代理を承諾または辞退する方法

概要

同僚が休暇に入るとき、その人の業務を引き受ける人としてあなたを指名することがあります。あなたが確認するまで、代理は確定しません。新しい代理はすべて 確認待ち の状態で始まり、これを「承諾済み」または「辞退」に変更できるのは、代理者であるあなただけです。

この記事では、あなたの返答を待っている代理が Substitutions Web パーツのどこに表示されるか、承諾または辞退する方法、そしてその後に関係者に何が表示されるかを説明します。対象読者は代理者です。ご自身が不在になる場合は、KB10332. 休暇を申請するときに代理者を指定する方法 をご覧ください。

始める前に

• 製品のほかのユーザーと同様に、不在リストを保存している SharePoint サイトに対する メンバー (編集) のアクセス権が必要です。管理者が会社全体に対して一度設定します。
• Substitutions Web パーツを配置したページを利用できる必要があります。会社がどのように公開したかに応じて、SharePoint ページまたは Microsoft Teams アプリです。
• 誰かがあなたを代理者に指名しても、製品は電子メールや Teams のメッセージを 送信しません。Web パーツを開いて初めて分かるため、公開場所を同僚やマネージャーに確認し、ときどき開いて確認してください。

返答待ちの代理を探す

1. Substitutions Web パーツのあるページを開きます。
2. 自分が代理 タブを選択します。現在代理をしている相手と、今後代理をする相手が一覧に表示されます。自分が代理 が Web パーツの既定のタブである場合は、自動的に開きます。
3. 状態が 確認待ち の行を探します。

自分が代理 タブの数字はバッジで、あなたの 確認を待っている代理の件数を表します。対応が必要なものがあることが一目で分かります。

各行には、代理を依頼された相手 (キャプション「あなたがこの人の代理です」)、不在の本人が 担当業務 に入力した引き継ぎ内容 (入力されている場合)、期間、代理の種類 (一時的 または 業務の引き継ぎ)、状態が表示されます。終了日のない業務の引き継ぎでは、期間の代わりに開始日と「から」が表示されます。

代理を承諾する

1. 自分が代理 タブで、状態が 確認待ち の行を探します。
2. 相手、期間、担当業務 を確認します。担当業務が空の場合は、製品の外で同僚と詳細を確認してください。
3. 承諾 を選択します。

タブの上に「代理を承諾しました。」というメッセージが表示され、行の状態が 確認待ち から日付に応じた段階に変わります。期間がまだ始まっていなければ 予定、すでに始まっていれば 進行中 です。自分が代理 タブのバッジは 1 つ減ります。コメントの入力は求められません。

代理を辞退する

1. 自分が代理 タブで、状態が 確認待ち の行を探します。
2. 辞退 を選択します。

「代理を辞退しました。」というメッセージが表示され、行の状態が 辞退 に変わります。製品は理由を尋ねません。同僚やマネージャーには、手伝えない理由をご自身でお伝えください。そうしないと、相手は Web パーツを開くまで辞退に気づきません。

代理の対応表 タブからも承諾または辞退できます。あなたが代理者である行に、同じボタンが表示されます。KB10348. 誰が誰の代理をしているかを確認する方法 を参照してください。

その後に関係者に表示される内容

代理者なし タブは、Microsoft Entra ID に直属の部下がいるマネージャーが利用できます。詳しくは KB10338. 代理者のいない不在を見つける方法 をご覧ください。

期間が終了したとき

終了日を過ぎた代理は、自分が代理 タブと 自分の代理 タブから消えます。その後 30 日間は、代理の対応表 タブでフィルター 終了 を選ぶと確認できます。終了日のない代理 (業務の引き継ぎ) は、不在の本人が取り消すまで有効なままです。

返答しない場合、代理は 確認待ち のままです。マネージャーには、その不在が引き続き「代理者なし」として表示されます。手伝えるかどうかが分かり次第、すぐに返答してください。