ポリシーの質問に対応し、従業員を免除する方法

Policy Managerには、ポリシーを確認できない従業員からの質問や報告が集まります。管理者、コンプライアンス管理者、または作成者のアカウントで開いてください。作成者は自身が所有するポリシーを扱います。免除の操作は管理者とコンプライアンス管理者が使用できます。

キューを確認する

確認が必要を開きます。キューには未対応の質問が、従業員、ポリシー、種類、メッセージ、作成日とともに表示されます。通常の質問と、確認できないという報告は異なるケースです。

通常の質問では、割り当ての状態は自動変更されません。確認できないと報告すると割り当てが確認が必要になり、解決まで従業員は通常の確認手順を完了できません。

ケースを解決する操作を選ぶ

従業員のメッセージを、ポリシーバージョンと割り当て状態とともに読みます。質問は従業員のタスクがアクティブなまま説明を求める場合があります。確認できないケースでは、割り当てが解決するまで通常の確認パネルがブロックされます。質問を閉じることと割り当てを変更することは、関連するものの別々の判断です。

たとえば、手順が自分の使わない設備に言及していると従業員が報告する場合があります。対象者が広すぎたのか、文言の説明が必要か、この特定の割り当てから免除すべきかを調べます。質問した全員を自動的に免除せず、ブロックされた割り当てを有効にすることが目的なら、質問への回答だけで終わらせないでください。

次の手順を支える回答を書く

決定内容、解決した問題、従業員が次にすることを説明します。再開する場合、個人ページを再読み込みし、割り当てを再度開くよう伝えます。元の期限は残るため、期限が過ぎていれば再開タスクは直ちに期限超過になる場合があります。操作で実行されない期限延長を約束しないでください。

回答は質問レコードに保存されます。現在の操作自体はメールを送らず、完全な従業員会話用受信トレイも提供しません。必要なフォローアップは組織の通常の連絡手順で行い、従業員が次の手順を理解したことを確認します。未解決一覧から行が消えただけでは、メッセージ配信は示せません。

免除では、一般的な「完了」ではなく判断を説明する理由を入力します。証跡が表すのは免除であり、従業員の確認ではありません。分母の減少を確認した従業員の増加と誤解しないよう、レポートや連絡でもこの区別を保ちます。

質問に回答する

1. 該当行の回答するを選択します。
2. 回答に回答を入力します。
3. 保存を選択します。

質問は回答済みとなり、未対応の質問キューから除かれます。回答を保存するだけでは、レビュー待ちの割り当ては再開されません。この操作でメールが送られるとは想定しないでください。回答は質問レコードに保存されます。

割り当てを再開する

確認できないという報告について、割り当てを再開するを選択し、回答を入力して保存します。割り当ては割り当て済みの状態に戻り、そのコメントが消去され、質問は回答済みになります。

再開しても期限は延長されません。その日付が過ぎていれば、割り当ては期限超過として表示されます。従業員にMy Policiesを再読み込みし、割り当てを開き直すよう依頼します。

免除を記録する

1. 確認できないというケースで従業員がポリシーを読んだことを確認する義務を免除するを選択します。
2. 免除の理由を入力します。空でない理由が必要です。
3. 保存し、結果の割り当てとイベントを検証します。

この操作は割り当てを免除にし、確認ログに免除イベントを追加し、監査記録を作成して質問を閉じます。従業員に代わって確認を作成する操作ではありません。