Employee Details: ソリューションの概要

はじめに

ディレクトリに名前が載っているだけでは、多くの場合不十分です。新入社員は、通話の前に、同僚がどのような人で、誰に報告していて、何が得意で、今連絡してよいタイミングなのかを知りたいと考えます。マネージャー、人事部門、プロジェクト リーダーにも同じ情報が必要です。そして従業員には、チケットを起票することなく、自分の情報を自分で最新の状態に保てる場所が求められます。

Vitextra Employee Details は、これらを従業員ごとの 1 つの個人ページにまとめる SharePoint Online 用の Web パーツです。組織が Microsoft Entra ID や Microsoft 365 で既に管理しているデータ (連絡先情報、上司と直属の部下、プレゼンス、予定表に基づく対応可否、ドキュメントなど) を Microsoft Graph API を通じて読み取り、従業員が自分のスキル、言語、ソーシャル アカウント、その他のプロフィール セクションを編集できるようにします。従業員専用のデータベースを別途管理する必要はありません。

この記事では、Web パーツの機能と各部分のつながりを概説します。セットアップの手順については KB50029. Employee Details Web パーツを追加して構成する方法を、エンド ユーザー向けの手順については KB10280. Employee Details: エンド ユーザー向けクイック ガイドを参照してください。

プロフィール ヘッダー

ページの上部は、従業員の写真、名前、役職、連絡先情報を表示するヘッダーです。写真の横には、どのような方法でいつ連絡を取るかを判断するのに役立つ最新情報が表示されます。

• プレゼンス — 従業員の Microsoft Teams のプレゼンス (対応可能、予定あり、応答不可、離席中、オフライン)。
• 不在バナー — 従業員が不在の場合、不在メッセージを表示するバナーが表示されます。
• 会社での年数と記念日 — 勤続年数を示すバッジと、次の勤務記念日および誕生日までの日数を示すバッジ。

ヘッダーの最後には、クイック アクションのボタンが並びます。

• Teams でチャット — 従業員との Microsoft Teams チャットを開始します。
• プロファイルへのリンクをコピー — 従業員のページのアドレスをコピーします。
• 連絡先を保存 (.vcf) — Outlook や携帯電話にインポートできる従業員の連絡先カードをダウンロードします。
• QR名刺 — 携帯電話のカメラで読み取ると連絡先を追加できる QR コードを表示します。
• Open Employee Directory — 管理者が指定している場合、Employee Directory のページを開きます。
• 戻る — 上司、直属の部下、同僚のページに移動した後、前の従業員に戻ります。

[概要] タブとカード

概要タブには、最もよく参照される情報がカードにまとめられています。管理者は各カードの表示と非表示を切り替えられます。

タブ

概要に加えて、ページには最大 8 つのタブを追加で表示できます。

• ドキュメント — 従業員が最近作成したドキュメント。そのドキュメントが含まれるフォルダーを開く操作と、ファイルへのリンクをコピーする操作が用意されています。
• プロジェクト、教育、表彰、証明書 — 従業員が自分で管理する、職務プロフィールのセクション。
• ひと — Microsoft 365 によって判定された、従業員が一緒に働く同僚と、やり取りしている社外の連絡先。
• アクティビティ — 従業員が最近編集した SharePoint サイト ページ。
• インサイト — Microsoft 365 によって算出された、従業員と共有されているドキュメント、人気上昇中のドキュメント、従業員が使用したドキュメント。

セルフサービスのプロファイル

従業員は自分のページを自分で最新の状態に保ちます。自分のプロファイルでは、変更可能なカードとタブに編集ボタンが表示されます。

• スキル — 名前と習熟度 (小学校、限定的な業務レベル、一般プロフェッショナル、上級プロフェッショナル、エキスパート)。
• 言語 — 言語と、読む・話す・書くそれぞれの習熟度。
• ソーシャル アカウント — サービスとユーザー名。
• 自己紹介、興味、業務内容、過去のプロジェクト、教育関係。
• プロジェクト、教育、表彰、証明書。

