences & Substitutions (Employee Lifecycle Suite) の最初の一般公開リリースです。SharePoint Online のページ用の 3 つの Web パーツと Microsoft Teams アプリで構成されます。従業員は不在を申請して残日数を確認し、上長はチームの不在の重複を確認しながら承認し、全員が誰が不在かを確認でき、代理者の割り当て、確認、追跡が行えます。すべてのデータはお使いのサイトの SharePoint リストに保存されます。ライセンスはユーザー単位ではなくテナント単位です。
My Absences
- 不在の種類ごとの残日数: 付与日数 (繰り越しを含む)、使用済み、保留中、残り。
- 新しい申請 パネル: 種類、日付、半日 (正午に開始または終了)、任意の代理者、コメント。勤務日数は入力中に計算されます (週末、祝日、半日)。申請の重複、残日数の不足、承認者の不在を警告します。承認が不要な種類はすぐに承認されます。
- 選択した年の 自分の申請: 状態、取り消し、自分のカレンダーに追加 (
.ics)。 - 承認者向けの 承認 タブ: この期間に他にも不在の人、コメント付きの承認または却下 (却下には理由が必須)。承認者は Microsoft Entra ID の上長、いない場合は代替承認者。自己承認は自動です。
- 任意の 今後の祝日 ブロック。
Team Absence Calendar
- タイムライン (人 × 日) と 月 のビュー。範囲は 週、2 週間、月。
- 対象: 自分のチーム、自分の直属の部下、自分の部署、不在のあるすべての人。
- 代理者付きの 本日不在、クリックできる 不在の種類 の凡例、承認待ちの申請は斜線、祝日と週末は網掛け、今日のマーカー、半日の印、ツールヒント、CSV にエクスポート。
- 非公開の不在の種類 (病気休暇など) は同僚には「不在」と表示されます。
Substitutions
- タブ 自分が代理、自分の代理、代理の対応表 (検索、進行中および予定 フィルター、状態 進行中 / 予定 / 終了)、および上長向けの 代理者なし (今後 120 日間の直属の部下の承認済みの不在で確定した代理者がいないもの、割り当て ボタン)。
- 代理者を割り当てる パネル: 不在の人、代理者、期間、種類、担当業務。種類は 一時的 と 業務の引き継ぎ (退職、終了日は任意)。
- 申請で指定した代理者は、申請の承認時に代理となり、申請の取り消しと一緒に取り消されます。状態: 確認待ち、承諾済み、辞退、キャンセル済み。
Substitutionsリストは People Connector の「X の代理は誰か」のデータ ソースです。
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