List Filter Online でのフォルダーの操作: フォルダー ナビゲーション、フラット ビュー、階層リンク

はじめに

フォルダーは、SharePoint ドキュメント ライブラリを構造化する最も一般的な方法ですが、同時に、ライブラリ内で目的のものを見つけるうえで最も一般的な障害にもなります。List Filter Online では、ページ作成者が次のいずれかを選択できます。SharePoint が表示するとおりに、フォルダーごとにライブラリを表示する。ライブラリを 1 つのドキュメント リストにフラット化して、全体をフィルターおよび並べ替えできるようにする。あるいは、フォルダーとすべてのドキュメントを同時に表示する。

この記事では、Web パーツの 3 つのフォルダー モード、ユーザーが階層リンクを使用してフォルダー間を移動する方法、Web パーツからフォルダーを作成して色を付ける方法、そして各モードでフィルター、並べ替え、グループ化、Excel へのエクスポートがどのように動作するかについて説明します。この Web パーツはツールボックスでは "List Filter" と表示されます。ここで説明する設定は、そのプロパティ ウィンドウにあります。

3 つのフォルダー モード

プロパティ ウィンドウの フォルダー グループを開きます。フォルダーまたはフラット の選択肢には、次の 3 つのオプションがあります。

内部的には、これらのオプションは SharePoint のビュー スコープに対応しています。フォルダー内のアイテムを表示 は既定のスコープ、フォルダーなしですべてのアイテムを表示 は Recursive スコープ、すべてのアイテムを表示 は RecursiveAll スコープを使用します。スコープは、Web パーツが SharePoint に送信する CAML クエリに書き込まれるため、アイテムの取得とエクスポートに適用されます。フィルター値のリストには、後述のとおりサブフォルダーの値も含まれます。

ユーザーによるフォルダーの移動

フォルダーを開く

フォルダー内のアイテムを表示 モードでは、フォルダーは 種類 列にフォルダー アイコンが付いた行として表示されます。フォルダーにアイテムが含まれている場合は塗りつぶされたアイコン、含まれていない場合は空のアイコンです。フォルダーは、列コンフィギュレーターで アイテムへのリンク オプションがオンになっている列 (通常は 名前 列) から開きます。フォルダー名がリンクになり、クリックするとフォルダーの内容が読み込まれます。新しいフォルダーでは、ページングは最初のページから再開されます。

階層リンク

ユーザーが親フォルダーに戻れるようにするには、プロパティ ウィンドウの 外観 グループで ナビゲーション をオンにします。すると、テーブルの上に階層リンクのバーが表示されます。最初の項目はリストまたはライブラリの名前で、ルート フォルダーを表します。ユーザーが開いた各フォルダーは、シェブロンの後に追加されます。リスト名をクリックするとルートに戻り、途中のフォルダーをクリックするとそのフォルダーに戻ります。現在のフォルダーはプレーン テキストで表示されます。

2 つのフラット モードでは、最初は階層リンクのバーにリスト名のみが表示されます。すべてのアイテムを表示 モードでは、フォルダーの行を引き続き開くことができます。その場合、ビューにはそのフォルダー以下のすべてのアイテムとフォルダーが表示され、階層リンクのバーで戻ることができます。

フォルダーの作成とドキュメントのアップロード

コマンド ツールバーの 新規 コマンドは、リストまたはライブラリのアイテムを編集するアクセス許可を持つユーザーに表示されます。その内容は、リストの種類によって異なります。

• ドキュメント ライブラリでは、新規 をクリックすると フォルダー と ドキュメント を含むメニューが開きます。ドキュメント はライブラリにドキュメントを追加する SharePoint のフォームを新しいタブで開き、フォルダー はフォルダー ダイアログを開きます。
• フォルダーを許可しているリストでは、現在、新規 は新規アイテム フォームを開きます。フォルダーのサブメニューが正しく表示されないため、フォルダーは SharePoint の標準のリストビューで作成してください。
• フォルダーを許可していないリストでは、新規 をクリックすると新規アイテム フォームが直接開きます。

