Microsoft Entra ID un lietotāju profilu datu sagatavošana Employee Directory

Ievads

Vitextra Employee Directory neglabā nekādus savus darbinieku datus. Katrs vārds, amats, tālruņa numurs un fotoattēls, ko tas rāda, darbības laikā tiek nolasīts no Microsoft 365 — no Microsoft Entra ID ar Microsoft Graph starpniecību vai no SharePoint lietotāju profiliem ar SharePoint meklēšanas starpniecību. Tāpēc katalogs ir tieši tik pilnīgs un precīzs, cik šie profili: tukšu nodaļu nevar filtrēt, trūkstošs vadītājs atstāj tukšu filtru Mana komanda, un trūkstošs uzvārds neļauj personai parādīties alfabētiskajā navigācijā.

Šis raksts ir uzziņu materiāls tiem, kas uztur kataloga datus, — Microsoft 365 administratoriem, identitāšu administratoriem un personāla nodaļām. Tajā aprakstīts, kurš atribūts nosaka kuru funkciju, kur katrs atribūts tiek rediģēts, cik ilgā laikā izmaiņas sasniedz katalogu un kas jāpārbauda, pirms katalogs tiek nodots lietošanā.

No kurienes katra tīmekļa daļa nolasa datus

Dažas funkcijas visās tīmekļa daļās izmanto Microsoft Graph neatkarīgi no datu avota: fotoattēls, klātbūtnes statuss, detalizētās informācijas paneļa sadaļas Vadītājs un Padotie, ātrais filtrs Mana komanda un sadaļa Pieejamība ar vietējo laiku un darba stundām. Ar avotu Lietotāja profili tīmekļa daļa sasaista meklēšanas rezultātu ar Entra ID kontu, izmantojot pārvaldīto rekvizītu AADObjectID — profilā saglabāto Entra ID objekta ID.

Atribūtu uzziņa

Tabulā uzskaitīti Microsoft Entra ID lietotāja rekvizīti, ko nolasa Employee Directory, un tas, ko katrs no tiem nosaka. Kolonnu nosaukumi atbilst tiem, kas redzami tīmekļa daļas konfigurācijā Kolonnas.

Datu avots „Lietotāja profili”

Ar avotu Lietotāja profili tīmekļa daļa Employee Directory Entra ID rekvizītu vietā nolasa SharePoint meklēšanas pārvaldītos rekvizītus:

Adreses laukiem, laukiem ID, Darbinieka tips un Vadītājs šajā datu avotā nav pārvaldītā rekvizīta, un tie paliek tukši. Lai rādītu šādus datus, pievienojiet profila rekvizītu kā pielāgotu kolonnu, kā aprakstīts rakstā KB10049. Kā pievienot pielāgotus lietotāju profilu atribūtus Employee Directory tīmekļa daļai.

Vārdi un alfabētiskā navigācija

Parādāmais vārds ir pirmais, ko cilvēki redz, tāpēc visā nomniekā tam jāatbilst vienam noteikumam — piemēram, Vārds Uzvārds — bez amatiem, nodaļu kodiem vai piebildēm „(Ārējais)” pašā vārdā.

Vārds un uzvārds ir svarīgāki, nekā varētu šķist:

• Tīmekļa daļas Employee Directory (Entra ID) alfabētiskā navigācija tiek veidota no uzvārda pirmā burta. Persona bez uzvārda nav norādīta ne pie viena burta un pazūd no saraksta, tiklīdz tiek atlasīts burts.
• Opcija Uzvārds (pirmais burts) iestatījumā Grupēt pēc arī izmanto uzvārdu; ja tas ir tukšs, tā vietā tiek izmantots parādāmā vārda pirmais burts.
• Ar tīmekļa daļas Employee Directory avotu Entra ID (Azure AD) meklēšanas lodziņš salīdzina vārda, uzvārda, e-pasta, amata, nodaļas, darbinieka ID, pilsētas, rajona vai valsts sākumu. Kontu, kuram ir tikai parādāmais vārds, nevar atrast, ierakstot vārdu.

