Questions and Answers. Oplossingsoverzicht

Wat is Questions and Answers

Vitextra Questions and Answers is een webonderdeel voor SharePoint Online en Microsoft Teams dat een pagina verandert in een actuele, doorzoekbare kennisbank met vragen en antwoorden. Medewerkers vinden snel bestaande antwoorden, stellen zelf vragen, bespreken deze met collega’s en brengen nuttige informatie onder de aandacht. Redacteuren beheren de inhoud met vertrouwde SharePoint-hulpmiddelen, zonder afzonderlijk systeem of handmatige synchronisatie.

Het webonderdeel is gebouwd op het SharePoint Framework (SPFx) en bewaart alle vragen en antwoorden in een gewone SharePoint-lijst op uw eigen site. Er zijn geen externe diensten of gegevensexports: de inhoud blijft binnen uw Microsoft 365-tenant. De standaardmachtigingen van SharePoint bepalen de toegang.

Questions and Answers gaat uit van drie principes:

• Uw gegevens, uw tenant - vragen, antwoorden, bijlagen en opmerkingen staan in een SharePoint-lijst op uw site en vallen onder uw Microsoft 365-beleid voor beveiliging, bewaring en naleving.
• Vertrouwde hulpmiddelen - redacteuren beheren inhoud rechtstreeks in de SharePoint-lijst, met bulkacties, versiebeheer en machtigingen. Een nieuw beheervenster leren gebruiken is niet nodig.
• Een kennisbank die meegroeit - medewerkers stellen vragen vanaf de pagina en deskundigen werken die uit tot gepubliceerde antwoorden. Zo blijft de FAQ aansluiten op echte behoeften.

Een kennisbank met vragen en antwoorden

Vragen staan in een compacte uitklapbare lijst. Eerst ziet de bezoeker alleen de kop; na een klik verschijnt het volledige antwoord. Antwoorden ondersteunen Markdown-opmaak, zoals lijsten, nadruk en koppelingen, zodat ook lange instructies leesbaar blijven. Pictogrammen in de vraagkop tonen of er bijlagen, opmerkingen, een detailkoppeling of een contactpersoon zijn.

U bepaalt de weergave: of antwoorden standaard zijn samengevouwen en hoe vragen worden gesorteerd, op vraagvolgorde, titel of aanmaakdatum, oplopend of aflopend.

Antwoorden vinden: zoeken en categorieën

Het zoekvak doorzoekt tegelijk de vraagtekst, het antwoord en de naam van de contactpersoon. Medewerkers hoeven dus niet precies te weten hoe de vraag in de kennisbank is geformuleerd. Zoeken werkt met elke taal en met speciale tekens. Zonder overeenkomsten kan de lezer met één klik de zoekopdracht wissen en de volledige lijst herstellen. Tijdens een niet-lege zoekopdracht is groeperen tijdelijk uitgeschakeld. De zoekfunctie gebruikt letterlijke Contains-voorwaarden, geen benaderende of semantische zoekfunctie. Categorienamen worden niet doorzocht. Profielgegevens en het plaatsen van opmerkingen blijven afhankelijk van SharePoint-machtigingen.

Voor meer structuur kunt u elke vraag een categorie geven, zoals Algemeen, Vakantie en ziekteverlof, IT-ondersteuning of eigen categorieën. Het webonderdeel kan vragen per categorie onder duidelijke koppen groeperen. Voor grotere kennisbanken kunt u het categoriefilter inschakelen: boven de lijst verschijnen Alles en een tabblad per categorie. Eén klik beperkt de weergave tot het gekozen onderwerp. Het filter werkt samen met groeperen, sorteren en zoeken.

Voor grote kennisbanken laadt het webonderdeel vragen in delen van 10, 20, 50 of 100. Meer weergeven haalt het volgende deel op. Gewone lijstquery’s sorteren op de server; geladen vragen worden ook lokaal gesorteerd. Bij gelijke waarden en gelijktijdige wijzigingen is geen stabiele volgorde gegarandeerd. De modus Alles en zoekopdrachten leveren maximaal 5.000 vragen per query op.

Uitgebreide antwoorden: video, bijlagen, koppelingen en deskundigen

Soms legt een korte video iets duidelijker uit dan veel tekst. Voeg een videokoppeling toe en de video verschijnt direct in het antwoord. YouTube en Vimeo gebruiken een ingesloten speler, rechtstreekse videobestanden (MP4, WebM, OGG, OGV, M4V) de ingebouwde HTML5-speler. Andere koppelingen verschijnen als gewone hyperlink.

U kunt ook instructies, formulieren en beleidsdocumenten als bijlage toevoegen. Ze verschijnen als kaarten met herkenbare bestandspictogrammen. Het veld Koppeling naar details verwijst naar uitgebreidere informatie, zoals een beleidspagina of artikel. Contactpersoon toont de deskundige met een interactieve Microsoft 365-profielkaart. Lezers zien daardoor direct wie zij kunnen benaderen als het antwoord niet voldoende is.

Betrokkenheid: opmerkingen en vragen

Collega’s bespreken vragen via de standaardopmerkingen van SharePoint. Het opmerkingenvak verstuurt gewone tekst; in de lijst gemaakte @-vermeldingen kunnen worden weergegeven, met profielkaarten als het gedeelde SharePoint-onderdeel beschikbaar is. Medewerkers kunnen ook vraagtekst vanaf de pagina indienen. De lijststandaarden bepalen de eerste publicatiestatus. Redacteuren moeten de lijst volgen of zelf meldingen instellen; indienen dwingt geen redactionele goedkeuring af.

Rechtstreekse koppelingen naar één vraag

Elke vraag heeft een eigen adres. Een knop in de vraagkop kopieert een koppeling (?questionId=N) naar het klembord. Stuur die via chat naar een collega: de pagina opent met de vraag uitgevouwen, gemarkeerd en in beeld geschoven. Dit is handig voor ondersteuning: stuur een bestaand antwoord uit de kennisbank in plaats van het opnieuw te schrijven. De instelling voor koppelingen bestuurt alleen de kopieerknop: een inkomende questionId-URL wordt ook verwerkt als de knop is uitgeschakeld. Een afzonderlijk opgehaalde vraag wordt alleen geladen als het eerste antwoord een token voor een volgend deel bevat. Tijdens een niet-lege zoekopdracht vervalt de groepering. Categorietabbladen volgen alleen de geladen resultaten.

Talen en ondersteunde platforms

Questions and Answers: 50 ondersteunde interfacelocales, inclusief regionale varianten. De taal wordt automatisch gekozen op basis van de SharePoint-site of Teams-client. Het werkt op moderne pagina’s van SharePoint Online, met volledige themaondersteuning, waaronder donkere thema’s en sectiethema’s, en met een indeling over de volledige breedte. In Microsoft Teams kan de kennisbank als kanaaltabblad worden vastgemaakt. Het webonderdeel past zich aan het scherm aan en werkt op desktop, tablet en telefoon.

Systeemvereisten

Meer informatie over het product: https://vitextra.com/en/products/questions-and-answers