Questions and Answers、SharePoint の FAQ ページ、Viva Engage: どのナレッジ ベースを選ぶか

概要

「FAQ はどこに置くべきか」という問いには、Microsoft 365 では複数の正解があり、どれが適切かは、質問の数、誰がそれを管理するか、従業員が質問できるようにするかどうかによって決まります。この記事では、実務で候補に挙がる 5 つの選択肢、すなわち折りたたみ可能なセクションを使ったモダン ページ、リスト Web パーツで表示するリスト、クラシック Wiki、Viva Engage の Answers in Viva、Vitextra の Questions and Answers Web パーツを、選択を左右する基準で比較します。

各選択肢の概要

折りたたみ可能なセクションを使ったモダン ページ。 各質問をセクションの見出しにし、その下のテキスト Web パーツに回答を置きます。セクションは折りたたみ可能に設定します。すべてページ エディターで作成します。

リスト Web パーツで表示する SharePoint リスト。 質問と回答はリストのアイテムで、組み込みのリスト Web パーツ (または JSON の列の書式設定による書式付きビュー) を通じてページに表示します。

クラシック Wiki。 Wiki ページ ライブラリまたはエンタープライズ Wiki サイトです。相互にリンクされた自由形式のページを、クラシック エディターで編集します。

Viva Engage の Answers in Viva。 Viva Engage の質問と回答のコミュニティです。従業員が質問を投稿し、同僚が回答し、最良の回答にマークが付けられ、トピックでコンテンツが整理されます。Viva Engage Knowledge サービス プランの一部であり、Microsoft 365 単体ではなく Viva Suite に付属します。

Vitextra Questions and Answers。 SharePoint リストのアイテムを、カテゴリ、リッチな回答、コメント、Ask a Question (質問の追加) ボタンを備えた検索可能なアコーディオンとして表示する Web パーツです。公開は Published フラグで制御されます。

比較

折りたたみ可能なセクションのページで十分な場合

短く安定した FAQ (ポリシーに関する 10 件の質問や、プロジェクト ページの「知っておくと便利な情報」など) には、モダン ページの折りたたみ可能なセクションが最もシンプルなツールです。リストも Web パーツも不要で、すべてページ エディターで完結し、各セクションにページ アンカーが付きます。限界が現れるのは規模が大きくなったときです。ブラウザーの検索以外に検索手段がなく、見出し以外にカテゴリがなく、長いページの編集は遅くなり、従業員はページを離れずに質問することができません。ページの質問が 20 件を超えたとき、または複数人で編集するようになったときは、コンテンツをリストに移動してください。

リスト Web パーツで十分な場合

リストは質問をデータとして保持します。並べ替え、フィルター、エクスポート、グリッドでの編集が可能で、リスト Web パーツがそれをページに表示します。編集者向けのナレッジ ベースや参照テーブル (たとえば、エラー コードとその意味) には、これで十分です。リスト Web パーツに欠けているのは閲覧者側の体験です。アコーディオンがなく、回答を対象とする全文検索ボックスがなく、テキスト列以外のリッチな回答がなく、リストの投稿権限を与えずに従業員に質問させる方法がありません (投稿権限を与えると、その質問はすぐに全員に表示されます)。Vitextra Questions and Answers は同じ種類のリストを使用し、まさにこれらの部分を追加します。そのため、リストベースの FAQ は、必要な列がそろっていれば、既存のリストに Web パーツを接続するだけでアップグレードできます。

Viva Engage の Answers in Viva が適する場合

Answers in Viva は、キュレーションされた FAQ ではなくコミュニティです。誰でも質問し、誰でも回答し、最良の回答に投票またはマークが付き、専門家はバッジを獲得し、トピックが質問を結び付けます。大規模なピア ツー ピアの知識共有を望み、Viva Suite のライセンスを持つ組織に適しています。Answers には Viva Engage Knowledge サービス プランが必要で、それを持たないユーザーは自分がメンションされたスレッドしか開けません。所有者が回答の正確さと最新性を保証するキュレーションされたページは提供されず、コミュニティの回答の質は、それを書いた同僚次第です。多くの組織は両方を使い分けています。オープンな質問には Viva Engage を、公式な回答にはキュレーションされた FAQ を使用します。

Vitextra Questions and Answers が適する場合

Questions and Answers は、従業員からの入力を受け付けるキュレーションされた、所有者のいる FAQ のために作られています。

• コンテンツは自社サイトの SharePoint リストにあり、アクセス許可、保持、バージョン管理、レポート作成は他のリストと同様です。
• 質問、回答、連絡先を対象とする検索付きのアコーディオン、グループ化またはフィルター タブ付きのカテゴリ、大規模なナレッジ ベース向けのページングがあります。
• リッチな回答: Markdown、埋め込み動画、添付ファイル、詳細リンク、ライブ プロファイル カード付きの連絡先担当者。
• 従業員向けの Ask a Question。すべての送信内容は未公開で届き、編集者が公開するものを決めます。
• サポート業務向けの質問ごとのコメントとディープ リンク。
• Microsoft Teams のチャネル タブ、48 のインターフェイス言語、テーマとダーク モードのサポート。
• API アクセス許可は不要で、テナントの外にデータは出ません。

制限事項: ページのあるサイトのリストでのみ動作し (1 つの Web パーツでサイト横断の FAQ は作れません)、14 日間の試用期間の後は Vitextra サブスクリプションが必要です。

どの選択肢を選ぶか

• 安定した質問が 15 件程度まで、編集者 1 人、従業員からの入力なし → 折りたたみ可能なセクションのページ。
• チームで管理する参照テーブルで、閲覧者が編集者でもある → リストとリスト Web パーツ。
• 全社的なオープンなピア ツー ピアの質問で、Viva Suite のライセンスがある → Viva Engage の Answers in Viva。
• 検索、カテゴリ、リッチな回答を備え、従業員からの質問を公開前に確認する公式 FAQ を、イントラネットと Teams で提供する → Vitextra Questions and Answers。