Amats, nodaļa un uzņēmums

Amats un nodaļa ir redzamākie lauki pēc vārda: tie ir kartīšu un detalizētās informācijas paneļa otrā un trešā rinda, un pēc noklusējuma tajos var meklēt.

Nodaļa nosaka vairākas funkcijas vienlaikus, tāpēc tās vērtībām jābūt vienveidīgām. Filtri un precizētāji salīdzina vērtības kā tekstu: Sales, Sales Department un sales EMEA ir trīs dažādas nodaļas.

• Mana nodaļa rāda personas, kuru nodaļai ir tāda pati vērtība kā nodaļai pierakstījušās lietotāja paša Entra ID profilā (burtu reģistrs netiek ņemts vērā). Ja lietotāja nodaļa ir tukša, cilne netiek rādīta vispār. Ar avotu Lietotāja profili lietotāja nodaļa joprojām tiek ņemta no Entra ID, bet kolēģi tiek atlasīti pēc viņu SharePoint profilu rekvizīta Department — abiem jābūt sinhronizētiem.
• Precizētāji uzskaita atšķirīgās nodaļu vērtības. Kļūdaini uzrakstītas vērtības parādās kā atsevišķi ieraksti. Skatiet rakstu KB10313. Kā iestatīt precizēšanas paneli Employee Directory.
• Izslēgt darbiniekus ar tukšu nodaļu (Employee Directory (Entra ID)) un Rādīt tikai lietotājus ar ne-tukšu nodaļu (Employee Directory, avots Entra ID (Azure AD), pēc noklusējuma ieslēgts) paslēpj kontus bez nodaļas. Tas ir vienkāršs veids, kā katalogā neiekļaut koplietojamās pastkastes, telpas un pakalpojumu kontus, — ar nosacījumu, ka katram īstam darbiniekam ir norādīta nodaļa.

Uzņēmuma nosaukums ir noderīgs nomniekos, kuros ir vairākas juridiskās personas vai meitasuzņēmumi; tas tiek rādīts kā kolonna, detalizētās informācijas panelī un ir izmantojams iestatījumā Grupēt pēc.

Vadītājs un pakļautības līnija

Atribūts vadītājs visās tīmekļa daļās tiek nolasīts no Microsoft Entra ID un nosaka:

• ātro filtru Mana komanda — pierakstījušās lietotāja vadītāju, personas, kas atskaitās tam pašam vadītājam, un lietotāja paša padotos (bloķētie konti netiek iekļauti). Ja nav ne vadītāja, ne padoto, cilne tiek paslēpta;
• detalizētās informācijas paneļa sadaļas Vadītājs un Padotie. Padotie ar bloķētu kontu vienmēr tiek izlaisti; ja ir ieslēgta opcija Izslēgt Nelicencētus Darbiniekus vai nodaļas izslēgšana, tās tiek piemērotas arī šim sarakstam;
• kolonnu Vadītājs un grupēšanu pēc vadītāja tīmekļa daļā Employee Directory (Entra ID). Tīmekļa daļa ielādē vadītājus tikai tad, ja kolonna Vadītājs tiek rādīta sarakstā vai kartītēs.

Katram darbiniekam, izņemot organizācijas vadītāju, jābūt norādītam vadītājam. Sīkāk par ātrajiem filtriem skatiet rakstu KB10214. Employee Directory ātrie filtri: mana nodaļa, mana komanda, cilvēki, ar kuriem strādāju, izlase.

