В понедельник вы отправили сотрудникам ссылку на регламент действий при потере ноутбука в SharePoint. Во вторник служба безопасности изменила номер для экстренной связи и опубликовала по той же ссылке версию 2.0. В среду сотрудник ответил: «Ознакомился». Какую инструкцию он прочитал — ту, что вы разослали в понедельник, или ту, что появилась во вторник?
По дате ответа этого не определить. В момент подтверждения зафиксируйте, с какой редакцией ознакомился сотрудник. Затем сверьте её с той, которую ему назначили.
Определите, кому нужно подтвердить ознакомление
Начните с того, что сотрудникам теперь предстоит делать иначе. При исправлении опечатки может хватить записи в истории версий. Если изменился номер для экстренной связи, при потере ноутбука придётся звонить по другому номеру. В нашем примере служба безопасности назначает версию 2.0 всем, на кого распространяется регламент, и просит подтвердить ознакомление до 20 ноября включительно. Это касается и тех, кто уже подтвердил версию 1.0.
В уведомлении укажите, что изменилось, и дайте ссылку на назначенную редакцию. Сохраните предыдущую редакцию в истории версий документа в SharePoint. Тогда ответственный за регламент сможет посмотреть, какие инструкции действовали на момент подтверждения.
Зафиксируйте версию в момент подтверждения
Рядом с кнопкой подтверждения укажите название и версию регламента. Например, после прочтения обновлённой инструкции сотрудник может выбрать «Подтверждаю, что ознакомился с версией 2.0 регламента действий при потере ноутбука». Сохраните в одной записи идентификаторы сотрудника и регламента, показанную версию и время подтверждения. Даже если новую редакцию опубликуют, пока страница открыта, подтверждение будет относиться к той редакции, которую видел сотрудник.
Для каждого подтверждения создавайте отдельную запись. Если после ознакомления с версией 2.0 возникнет вопрос об инструкциях за прошлый месяц, по записи для версии 1.0 можно будет установить, с чем сотрудник ознакомился в прошлом месяце.
По отчёту определите, кому отправить напоминание
Постройте отчёт по списку сотрудников, которым назначили редакцию. Для каждого проверьте, есть ли подтверждение именно от него, по этому регламенту и этой версии. Если взять за основу список назначений, в отчёт попадут и те, кто ещё ни разу не ответил.
В руководстве по Compliance Dashboard описано, как посмотреть назначения по подразделениям и выгрузить данные в Excel.
Вот пример отчёта по регламенту действий при потере ноутбука на 19 ноября 2026 года. Оба сотрудника должны подтвердить ознакомление с обновлением до 20 ноября включительно.
| Сотрудник | Назначенная версия | Последнее подтверждение | Статус для версии 2.0 |
|---|---|---|---|
| Maya Patel | 2.0 | Версия 2.0 · 18 ноября 2026 | Подтверждено |
| Daniel Ortiz | 2.0 | Версия 1.0 · 10 ноября 2026 | Ожидает подтверждения |
Майя выполнила задание. Даниэль может помнить, что уже подтверждал ознакомление с регламентом, но его запись относится к предыдущей редакции. Выберите в отчёте статус «Ожидает подтверждения» и отправьте Даниэлю напоминание с указанием изменения: «Номер для экстренной связи при потере ноутбука изменился. Пожалуйста, прочитайте версию 2.0 и подтвердите ознакомление до 20 ноября включительно».
Когда Даниэль подтвердит ознакомление, статус изменится на «Подтверждено», а в строке появится дата подтверждения версии 2.0. Если срок истечёт раньше, ответственный за регламент увидит просроченное задание в том же отчёте и сможет связаться с сотрудником.
Именно такой порядок работы мы разрабатываем для Vitextra Policy Acknowledgement for Microsoft 365. Он позволяет ответственному за регламент ответить на конкретный вопрос: от кого ещё ждём подтверждения по этой редакции?