スキル、言語、ソーシャル アカウントについては、各項目の対象ユーザーも選択します。従業員本人のみ (自分)、組織、またはすべてのユーザーのいずれかです。

役職、部署、その他の基本データの変更

役職、部署、会社、オフィス、電話番号、住所といった基本プロパティの多くは、Microsoft Entra ID では管理者のみが変更できます。このような場合のために、詳細カードに変更を要求ボタンを表示できます。従業員は、プロパティを選択し、新しい値と任意のコメントを入力します。すると Web パーツは、従業員と上司のデータとともに、管理者が Power Automate に設定した承認フロー (または要求を受け付ける任意の Web アドレス) に要求を送信します。このボタンは、管理者がフローのアドレスを指定している場合にのみ表示されます。

従業員間の移動

ナビゲーションオプションがオンの場合、上司、部下、ひとの各セクションにある名前がリンクになります。クリックすると、SharePoint ページから移動せずに、同じ Web パーツでその従業員のページが開き、戻るボタンで前の人に戻れます。ページのアドレスは従業員ごとに変わる (?user=<user principal name>) ため、コピーして任意のプロファイルへのリンクを送信できます。同じアドレスは、ニュース記事内のリンクや Employee Directory など、他のどの場所からでも利用できます。

管理者向けの構成

この Web パーツには、別個のデータベースや管理ポータルはありません。すべての設定は、SharePoint ページ上のプロパティ ウィンドウで行います。

• 表示する従業員 — 現在のユーザー (個人ページ用)、特定のユーザー、またはクエリ文字列パラメーターから取得した従業員 (全員に対応する共通のプロファイル ページ用)。
• 列 — 詳細カードに表示する属性、その順序、表示名。
• Custom attributes — Microsoft Entra ID の拡張属性 (extensionAttribute1…extensionAttribute15 または extension_<appId>_<name>) と SharePoint ユーザー プロファイルのプロパティ。標準の属性の後に表示されます。
• 動作 — ナビゲーション、コピー ボタン、プロファイルの編集、名刺 (.vcf) へのエクスポート。
• 統合 — Employee Directory ページのアドレスと、変更要求の承認フローのアドレス。
• 要素、カード、タブ — ページの各要素 (プレゼンス、不在バナー、記念日、現地時間、空き時間/予定あり、プロファイルの完成度、リンクと QR コードのボタン、各カード、各タブ) を切り替えるトグル。既定ではすべてオンです。
• 表示 — 従業員の名前を Web パーツのタイトルとして使用するかどうか。

読み込まれた従業員は動的データとしても公開されるため、ページ上の他の Web パーツから接続できます。

Employee Directory との連携

Employee Details は、Vitextra Employee Directory と組み合わせて使うと効果的です。ディレクトリは同僚を探すのに役立ち、Employee Details はその同僚がどのような人かを示します。Web パーツの設定で Employee Directory を配置したページのアドレスを指定すると、ヘッダーに Open Employee Directory ボタンが表示されます。逆方向はページのアドレスで実現します。<Employee Details を配置したページ>?user=<user principal name> の形式のリンクを開くと、その人のプロファイルが表示されます。

テーマと言語

この Web パーツは、配置先セクションの配色バリエーションを含め、SharePoint サイトのテーマに従い、全幅セクションにも対応しています。日付はユーザーの言語で表示されます。ユーザー インターフェイスは 44 言語で利用でき、SharePoint サイトの言語に基づいて自動的に選択されます。

データとアクセス許可

この Web パーツは SharePoint Framework 上に構築されており、サインインしているユーザーのブラウザーで実行されます。管理者がソリューションに対して承認したアクセス許可で Microsoft Graph を呼び出すため、サインインしているユーザーが閲覧を許可されている範囲を超えて情報を表示することはありません。データは Microsoft 365 内にとどまり、Web パーツが独自のデータベースにコピーすることはありません。

Web パーツがこれらのデータを読み取るには、事前にテナント管理者が、SharePoint 管理センターでソリューションが要求する API のアクセス許可を承認する必要があります。

システム要件