Kontaktinformācija, atrašanās vieta un fotoattēls

• Tālruņi. Darba tālrunis un mobilais tālrunis tiek ņemti no businessPhones un mobilePhone; tiek rādīti visi darba tālruņi, atdalīti ar komatiem. Kolonna Tālrunis mājās tiek aizpildīta tikai ar avotu Lietotāja profili.
• E-pasts. Licencētiem Exchange Online lietotājiem mail tiek iestatīts automātiski no primārās SMTP adreses. Tas ir nepieciešams e-pasta darbībai un sadaļai Pieejamība.
• Teams tērzēšana un zvani. Darbības izmanto pirmo imAddresses vērtību; ja tā ir tukša, — lietotāja principāla vārdu un pēc tam e-pasta adresi.
• Atrašanās vieta. Aizpildiet biroja atrašanās vietu un organizācijām ar vairākām atrašanās vietām arī pilsētu un valsti/reģionu: tās ir kolonnas, kartīšu lauki, precizētāji un Grupēt pēc vērtības. Ņemiet vērā, ka kolonnai Atrašanās vieta ir vērtība tikai ar avotu Lietotāja profili (pārvaldītais rekvizīts OfficeNumber); ar Entra ID balstītajiem avotiem izmantojiet kolonnu Biroja atrašanās vieta.
• Fotoattēls. Fotoattēli visiem datu avotiem tiek ielādēti no Microsoft Graph. Lietotāji var augšupielādēt savu fotoattēlu savā Microsoft 365 profilā vai programmā Teams, administratori to var mainīt Microsoft 365 administrēšanas centrā. Ja Graph neatgriež fotoattēlu, tīmekļa daļa izmanto SharePoint profila attēlu.

Par mani, prasmes un intereses

Par mani, Prasmes un Intereses tiek rādītas kā detalizētās informācijas paneļa sadaļas; katru no tām var ieslēgt vai izslēgt tīmekļa daļas iestatījumu grupā Panelis. Prasmes nodrošina arī meklēšanu pēc prasmēm („kas pārzina Power BI?”). Šie lauki tiek glabāti SharePoint lietotāja profilā (piemēram, prasmes — rekvizītā SPS-Skills), un Microsoft Graph tos nodrošina kā aboutMe, skills, interests un responsibilities.

Parasti tos aizpilda paši darbinieki:

• savā SharePoint profila lapā, ja organizācija ļauj lietotājiem rediģēt savu profilu;
• ar tīmekļa daļu Employee Details, kas ļauj lietotājiem rediģēt savu sadaļu Par mani, intereses, pienākumus, iepriekšējos projektus un skolas, — skatiet rakstu KB10283. Employee Details: kā aizpildīt sadaļas «Par mani», intereses, pienākumi, iepriekšējie projekti un skolas.

Administratori var rediģēt šos rekvizītus SharePoint administrēšanas centrā (Vairāk līdzekļu › Lietotāju profili › Pārvaldīt lietotāju profilus) vai masveidā ar PnP PowerShell. Sīkāk par prasmēm skatiet rakstu KB10316. Kā meklēt darbiniekus pēc prasmēm Employee Directory.

Konta statuss, licences un viesi

Employee Directory nosaka, kurš tiek uzskatīts par darbinieku, pēc trim Entra ID atribūtiem:

Vienkāršākais noteikums kontiem, kas nav cilvēki, — koplietojamām pastkastēm, sapulču telpām, pakalpojumu un testa kontiem — ir atstāt tos bez licences un bez nodaļas: tad izslēgšanas opcijas tos paslēpj bez jebkāda filtra. Izslēgšanas opcijas ir aprakstītas rakstā KB10311. Kā konfigurēt Employee Directory (Entra ID) tīmekļa daļu: filtri, izņēmumi un alfabētiskā navigācija.

Jaunie darbinieki: izveides datums

Tīmekļa daļa New Employees uzskaita dalībnieku kontus, kuru createdDateTime ietilpst periodā, kas iestatīts opcijā Rādīt pēdējos mēnešos izveidotos lietotājus. Tas ir datums, kad konts tika izveidots Microsoft Entra ID, — kontiem, kas sinhronizēti no lokālā Active Directory, datums, kad sinhronizācija tos izveidoja mākonī, — nevis pieņemšanas darbā datums. Izveidojiet kontus tuvu darba sākuma datumam un neizveidojiet esošos kontus no jauna, citādi tīmekļa daļa sen strādājošus kolēģus parādīs kā jaunpieņemtos. Skatiet rakstu KB10207. Kā izcelt jaunos darbiniekus ar New Employees tīmekļa daļu.