フォルダーの作成 ダイアログでは フォルダー名 の入力を求められ、フォルダーの作成 ボタンをクリックすると、現在表示されているフォルダー内にフォルダーが作成されます。現在表示されているフォルダーとは、どのモードでも現在の階層リンクの位置です。フォルダーを開くまでは、リストのルートになります。フォルダーの作成後、ビューは更新されます。同じ名前のフォルダーがすでに存在する場合、SharePoint はリクエストを拒否し、ダイアログにそのメッセージが表示されます。

フォルダーの色

フォルダーの編集アクセス許可を持つユーザーは、Web パーツからフォルダーの色を変更できます。フォルダーの行を右クリックして フォルダーの色 を選択すると、16 色のパレットが開きます。これは SharePoint Online と OneDrive で提供されている 16 色と同じで、黄色 (既定)、灰色、そして赤、オレンジ、緑、ティール、青、紫、ピンクの濃い色と薄い色があります。色はフォルダー カラーリング API を通じて SharePoint に保存されるため、ユーザーがネイティブのライブラリ ビューで見る色と同じ色になり、SharePoint で割り当てた色は Web パーツにも表示されます。

同じコンテキスト メニューには、フォルダーの 名前の変更 と、アクセス許可を管理できるユーザー向けの アクセスの管理 もあります。

フィルターとフォルダー

すべてのフィルター (クエリ ビルダーの定義済みフィルター、フィルター ウィンドウ、列ヘッダー メニューのフィルター値) は、フォルダー スコープと組み合わされて 1 つのクエリになります。

• フォルダー内のアイテムを表示 モードでは、フィルターは現在のフォルダーの内容にのみ適用されます。結果には、サブフォルダー内の一致するアイテムは含まれません。
• 2 つのフラット モードでは、現在のフォルダーとそのサブフォルダーが検索対象になります。ルートではリストまたはライブラリ全体が対象ですが、すべてのアイテムを表示 モードでフォルダーを開くと、そのフォルダー以下だけが対象になります。

フィルター ウィンドウのドロップダウン コントロールと列ヘッダー メニューの値のリストは、サブフォルダーで見つかった値を含め、現在のフォルダーについて収集され、ユーザーが別のフォルダーを開くたびに再読み込みされます。ユーザーが適用したフィルターは、フォルダー間を移動しても有効なままです。フォルダーを開くとページングはリセットされますが、フィルターはリセットされません。

フォルダーでの並べ替えとグループ化

並べ替えとグループ化は同じクエリの一部であり、すべてのモードで適用されます。フォルダーの行は他の行と同様に扱われます。Web パーツはフォルダーをリストの先頭に固定しないため、その位置は、構成された並べ替え列に対して SharePoint が返す順序に従います。すべてのアイテムを表示 でグループ化すると、フォルダーとドキュメントが同じグループ見出しの下にまとめられます。フォルダーは通常、値を持たない列の (タイトルなし) グループに含まれます。設定自体については、KB10260. List Filter Online でのグループ化、並べ替え、集計で説明しています。

エクスポートとフォルダー

コマンド ツールバーの エクスポート メニューは、現在のクエリが返す内容をエクスポートします。

• 現在のページ は、画面に表示されているページの行を書き出します。フォルダー モードでは、現在のフォルダーの行です。
• すべてのアイテム は、現在のクエリのすべてのページを読み取り、1 つのブックに書き出します。フォルダー モードでは現在のフォルダーのすべてのアイテム、フラット モードでは現在のフォルダーとそのサブフォルダーのすべてのアイテムで、いずれも有効なフィルターの範囲内です。
• 選択されたアイテム は、ユーザーが選択した行を書き出します。

フォルダーの行は他の行と同様にエクスポートされ、種類 列には フォルダー という語が入ります。ドキュメントのフォルダー パスは、パス 列がビューに含まれている場合にエクスポートされます。エクスポートの詳細については、KB50022. SharePoint リストを Excel にエクスポートする方法を参照してください。

制限事項