Questions & Answers

データは SharePoint 内に保持

データ ソースは通常の SharePoint リストです。初回のセットアップでは、Web パーツが必要な構造 (質問、回答、カテゴリ、リンク、動画、連絡先、順序、公開フラグ) を持つリストを作成するか、適切な既存のリストに接続します。どちらを使用するかは選択できます。

公開は専用の Published フィールドで制御されます。閲覧者には承認済みの質問だけが表示され、下書きやまだ振り分けられていない投稿は非表示のままです。すべてが標準のリストにあるため、使い慣れた SharePoint ツールでコンテンツを直接編集したり、リストのアクセス許可を共有、管理したり、ビューや列をカスタマイズしたり、Power Automate で自動化を追加したりできます。

カテゴリ: グループ化とフィルター処理

すべての質問にカテゴリ (一般、休暇と病欠、IT サポート、その他定義した任意のカテゴリ) を割り当てられます。Web パーツは、わかりやすいセクション見出しとともに、カテゴリごとにリストをグループ化できます。

大規模なナレッジ ベースでは、フィルター バーを有効にします。リストの上に、All と各カテゴリのタブが並んだ行が表示されます。1 回クリックするだけで、選択したトピックの質問だけが画面に残ります。フィルターは、グループ化、並べ替え、検索と組み合わせて機能します。

従業員が自分で質問を投稿

Ask a question ボタンをクリックするとシンプルなフォームが開き、従業員が問題を説明すると、その内容が未公開のアイテムとしてリストに追加されます。専門担当者が回答を用意して質問を公開することで、ナレッジ ベースは、人々が実際に必要としている内容に沿って自然に成長します。

このボタンは、リストにアイテムを追加するアクセス許可を持つユーザーにのみ表示されます。Web パーツは設定だけでなく、実際の SharePoint のアクセス許可を確認します。

添付ファイル、参考リンク、トピックの専門担当者

質問には、ガイド、フォーム、ポリシーなどのファイルを添付できます。これらは、ファイルの種類がわかるアイコン付きのカードとして表示されます。Link フィールドは、ポリシー ページ、記事、外部リソースなど、さらに詳しい情報へ誘導します。Contact フィールドには、ライブ プロフィール カードとともにトピックの専門担当者が表示されるため、回答だけでは足りない場合に誰に連絡すればよいかがすぐにわかります。

これらの各ブロックは、Web パーツの設定でそれぞれ個別に有効化または無効化できます。

大規模なナレッジ ベースでも高速

数百件の質問があるナレッジ ベースでは、ページ分割読み込みを有効にします。Web パーツは質問を 10、20、50、100 件ずつまとめて読み込んで表示し、Show more ボタンで次のページを読み込みます。並べ替えはサーバー側で実行されるため、質問の順序は常に正確です。

ナレッジ ベースの規模にかかわらず、デスクトップでもモバイル デバイスでも、ページは軽快で応答性が保たれます。

従業員の言語に対応

この Web パーツのインターフェイスは、英語、ドイツ語、フランス語からアラビア語、ヘブライ語、日本語、中国語まで、48 の言語にローカライズされています。すべての従業員が、自分の Microsoft 365 プロファイルの言語でボタン、ラベル、メッセージを確認でき、相対的な日付 (「3 日前」) もその言語に自然な形式で表示されます。

セキュリティを重視した設計

質問、回答、添付ファイル、コメント、評価など、すべてのデータはサイト上の SharePoint リストに保存され、Microsoft 365 テナントの外に出ることはありません。アクセスは標準の SharePoint アクセス許可 (閲覧できるユーザー、質問できるユーザー、回答を公開できるユーザー) によって管理されます。この Web パーツはこれらのアクセス許可を自動的に尊重するため、追加で構成する必要はありません。