Vietējais laiks un darba stundas

Detalizētās informācijas paneļa rindas Vietējais laiks un Darba stundas netiek ņemtas no Entra ID atribūta. Tās tiek nolasītas no personas pastkastes kopā ar aizņemtības grafiku: tā ir laika josla un darba stundas, ko katrs lietotājs iestata programmā Outlook (Iestatījumi › Kalendārs › Darba stundas un atrašanās vieta programmā Outlook tīmeklī). Personai nepieciešama Exchange Online pastkaste un e-pasta adrese; bez darba stundām vai laika joslas abas rindas tiek paslēptas. Lūdziet darbiniekiem pārbaudīt šos iestatījumus, īpaši izkliedētās komandās, — skatiet rakstu KB10317. Employee Directory: vietējais laiks, darba stundas un pieejamība.

Pielāgotie atribūti

Ja standarta atribūtu nepietiek — izmaksu centrs, caurlaides numurs, ēka —, Employee Directory var rādīt papildu atribūtus kā Pielāgotās kolonnas:

• Ar Entra ID balstītajiem avotiem: extensionAttribute1–extensionAttribute15 (nolasīti no onPremisesExtensionAttributes), direktorija paplašinājumus un citus Entra ID lietotāja rekvizītus. Skatiet rakstu KB10060. Kā attēlot pielāgotos Entra ID atribūtus Employee Directory tīmekļa daļā.
• Ar avotu Lietotāja profili: jebkuru lietotāja profila rekvizītu, kas ir indeksēts un kartēts uz izgūstamu pārvaldīto rekvizītu. Skatiet rakstu KB10049. Kā pievienot pielāgotus lietotāju profilu atribūtus Employee Directory tīmekļa daļai.

Kur rediģēt datus

Tas, kur atribūts tiek rediģēts, ir atkarīgs no tā, kur tiek pārvaldīta identitāte:

• Tikai mākoņa konti. Microsoft Entra administrēšanas centrā atveriet Lietotāji › Visi lietotāji, atlasiet lietotāju un noklikšķiniet uz Rediģēt rekvizītus: sadaļās Identitāte, Darba informācija (amats, uzņēmuma nosaukums, nodaļa, darbinieka ID, darbinieka tips, biroja atrašanās vieta, vadītājs) un Kontaktinformācija atrodas iepriekš minētie atribūti. Microsoft 365 administrēšanas centrs piedāvā tos pašus laukus sadaļā Lietotāji › Aktīvie lietotāji › lietotājs (Pārvaldīt kontaktinformāciju, Pārvaldīt vadītāju), kā arī fotoattēlus un licences.
• No lokālā Active Directory sinhronizēti konti. Ar Microsoft Entra Connect vai Cloud Sync lokālais direktorijs ir patiesības avots, un sinhronizētos atribūtus mākonī mainīt nevar. Rediģējiet tos Active Directory (piemēram, rīka Active Directory Users and Computers cilnē Organizācija atrodas amats, nodaļa, uzņēmums un vadītājs); izmaiņas sasniedz Entra ID nākamajā sinhronizācijas ciklā — pēc noklusējuma ik pēc 30 minūtēm.
• No personāla sistēmas nodrošināti konti. Ja lietotāji tiek nodrošināti no personāla vadības sistēmas, uzturiet datus tajā un nodrošināšanas konfigurācijā kartējiet personāla sistēmas laukus uz Entra ID atribūtiem.
• Paši darbinieki. Lietotāji parasti nevar mainīt savu Entra ID darba informāciju. Viņi uztur savu fotoattēlu, sadaļā Par mani, prasmes un intereses aprakstītos profila laukus un savas Outlook darba stundas.

