Questions & Answers 概要
Questions and Answers は、すべてのデータを自社サイトの SharePoint リストに保存し、サインインしているユーザーの権限で読み書きする SharePoint Framework Web パーツです。この一点でセキュリティに関する疑問の大半には答えられますが、誰が質問でき、誰が公開でき、何がテナントの外に出るのかを決める際には詳細が重要になります。この記事は、そうした判断のためのリファレンスです。
管理者向けの概要
| 質問 | 回答 |
|---|---|
| パッケージはどの API アクセス許可を要求しますか? | 要求しません |
| 誰の ID が使用されますか? | すべての読み取りと書き込みで、サインインしているユーザーの ID |
| 質問、回答、添付ファイル、コメントはどこに保存されますか? | Web パーツが実行されるサイトの 1 つの SharePoint リスト |
| Web パーツは他の場所に何かを保存しますか? | いいえ。Vitextra のサーバーにもブラウザーにも保存しません |
| ナレッジ ベースを閲覧できるのは誰ですか? | リスト (およびページ) に対する閲覧 (Read) 権限を持つすべてのユーザー |
| 質問できるのは誰ですか? | リストに対するアイテムの追加 (Add Items) アクセス許可を持つユーザー |
| 回答を公開できるのは誰ですか? | リストのアイテムを編集できるユーザー |
| Vitextra に送信されるものは何ですか? | ライセンス確認と使用状況テレメトリのための技術的な識別子のみ。コンテンツは送信されません |
| サードパーティ サービスは使用しますか? | 編集者が質問にそのリンクを入れた場合の YouTube または Vimeo のプレーヤーのみ |
ソリューションのアクセス許可
- パッケージは API アクセス許可を要求しません。SharePoint 管理センターの API アクセス ページには何も表示されず、Web パーツが Microsoft Graph を呼び出すこともありません。
- Web パーツは、現在のサイトの SharePoint REST API を使用して、リスト、アイテム、添付ファイル、コメントの読み取り、リストとその列の作成、質問の追加、コメントの追加を行います。すべての呼び出しはサインインしているユーザーの ID で行われ、SharePoint がそれぞれにアクセス許可を適用します。
- 連絡先担当者およびメンションされたユーザーのライブ プロファイル カードは SharePoint の標準コンポーネントであり、SharePoint 自体から読み込まれます。
リスト
Web パーツは、KB10382. Questions and Answers Web パーツの設定リファレンスで説明している列を持つカスタム リストを作成 (または既存のリストに接続) します。これはサイト コンテンツにある通常のリストです。
- 継承を中止しない限り、サイトのアクセス許可を継承します。
- 他のリストと同様に、テナントの保持、電子情報開示、監査、バックアップの対象になります。
- リストの設定でバージョン管理を有効にすると、回答の履歴を保持できます。
- NoCrawl が設定された状態で作成されるため、そのアイテムは SharePoint の検索結果にも Microsoft 365 の検索にも表示されません。Web パーツには独自の検索機能があります。質問をグローバル検索で見つけられるようにするには、リストの設定 → 詳細設定でこのリストのアイテムを検索結果に表示する (Allow items from this list to appear in search results) をはいに設定します。
- ページから Web パーツを削除してもリストは削除されません。リストを削除すると、質問とその添付ファイル、コメントが削除されます (通常の期間内であればごみ箱から復元できます)。
Web パーツ自体の設定 (接続されたリスト、スイッチ、並べ替え、ページ サイズ) は、ページの Web パーツ プロパティに保存されます。
誰が何をできるか
リストに対する SharePoint のアクセス許可レベルから、3 つの役割が導かれます。
| 役割 | 必要なもの | できること |
|---|---|---|
| 閲覧者 | リスト (およびページ) に対する閲覧 (Read) | 参照、検索、回答の展開、添付ファイルを開く、リンクをたどる、質問へのリンクのコピー、コメントの閲覧 |
| 質問者 | リストに対するアイテムの追加 (Add Items) — 投稿 (Contribute) と編集 (Edit) に含まれます | 閲覧者ができることすべてに加え、Ask a Question (質問の追加) とコメントの追加 |
| 編集者 | リストに対するアイテムの編集 (Edit Items) — 投稿と編集に含まれます | 上記すべてに加え、回答の記入、カテゴリと添付ファイルの設定、Published = Yes の設定 |
Ask a Question ボタンは、ユーザーがリストに対するアイテムの追加アクセス許可を持っていることを Web パーツが確認した場合にのみ表示されます。プロパティ ペインのスイッチは機能を有効にし、アクセス許可が誰に表示するかを決めます。未公開の質問は、ユーザーのアクセス許可にかかわらず Web パーツに返されることはなく、編集者はリストでのみそれらを確認できます。
