Policy Acknowledgement Publiceer een nieuwe versie wanneer de beleidsinhoud verandert en de wijziging afzonderlijk van de bestaande uitgave moet worden geïdentificeerd. Bepaal eerst of medewerkers opnieuw moeten bevestigen. Die beslissing beïnvloedt zowel het publicatietype als de toewijzingen die u daarna maakt; alleen het bronbestand wijzigen doet geen van beide.
De herziening voorbereiden
Gebruik een eigenaar-, beheerders- of compliancemanageraccount dat de kaart mag beheren. Controleer huidige versie, bestaande campagnes en brontoegang. Bevestig dat de bedoelde herziene inhoud op de geconfigureerde bron-URL staat en het beleid niet is gearchiveerd. Volg bij een gearchiveerd beleid eerst KB10518. Een beleid archiveren en als concept herstellen.
Kies een uniek versienummer. Het voorgestelde nummer verhoogt het hoofdnummer bij een wezenlijke wijziging en het subnummer bij een redactionele wijziging. Zo wordt 1.0 bijvoorbeeld 2.0 of 1.1. Hergebruik geen eerder nummer: bij het maken van momentopname- en metagegevensbestanden is overschrijven toegestaan, dus dubbele nummering bewaart geen afzonderlijke uitgave op een veilige manier.
Het wijzigingstype kiezen
| Keuze | Bedoeld gebruik | Huidig effect |
|---|---|---|
| Wezenlijke wijziging — iedereen bevestigt het lezen opnieuw | Wijzigingen die een nieuwe bevestiging vereisen. | Publiceert een versie; de hoofdactie opent daarna de updatecampagnewizard voor een bestaand beleid. |
| Redactionele wijziging — leesbevestigingen worden overgedragen | Wijzigingen waarvoor eerdere bevestigingen aanvaardbaar blijven. | Werkt bevestigde toewijzingen van de vorige huidige versie bij naar het nieuwe versienummer. |
Redactionele overname maakt geen nieuwe medewerkersbevestiging. De oorspronkelijke bewijsgebeurtenis en geregistreerde tekst blijven het oorspronkelijke record; de versie en opmerking van de toewijzing veranderen. Rapporteer overname niet als bewijs dat de medewerker de herziene tekst persoonlijk heeft gelezen.
De versie publiceren
- Selecteer het beleid in Policy Manager en kies Publiceer een nieuwe versie.
- Stel Soort wijziging in en controleer Versie.
- Voer Wat is er veranderd in. Voor een wezenlijke herziening van een bestaande versie is een niet-lege wijzigingsbeschrijving verplicht.
- Controleer Ingangsdatum. Publicatie zet het beleid onmiddellijk op gepubliceerd; de datum is geen planner voor uitgestelde publicatie.
- Gebruik bij een wezenlijke herziening Publiceer en start de updatecampagne om door te gaan naar de wizard, of Publiceer zonder campagne als distributie apart wordt geregeld. Gebruik voor een redactionele herziening Publiceren.
Bepalen wat de wijziging voor medewerkers betekent
Denk aan een opmaakcorrectie die de bedoelde medewerkersverplichting niet verandert. De eigenaar kan een redactionele uitgave passend vinden. Controleer dan hoe bevestigde toewijzingen worden overgenomen en leg uit dat het bewaarde ontvangstbewijs nog steeds de oorspronkelijke bevestiging is. Een nieuwere toewijzingsversie bewijst geen nieuwe medewerkersactie.
Denk vervolgens aan een herziene procedure die verandert wat medewerkers moeten doen. Als de organisatie bevestiging van de gewijzigde verplichting vereist, gebruikt u het pad voor inhoudelijke wijziging en start u expliciet de campagne voor de nieuwe versie. Schrijf een wijzigingssamenvatting die het praktische verschil benoemt, zodat de lezer begrijpt waarom er nog een taak komt in plaats van alleen een nieuw nummer te zien.
Het product beslist niet of een wijziging inhoudelijk belangrijk is voor uw organisatie. Neem die beslissing vóór publicatie en pas deze consequent toe. Een inhoudelijke revisie zonder gestarte campagne laat de verspreidingsstap onvoltooid; redactioneel overnemen mag niet worden gepresenteerd als nieuwe instemming met gewijzigde verplichtingen.
Rekening houden met personen in verschillende fasen
| Medewerkerssituatie vóór revisie | Wat na publicatie te controleren |
|---|---|
| Heeft de vorige versie al bevestigd | Of de beslissing overname of een aparte toewijzing voor de nieuwe versie vereist. |
| Heeft de vorige versie nog openstaan | Of de oude taak blijft bestaan en welke actuele bron deze nu toont. |
| Is vrijgesteld van een eerdere toewijzing | Of doelgroep en toewijzingsbeslissing van de nieuwe campagne passend zijn voor de nieuwe uitgave. |
| Nieuw opgenomen medewerker | Of de persoon de bedoelde huidige uitgave ontvangt en toegang heeft tot de inhoud. |
Controleer deze groepen in plaats van alleen een nieuwe taak te testen. Publicatie trekt niet automatisch elke oudere toewijzing in en een vrijstelling hoort bij de toewijzing in plaats van een universeel verbod op toekomstig werk te zijn. Bekijk vóór brede verspreiding één representatief record uit elke toepasselijke groep.
Houd versienummer, samenvatting, bewaard bestand en campagnebeslissing bij elkaar in de uitgavebeoordeling. Als een fout publicatie of verspreiding onderbreekt, helpt dit dossier vast te stellen welke fase werkelijk voltooid is en welke medewerkers nog actie nodig hebben. Herstel onzekerheid niet door een vorig versienummer te overschrijven of een tweede campagne te behandelen als vervanging voor begrip van de eerste.
De updatecampagne starten en controleren
De wizard openen is niet hetzelfde als de campagne starten. Inspecteer beleidsversie, doelgroepvoorbeeld en deadline en start vervolgens expliciet zoals beschreven in KB10503. Een Policy Acknowledgement-campagne maken en starten. Medewerkers die al een andere versie bevestigden, komen in aanmerking voor een toewijzing van de nieuwe versie, met de normale doelgroep- en duplicaatcontroles.
Test een nieuwe toewijzing en inspecteer versie, wijzigingssamenvatting en ontvangstbewijs. Controleer ook een oudere toewijzing als die openblijft: de publicatiebewerking annuleert niet automatisch alle oude toewijzingen.
❗ Belangrijk
De lezer gebruikt momenteel de broninhoud van het beleid, en de bevestigingspayload neemt de huidige inhoudshash van het beleid over terwijl deze de toewijzingsversie identificeert. Als een oudere toewijzing een bron- of versie-update overleeft, mag u niet aannemen dat deze een exacte overeenkomst met de gearchiveerde versie presenteert of registreert. Stem openstaande toewijzingen af en controleer de relatie tussen inhoud en versie voordat u bevestigingen verzamelt.
Laad bij een publicatiefout de kaart en geschiedenis opnieuw voordat u opnieuw probeert. Momentopname, versiemetagegevens, beleidsupdate en overname zijn afzonderlijke bewerkingen; controleer of een deel al is voltooid. Zie KB10515. Beleidsversiegeschiedenis en documentmomentopnamen onderzoeken voor geschiedenis en KB10519. Wat te doen wanneer beleidsinhoud wijzigt zonder nieuwe versie voor bronafwijkingen.