Cik ilgā laikā izmaiņas kļūst redzamas

• Ar Entra ID balstītie avoti. Microsoft Graph atgriež izmaiņas, tiklīdz tās ir saglabātas Entra ID (sinhronizētiem kontiem — pēc nākamā sinhronizācijas cikla). Tīmekļa daļa Employee Directory (Entra ID) glabā datu kopiju pārlūkprogrammā un atsvaidzina to fonā, tiklīdz tā ir vecāka par 24 stundām; atlasiet Atsvaidzināt blakus Pēdējoreiz atjaunināts virs rezultātiem, lai uzreiz ielādētu aktuālos datus.
• Avots „Lietotāja profili”. Izmaiņām nepieciešami vēl divi soļi. Vispirms Microsoft 365 sinhronizē Entra ID atribūtus SharePoint lietotāju profilos; tas notiek automātiski un parasti aizņem no vairākām stundām līdz dienai, lielos nomniekos — ilgāk. Pēc tam SharePoint meklēšanai profils ir jāpārindeksē, lai izmaiņas būtu meklējamas. Izmaiņām, kas veiktas tieši lietotāja profilā (prasmes, „Par mani”), nepieciešama tikai pārindeksēšana. Starp masveida atjaunināšanu un brīdi, kad katalogs to atspoguļo, plānojiet dienu vai vairāk.

Slēptie lietotāji

Ar avotu Lietotāja profili tīmekļa daļa Employee Directory nerāda profilus, kas ir paslēpti no adrešu sarakstiem, — lietotāja profila rekvizītu SPS-HideFromAddressLists, kas atspoguļo pastkastes iestatījumu Hide from global address list pakalpojumā Exchange. Lai tos iekļautu, grupā Datu avots ieslēdziet Rādīt slēptos lietotājus. Pakalpojumu konti (piemēram, app@sharepoint, Sync_DC_* vai nt service* konti) vienmēr tiek izslēgti.

Tādējādi pastkastes paslēpšana no adrešu saraksta ir veids, kā noņemt kontu no šī datu avota, to neizdzēšot. Ar Entra ID balstītie avoti šo iestatījumu neizmanto: tajos paslēpiet šādus kontus ar izslēgšanas opcijām vai filtru redaktoru.

Pārbaudes saraksts pirms ieviešanas

1. Izvēlieties datu avotu un ziniet, kuru krātuvi sagatavojat: Entra ID, SharePoint lietotāju profilus vai abas.
2. Vārdi. Katram darbiniekam ir parādāmais vārds, vārds un uzvārds, kas atbilst vienam noteikumam.
3. Amats un nodaļa ir aizpildīti katram darbiniekam, un nodaļu nosaukumi visur ir uzrakstīti vienādi.
4. Vadītājs ir norādīts visiem, izņemot organizācijas vadītāju.
5. Kontaktinformācija. E-pasts, darba tālrunis, mobilais tālrunis un biroja atrašanās vieta ir aizpildīti; organizācijām ar vairākām atrašanās vietām — arī pilsēta un valsts.
6. Fotoattēli ir augšupielādēti pēc iespējas vairāk darbiniekiem.
7. Konti, kas nav personas (koplietojamās pastkastes, telpas, pakalpojumu un testa konti), ir bez licences un bez nodaļas vai avotam Lietotāja profili ir paslēpti no adrešu sarakstiem.
8. Bijušo darbinieku konti ir bloķēti Entra ID; pārbaudiet iestatījumu Izslēgt bloķētos lietotājus.
9. Profila lauki. Darbinieki ir aicināti aizpildīt sadaļas Par mani, Prasmes un Intereses un pārbaudīt savas Outlook darba stundas un laika joslu.
10. Pielāgotie atribūti ir sinhronizēti un avotam Lietotāja profili kartēti uz pārvaldītajiem rekvizītiem.
11. Pēc masveida atjaunināšanas sagaidiet sinhronizāciju un pārindeksēšanu, pēc tam atveriet katalogu, atlasiet Atsvaidzināt un izlases veidā pārbaudiet dažus darbiniekus, alfabētisko navigāciju, precizētājus un ātros filtrus Mana nodaļa un Mana komanda.