--- title: "Beleidsconcepten importeren uit een documentbibliotheek" description: "Importeer bestanden uit een hubbibliotheek als beleidsconcepten, begrijp de selectielimiet van 500 bestanden en controleer eigenaar, metagegevens en publicatie." url: https://vitextra.com/nl/support/kb/10513 language: nl published: 2026-11-08 modified: 2026-11-08 products: - "Policy Acknowledgement" author: "Lidija Reising" tags: ["beleid importeren", "documentbibliotheek importeren", "beleidsconcepten", "Policy Manager"] --- # Beleidsconcepten importeren uit een documentbibliotheek Importeer bestanden uit een hubbibliotheek als beleidsconcepten, begrijp de selectielimiet van 500 bestanden en controleer eigenaar, metagegevens en publicatie. Bibliotheekimport maakt beleidskaarten voor geselecteerde bestanden die al op de hubsite staan. Dit is nuttig om een bestaande documentverzameling voor beleidsbeheer voor te bereiden. Het uploadt geen bestanden, migreert geen inhoud van een andere site, publiceert geen versies en wijst geen medewerkers toe. ## De bibliotheek en toegang voorbereiden Gebruik een beheerders- of compliancemanageraccount voor de eerste import en de daaropvolgende eigendomscontroles. Het importvenster leest zichtbare documentbibliotheken op de gevonden hub. Het sluit de productversiebibliotheek en bepaalde systeembibliotheken op titel uit, waaronder Site Assets en Site Pages. Zorg dat de bronbestanden leesbaar zijn en de bedoelde medewerkerspopulatie toegang krijgt. Maak voor bestanden buiten de beschikbare hubbibliotheken afzonderlijke beleidskaarten met de juiste bron-URL, in plaats van te verwachten dat de importselector de hele tenant doorzoekt. ## Bestanden selecteren en importeren 1. Open Policy Manager en kies **Importeren uit een bibliotheek**. Dezelfde bewerking is beschikbaar in de laatste stap van de installatiewizard. 2. Selecteer **Documentbibliotheek** en wacht totdat de bestandslijst is geladen. 3. Vink de bestanden aan die u wilt registreren. Begin met een kleine batch zodat u het resultaat kunt inspecteren. 4. Selecteer **Importeren** en wacht totdat de bewerking klaar is. De knop toont het geselecteerde aantal. 5. Noteer het gemelde aantal geïmporteerde kaarten en sluit het venster na voltooiing. Het venster haalt maximaal 500 bestandsitems op, gesorteerd op bestandsnaam, zonder verdere resultaten op te halen. Als een bestand niet wordt aangeboden, controleer dan de gekozen bibliotheek en deze limiet. Dit bewijst niet dat het bestand niet bestaat of dat een ander bestandstype niet wordt ondersteund. ![Bronbestanden selecteren voor beleidsconcepten](https://static.vitextra.com/articles/10513/library-import-nl.png) *Bronbestanden selecteren voor beleidsconcepten* ## De gemaakte concepten controleren De import gebruikt de bestandsnaam zonder extensie als titel, bewaart de bestands-URL, kiest het brontype Document en maakt een verplicht concept met standaardleesvoorwaarden. Beschrijving, bevestigingstekst, tags en beoordelingsdatums worden niet ingevuld op basis van de zakelijke betekenis van het document. De huidige importingangen geven geen eigenaar door aan de bewerking. Ga er niet van uit dat de importerende gebruiker eigenaar wordt. Open elk concept, selecteer de eigenaar, controleer categorie en belang, vul beschrijving en datums in en stel geschikte leesvoorwaarden in. Concepten zonder eigenaar verschijnen mogelijk niet in de op eigenaar gefilterde auteursweergave; een beheerder of compliancemanager kan ze aanvullen. ## Duplicaten en fouten na een gedeeltelijke import voorkomen ❗ **Belangrijk** De importer controleert niet of al een beleidskaart naar