公開させずに質問を許可する
投稿アクセス許可レベルでは、ユーザーはアイテムを追加でき、さらに任意のアイテムを編集できます。他のユーザーの下書きに Published = Yes を設定したり、回答を変更したりすることも含まれます。全員が質問できるようにしつつ、公開を編集者の手に留めておくには、次のようにします。
- リストを開き、設定 → リストの設定 → 詳細設定を開きます。
- アイテム レベルの権限 (Item-level Permissions) の作成および編集のアクセス権で、ユーザーが作成したアイテムの作成および編集 (Create items and edit items that were created by the user) を選択します。
- 幅広い対象者にリストに対する投稿を付与し、編集者グループには編集を付与します (またはリストの所有者にします)。編集以上のレベルは、アイテム レベルの設定による制限を受けません。
この設定により、従業員は質問を送信し、後で自分の送信内容を編集できますが、他のアイテムには触れられません。公開は編集者が行います。必要に応じて、読み取りアクセス権をすべてのアイテムの読み取り (既定) に設定し、Web パーツが公開済みの質問を全員に表示できるようにします。
❗ 重要
リストに対するアイテムの追加アクセス許可は、Web パーツからだけでなく、SharePoint のユーザー インターフェイスからも自分のアイテムに添付ファイルとコメントを追加できることを意味します。リストの詳細設定 (添付ファイル、コメント) は、許可したい内容に合わせて調整してください。
ゲスト
サイトにアクセスできるゲスト ユーザーは、そのアクセス許可レベルに応じて閲覧者または質問者になります。ゲストの場合、ライブ プロファイル カードに表示される情報は少なくなることがあります。ページを外部共有してもリストは共有されません。ページは開けてもリストにアクセスできないユーザーには、質問の代わりにエラーが表示されます。
添付ファイルとコメント
添付ファイルは、リスト アイテムとともにリスト自体の添付ファイル フォルダーに保存されます。アイテムのアクセス許可に従い、アイテムとともに削除されます。コメントはアイテムの SharePoint リスト コメントです (KB10381. Questions and Answers のコメント、@メンション、ディープ リンクを参照)。詳細設定 → コメントでリストに対して無効にできます。
テナントの外に送信されるもの
| 目的 | 送信される内容 | 送信先 |
|---|---|---|
| ライセンス確認 | テナント ID、ユーザーのオブジェクト ID、サイトのアドレス、製品の識別子、名前、バージョン | vitextra.com |
| 使用状況テレメトリ | Web パーツの読み込み時のイベント (製品とバージョン、サイトの ID とアドレス、ユーザーのオブジェクト ID、インターフェイスの言語、Web パーツが Teams で実行されているかどうか) と、エラーの技術的な詳細 | Azure Application Insights |
| 製品ファイル | Web パーツのスクリプトとアイコンに対する通常の要求 | static.vitextra.com、vitextra-storage.azureedge.net |
| 動画プレーヤー | 質問に YouTube または Vimeo のアドレスがあり、Video (ビデオ) が表示されている場合: ブラウザーが youtube.com または player.vimeo.com からプレーヤーを読み込み、これらのサービスにはユーザーのブラウザーの通常の要求が届きます | YouTube、Vimeo |
| ファイルの種類のアイコン | 添付ファイル カード用のアイコン。Microsoft の CDN から読み込まれます | static2.sharepointonline.com |
質問、回答、添付ファイル、コメントが Vitextra やサードパーティに送信されることはありません。Vitextra 製品全体の全体像は、KB10363. Vitextra 製品がデータを保存する場所: プライバシー、データ所在地、GDPRで説明しています。
📝 注
組織がイントラネットでの YouTube や Vimeo のコンテンツを許可していない場合は、Video を非表示のままにするか、SharePoint に保存した動画を使用してください。ドキュメント ライブラリ内の .mp4 ファイルへの直接リンクは、外部への要求なしにブラウザー自身のプレーヤーで再生されます。
レポート作成とエクスポート
コンテンツはリストなので、標準のツールが使用できます。リストのコマンド バーからの Excel にエクスポート、リストに対する Power BI レポート (たとえば、カテゴリごとの質問数、未回答の送信内容の経過日数)、質問が送信されたときに編集者に通知する Power Automate フロー (トリガーアイテムが作成されたときと Published = No)、および同じ目的のリストの通知です。
