Упорядочивание записей с помощью папок и тегов в Password Vault

Обзор

Хранилище с десятком записей легко просмотреть глазами, хранилище с сотней — уже нет. Password Vault предлагает два дополняющих друг друга способа группировать записи: папка помещает запись в одну группу, а теги добавляют к ней любое количество меток. Оба способа необязательны, оба задаются в диалоговом окне записи, и оба становятся вариантами выбора в раскрывающемся списке фильтра над списком. В этой статье описано, как работают папки и теги, как их изменять и как использовать их вместе.

Папки и теги вкратце

Папки и теги хранятся в зашифрованном виде вместе с остальными полями записи — в файле вашего хранилища в OneDrive. Отдельного списка папок или тегов, который нужно было бы вести, нет: веб-часть строит оба списка по записям каждый раз, когда показывает хранилище.

Как поместить запись в папку

1. Нажмите Создать элемент, чтобы создать запись, или разверните существующую запись и нажмите Изменить. Оба действия доступны, только пока хранилище разблокировано.
2. В поле Папка (подсказка Выберите или введите название папки) откройте раскрывающийся список и выберите существующую папку либо введите название новой папки.
3. Нажмите Сохранить.

Новая папка появляется в раскрывающемся списке поля Папка и в фильтре сразу после сохранения записи. Пробелы в начале и в конце названия удаляются. Чтобы убрать запись из папки, очистите поле Папка и сохраните запись; после этого она относится к группе Без папки.

Названия папок не зависят от регистра: Finance и finance — одна папка. Если ввести название существующей папки в другом регистре — например, finance, когда уже есть папка Finance, — запись сохраняется в существующую папку с её написанием Finance. По той же причине изменить регистр названия существующей папки, введя его заново, нельзя.

Папки не имеют вложенности: у записи одна папка, и папка не может содержать другие папки. Если вам нужно второе измерение — например, система и среда, — используйте для него теги, как описано ниже в разделе Простая схема организации.

Как добавить теги к записи

Введите теги в поле Теги диалогового окна Создать элемент или Изменить свойства, разделяя их запятыми или точками с запятой (подсказка Теги через запятую). Например, sales; weekly, shared mailbox даёт три тега: sales, weekly и shared mailbox — тег может содержать пробелы.

При нажатии Сохранить веб-часть очищает список:

• пробелы до и после каждого тега удаляются;
• пустые теги (например, из sales,,weekly или из-за запятой в конце) отбрасываются;
• тег, повторяющий уже указанный в той же записи без учёта регистра, отбрасывается — из VPN, vpn остаётся только VPN.

Теги сохраняют порядок, в котором вы их ввели. Поле Теги принимает не более 200 символов в сумме. Когда вы снова открываете запись командой Изменить, в поле показываются очищенные теги через запятую.

Регистр не учитывается и для тегов разных записей: CRM в одной записи и crm в другой отображаются в фильтре один раз, и обе записи ему соответствуют.

Как отображаются папки и теги

В списке свёрнутая запись показывает только название и имя пользователя. Щёлкните запись, чтобы развернуть её: под полями Имя пользователя, Пароль и URL-адрес развёрнутая запись показывает строку Папка с названием папки и строку Теги с отдельной плашкой для каждого тега. Каждая строка появляется, только если у записи есть папка или хотя бы один тег. Как и весь список, папки и теги отображаются, только пока хранилище разблокировано.

Фильтрация по папке или тегу

Раскрывающийся список фильтра рядом с полем Поиск после пунктов Все элементы и Избранное содержит:

• раздел Папки — показывается, если хотя бы у одной записи есть папка, — с пунктом Без папки (записи без папки), за которым следуют все папки в алфавитном порядке; папки, названия которых различаются только регистром, перечисляются один раз;
• раздел Теги — показывается, если хотя бы у одной записи есть тег, — со всеми тегами в алфавитном порядке в виде #tag; теги, различающиеся только регистром, перечисляются один раз и соответствуют друг другу.

Выберите папку или тег, чтобы показать только соответствующие записи. Фильтр работает совместно с полем Поиск, поэтому можно, например, выбрать папку, а затем ввести часть названия. Все параметры фильтра и их сочетание с поиском описаны в статье KB10449. Поиск и фильтрация записей в Password Vault.

Переименование и удаление папки или тега

Поскольку папки и теги существуют только как значения полей записей, команды для их централизованного переименования или удаления нет:

• Чтобы переименовать папку, откройте каждую запись этой папки командой Изменить, выберите или введите новое название в поле Папка и нажмите Сохранить. Если сначала выбрать старую папку в фильтре, вы увидите ровно те записи, которые нужно изменить. После сохранения первой записи новое название предлагается в раскрывающемся списке Папка для остальных.
• Чтобы удалить папку, очистите поле Папка у каждой её записи или переместите записи в другую папку. Папка исчезает из раскрывающегося списка и из фильтра, как только её не использует ни одна запись.
• Теги переименовываются и удаляются так же — изменением поля Теги в каждой записи.

Если папка или тег, выбранные в фильтре, исчезают — например, после того как вы переместили последнюю запись, — фильтр возвращается к пункту Все элементы.

Простая схема организации

Папки и теги работают лучше всего, когда у каждого из них своя задача:

• Папки — для основной области, по одной на запись: например, Customers, Finance, Internal tools, Suppliers, Personal. Обычно хватает пяти–десяти папок; длинный список папок просматривать не легче, чем сами записи.
• Теги — для сквозных признаков: среда (test, production), тип учётной записи (admin, shared mailbox), проект или цикл обновления (quarterly). У записи может быть несколько таких тегов.
• Избранное — для ежедневной работы: отмечайте звёздочкой записи, которые открываете каждый день, вместо того чтобы заводить папку вроде Daily; см. статью KB10448. Избранное в Password Vault: часто используемые записи в начале списка.
• Короткие теги строчными буквами — vpn, а не VPN access account — быстро вводятся, и их написание реже расходится.

Поскольку поле Поиск ищет также по названиям папок и тегам, при последовательной схеме достаточно ввести одно слово, например finance, чтобы найти нужную группу записей.