Questions & Answers

Je gegevens blijven in je SharePoint

De gegevensbron is een gewone SharePoint-lijst. Bij de eerste installatie maakt het webonderdeel voor je een lijst met de vereiste structuur - vraag, antwoord, categorie, koppeling, video, contactpersoon, volgorde en een gepubliceerd-vlag - of maakt het verbinding met een bestaande geschikte lijst, wat jij maar wilt.

Publicatie wordt geregeld via een speciaal veld Published: lezers zien alleen goedgekeurde vragen, terwijl concepten en nog niet beoordeelde inzendingen verborgen blijven. Omdat alles in een standaardlijst staat, kun je de inhoud rechtstreeks bewerken met vertrouwde SharePoint-hulpmiddelen, machtigingen voor de lijst delen en beheren, de weergaven en kolommen aanpassen en automatisering toevoegen met Power Automate.

Categorieën: groeperen en filteren

Aan elke vraag kan een categorie worden toegewezen - Algemeen, Verlof en ziekmelding, IT-ondersteuning of andere categorieën die je zelf definieert. Het webonderdeel kan de lijst groeperen per categorie, met duidelijke sectiekoppen.

Schakel voor grote kennisbanken de filterbalk in: boven de lijst verschijnt een rij tabbladen - All plus één tabblad per categorie. Eén klik, en alleen de vragen over het gekozen onderwerp blijven in beeld. Het filter werkt samen met groeperen, sorteren en zoeken.

Medewerkers stellen zelf hun vragen

De knop Ask a question opent een eenvoudig formulier: een medewerker beschrijft het probleem en de inzending belandt als niet-gepubliceerd item in de lijst. Een deskundige bereidt het antwoord voor en publiceert de vraag - de kennisbank groeit vanzelf, gevormd door wat mensen echt nodig hebben.

De knop wordt alleen getoond aan gebruikers die items aan de lijst mogen toevoegen - het webonderdeel controleert de werkelijke SharePoint-machtigingen, niet alleen een instelling.

Bijlagen, nuttige koppelingen en een onderwerpdeskundige

Aan een vraag kunnen bestanden worden toegevoegd - handleidingen, formulieren, beleidsdocumenten: ze worden weergegeven als kaarten met herkenbare bestandstypepictogrammen. Het veld Link verwijst naar aanvullende informatie - een beleidspagina, een artikel, een externe bron. En het veld Contact toont de onderwerpdeskundige met een live profielkaart, zodat meteen duidelijk is wie je kunt benaderen als het antwoord niet genoeg is.

Elk van deze blokken kan onafhankelijk van de andere worden in- of uitgeschakeld in de instellingen van het webonderdeel.

Snel, ook bij grote kennisbanken

Schakel voor kennisbanken met honderden vragen gepaginaal laden in: het webonderdeel laadt en toont vragen in groepen van 10, 20, 50 of 100 en met een knop Show more laad je de volgende pagina. Het sorteren gebeurt op de server, zodat de volgorde van de vragen altijd klopt.

De pagina blijft licht en responsief, ongeacht de omvang van de kennisbank - zowel op de desktop als op mobiele apparaten.

Spreekt de taal van je medewerkers

De interface van het webonderdeel is gelokaliseerd in 48 talen - van Engels, Duits en Frans tot Arabisch, Hebreeuws, Japans en Chinees. Elke medewerker ziet knoppen, labels en berichten in de taal van zijn of haar Microsoft 365-profiel en relatieve datums ("3 dagen geleden") worden weergegeven in de notatie die bij die taal past.

Beveiliging vanaf het ontwerp

Alle gegevens - vragen, antwoorden, bijlagen, opmerkingen, beoordelingen - worden opgeslagen in een SharePoint-lijst op je site en verlaten je Microsoft 365-tenant nooit. De toegang wordt geregeld via standaard SharePoint-machtigingen: wie mag lezen, wie vragen mag stellen, wie antwoorden mag publiceren. Het webonderdeel houdt automatisch rekening met deze machtigingen, zonder dat je iets extra hoeft te configureren.