het geselecteerde bestand verwijst. Herhaalde import kan dubbele kaarten maken. Bestanden worden afzonderlijk verwerkt, waardoor een fout kan optreden nadat sommige concepten al zijn gemaakt, ook als de hele batch niet klaar is. Inspecteer de beleidslijst voordat u opnieuw probeert en selecteer alleen nog ontbrekende bestanden. Als het resultaat leeg lijkt, kies dan het concept- of alle-statussenfilter en controleer als beheerder. Controleer de hub en wis titel- en categoriefilters. Start geen campagne voor een onbedoeld duplicaat alleen omdat de bestandsnaam correct lijkt. ## Geïmporteerde kaarten in een beheerde verzameling omzetten Een bibliotheek importeren is een inventarisatiestap. De bestandsnaam levert een begintitel, maar kan interne codes of voor medewerkers onherkenbare tekst bevatten. Controleer titel en beschrijving zodat een medewerker het beleid kan onderscheiden vóór het openen van de bron. Neem niet aan dat import belangrijkheid, organisatiebereik of verantwoordelijkheid uit de documenttekst heeft afgeleid. Wijs eigenaren toe voordat u auteurs vraagt de concepten te onderhouden. Omdat import geen eigenaar levert, kan de gefilterde auteursweergave nieuwe kaarten missen hoewel een beheerder ze ziet. Spreek af welke eigenaar vragen behandelt en later de inhoud beoordeelt, in plaats van alleen iemand te selecteren om de kaart in een lijst te laten verschijnen. Controleer voor elk concept categorie, bevestigingstekst, leescontroles en beoordelingsdatum. Als een categorie een passende verklaring biedt, controleert u die terugval in de lezer; anders geeft u geschikte beleidsspecifieke tekst op. Brontoegang is een afzonderlijke controle: een bestand registreren verandert niet wie de bibliotheek kan lezen. ## Een reeks afstemmen voordat u herhaalt Stel dat u een kleine groep bestanden selecteert en halverwege de import een fout verschijnt. Bekijk eerst de conceptlijst en vergelijk bron-URL’s van kaarten met geselecteerde bestanden. Alleen een overeenkomende titel is onvoldoende om een geldige kaart van een duplicaat te onderscheiden, vooral bij bibliotheken met vergelijkbaar benoemde bestanden. Houd een eenvoudige controlelijst bij met bron-URL, aangemaakte kaartidentificatie, toegewezen eigenaar en publicatiegereedheid. Dit is een voorgestelde beheercontrole, geen extra importfunctie. Hiermee selecteert u voor herhaling alleen werkelijk ontbrekende bestanden en voorkomt u publicatie van dubbele kaarten voor dezelfde bron. Als een gewenst bestand buiten het geladen venster van de kiezer valt, gebruikt u bibliotheek- en itemaantalcontroles om de afwezigheid te verklaren. Voer niet herhaaldelijk dezelfde selectie uit in de hoop dat deze automatisch door de rest bladert. Maak voor inhoud buiten de beschikbare hubbibliotheken een afzonderlijke kaart via het normale beleidsformulier. Rond de reeks gefaseerd af: stem aangemaakte concepten af, voltooi hun metagegevens, controleer bronnen en publiceer en verspreid daarna de goedgekeurde items. Een geslaagd importaantal meet aangemaakte kaarten, geen beoordeeld beleid of toegewezen medewerkers. ## Publiceren en controleren Publiceer na controle van kaartmetagegevens en brontoegang de eerste versie volgens [KB10502. De eerste versie van een beleid publiceren](https://vitextra.com/nl/support/kb/10502). Maak een afzonderlijke campagne volgens [KB10503. Een Policy Acknowledgement-campagne maken en starten](https://vitextra.com/nl/support/kb/10503) en controleer een medewerkerstoewijzing. Houd bij welke geïmporteerde kaarten zijn beoordeeld, zodat een grote voorbereidingsbatch niet wordt verward met een voltooide uitrol.